Så kan du effektivisera företagets administrativa processer

Som företagsledare vet du att administrativa processer kan sluka både tid och resurser. Vore det inte skönt om du kunde slippa dessa tidstjuvar och skapa tid för mer värdeskapande uppgifter? Här berättar vi hur du kan lyckas med just detta!

Goda anledningar att se över era processer

Administrativa uppgifter tar upp mer och mer tid hos svenska företag, vilket dels minskar produktiviteten och lönsamheten, men också försämrar arbetsmiljön. I en undersökning, som gjorts av företaget YouGov, anger var sjunde svensk krånglig administration som ett skäl till att byta jobb.

Det finns således många goda anledningar att se över de administrativa processerna på ditt företag.

En effektivisering kan bland annat leda till:

• Snabbare beslutsprocesser
• Färre fel och dyra misstag
• Minskade kostnader
• Ökad lönsamhet
• Minskad stress bland anställda

Så lyckas du med effektiviseringsarbetet

Här har vi samlat en handfull tips som kan hjälpa dig att minska administrationen och effektivisera processerna på ditt företag:

Kartlägg befintligt flöde

Innan du kan sätta igång med effektiviseringen behöver du veta hur det ser ut idag. Börja därför med att kartlägga vilka administrativa uppgifter ni utför i dagsläget och hur flödet ser ut för medarbetare med olika roller på företaget.

Försök även att notera vilka uppgifter som är mest krångliga och tidskrävande.

Några exempel på administrativa uppgifter:

• Hantering av avtal och offerter
• Tidrapportering
• Kvitto- och utläggshantering
• Resursplanering
• Attestering
• Sammanställning av faktura- och löneunderlag
• Bokföring och lönekörning

Eliminera uppgifter – om möjligt

När du är färdig med kartläggningen har du en god överblick av företagets administrativa processer och kan börja ställa frågor som:

• Varför gör vi detta, och tillför det värde?
• Kan uppgiften kombineras med en annan?
• Vad händer om vi tar bort den?

Automatisera och digitalisera

Det är inte alla – ibland inte en enda – uppgifts som kan tas bort. Något som däremot är möjligt många gånger är att automatisera och digitalisera manuella arbetsuppgifter som resursplanering, fakturering och lönehantering för att bara nämna några.

Beroende på hur era processer ser ut kan olika typer av system vara lämpliga.

Oavsett om ni ”arbetar analogt” eller redan använder flera digitala lösningar kan det däremot vara fördelaktigt att samla flera funktioner i ett affärssystem och därigenom spara såväl tid som pengar!

Blikks smarta systemlösningar kan exempelvis hjälpa er att samla företagets viktigaste funktioner i ett och samma system – från offert till projekthantering, tidrapportering, resursplanering, uppföljning, faktura– och löneunderlag.

Tack vare detta kan många av våra kunder minska ner på antalet system.

– Tidigare var vi tvungna att använda flera olika system för att sköta alla de saker vi kan göra i Blikk, berättar Amando Morino, vd på Vikta Partner.

Något som i sin tur leder till minskad administration och mer tid för värdeskapande uppgifter.

– Blikk sparar oss 160 timmar varje månad som vi annars hade behövt lägga på administration, säger Anders Eriksson, grundare av Elva Group.

Upptäck hur vi skapar tid åt våra kunder eller spana in våra bästa tips för ett lyckat systembyte.

Informera och utbilda anställda

I samband med att administrativa processer ändras, uppgifter tas bort och nya system implementeras är det av största vikt att:

• Informera de anställda om vilka förändringar som sker
• Förklara varför ändringarna görs – och vilka fördelar det medför
• Utbilda de anställda i hur de använder system(en) på bästa sätt

Följ upp och utvärdera löpande

Effektivisering är ett kontinuerligt arbete som aldrig blir färdigt. Se därför till att sätta upp relevanta nyckeltal som hjälper er att löpande följa upp och utvärdera effekterna av ert effektiviseringsarbete – men också identifiera saker som kan förbättras ytterligare.

Att kommunicera framstegen till de anställda kan dessutom vara ett bra sätt att skapa acceptans för förändringarna, men också öka engagemanget för det fortsatta effektiviseringsarbetet.

Underlätta vardagen med Blikk

Blikks smarta systemlösningar har hjälpt tusentals svenska företag att samla sina viktigaste funktioner i ett sömlöst flöde, minska administrationen med upp till 160 timmar varje månad samt öka lönsamheten.

Boka en demo, testa systemet gratis eller slå oss en signal på 0911 – 25 73 00, så berättar vi hur Blikk kan skapa tid och lönsamhet för just ditt företag!