Välja resurshanteringssystem: Guide till Resource Management

Ett resurshanteringssystem (internationellt kallat Resource Management System) hjälper företag att planera, allokera och optimera sina resurser – såsom personal, kompetens och tid. Rätt resursplaneringsverktyg effektiviserar dessa processer och minskar därmed ställtid, förhindrar överbelastning och säkerställer en jämn och lönsam beläggningsgrad i verksamheten.

Vad innebär Resource Management i praktiken?

Resource Management, eller resurshantering på svenska, handlar i grunden om att matcha rätt resurser med rätt projekt i rätt tid. Många företag startar med resursplanering i Excel, men i takt med att teamet växer blir manuellt arbete snabbt en flaskhals.

En vanlig missuppfattning är att ett enklare program för endast projektdelen löser resursfrågan, men skillnaden är tydlig:

• Projektplanering svarar på vad som ska göras och när det ska vara klart.

• Resursplanering svarar på vem som faktiskt ska göra det, om personen har rätt kompetens, och om det överhuvudtaget finns tid och kapacitet kvar i schemat.

Ett mer komplett resursplaneringsverktyg sammanfogar dessa delar till en helhet så att du undviker både under- och överbeläggning.

Läs också: Vad är kapacitetsplanering? Nyckeln till hållbar lönsamhet

8 viktiga funktioner att leta efter i ett resursplaneringssystem

När du utvärderar system på marknaden bör du säkerställa att lösningen täcker följande kärnfunktioner:

Visuell kapacitets- och beläggningsöversikt: Systemet bör erbjuda en tydlig tidslinje (Gantt-vy eller matris) som i realtid visar vem som gör vad och hur belagda medarbetarna är. Det gör det enkelt att direkt identifiera personer som har för mycket (eller för lite) att göra.

1. Smidig resursallokering: Det ska gå snabbt att boka om, förlänga eller flytta timmar mellan projekt. Enkel funktionalitet minskar tröskeln för projektledare att hålla planen uppdaterad.

2. Inbyggd tidrapportering och närvarohantering: För att få en sann bild av beläggningen behöver den planerade tiden kunna jämföras med faktisk arbetad tid. Systemet bör därför erbjuda både tidredovisning via app och via dator där ditt team enkelt rapporterar timmar direkt mot rätt projekt och aktivitet. Oavsett om de jobbar hemma, på plats på kontoret eller ute hos kunder.

3. Kvittohantering och utläggshantering: Ett komplett system låter medarbetare fota kvitton, registrera milersättning och hantera utlägg direkt i anslutning till projekten, vilket underlättar både projektuppföljning och fakturering. Givetvis ska även detta kunna göras med appen!

4. Automatisk hänsyn till frånvaro, kompetens och tillgänglighet: Systemet måste ta hänsyn till deltid, helgdagar, semester och sjukfrånvaro så att ingen allokeras på tid de inte jobbar. Det är också en fördel om du kan få en överblick över ledig kapacitet baserat på specifik roll eller kompetens.

5. Från sälj och offert till projekt och resurser: Möjlighet att skapa offerter och följa säljprocessen direkt i ett inbyggt säljstödssystem med offertverktyg. När en affär stängs ska offertunderlaget sömlöst kunna omvandlas till ett skarpt projekt med tillhörande resursbokning och budget.

6. Digitala fakturaunderlag och löneunderlag: När tid, utlägg och material är rapporterade bör systemet automatiskt sammanställa detta till färdiga fakturaunderlag och attesterade löneunderlag, redo att skickas vidare för fakturering av kund.

7. Integration med ekonomisystem: Ett resurshanteringssystem fungerar som bäst när det pratar med er övriga verktygslåda – exempelvis direktintegrationer mot ekonomisystem och lönesystem för att eliminera manuellt dubbelarbete.

Genom att knyta samman ert system för samtliga delar av den operativa verksamheten med ert ekonomisystem, skapar ni en effektiv och sömlös plattform som automatiserar stora delar av ert arbete.

Läs också: Vad är ett ERP-system? Och behöver du egentligen ett?

Checklista: Så väljer du rätt system för din verksamhet

Innan ni bestämmer er för en lösning bör ni gå igenom följande tre steg:

1. Identifiera er branschs specifika krav:

Konsultbolag och byråer har ofta fokus på beläggningsgrad och debiterbar tid, medan bygg- eller produktionsbolag kan ha större behov av att schemalägga maskiner, fordon och fysisk utrustning. 

Tips! Blikk fungerar bra både för konsultföretag, serviceföretag och byggföretag!

2. Välj strategi: Best-of-Breed eller Allt-i-ett?

• Best-of-Breed: Ett renodlat, specialiserat resursverktyg som kopplas ihop med era övriga system. Ger ofta bäst användarupplevelse för just schemaläggning, men inte så mycket annat.

• Allt-i-ett, PSA-system: Ett större system som hanterar allt från CRM och offert till resursbokning och automatisering av faktura- och löneunderlag. Detta ger det smidigaste flödet mellan processerna. Blikk är ett exempel på ett sådant system.

3. Sätt användarvänligheten främst

Ett resurshanteringssystem ger bara värde om datan hålls färsk. Välj ett gränssnitt som projektledare och chefer faktiskt tycker om att arbeta i dagligen.

4 fördelar med att samla tid, projekt och resurser i samma verktyg

Till skillnad från mer nischade verktyg, som kanske enbart fokuserar på resurshanteringen och allt som oftast kräver manuell överföring av data, samlar ett heltäckande projektverktyg som Blikk hela ert affärsflöde på ett och samma ställe. Givetvis fullt integrerat med ert ekonomisystem i bakgrunden, oavsett om ni använder Fortnox, Spiris eller Björn Lundén.

De främsta fördelarna med detta är:

• När ett säljprojekt stängs kan ni direkt skapa projektet, allokera rätt kompetens utifrån befintlig kapacitet och låta medarbetarna tidrapportera mot samma underlag.
  
  
• Ni minimerar antalet integrationer att sätta upp (och i vissa fall betala extra för), slipper hantera parallella affärsmodeller med olika licenser och användare, och minskar risken för dubbelarbete generellt.
  
  

• Ni skapar en obruten kedja från den första affärsmöjligheten och offerten hela vägen till färdiga fakturaunderlag. Redo att föras över till ekonomisystemet för fakturering med ett klick.

• Realtidsinformation från systemet samlas i ett tydligt analysverktyg för era viktigaste nyckeltal, så att ni kan säkerställa att ni alltid har så hög lönsamhet  som möjligt i era projekt.

Upptäck Blikks system för tid, projekt- och resursplanering

Med Blikks heltäckande system får ni en sömlös helhetslösning där resurshanteringen är en av flera kärnfunktioner som är direkt sammankopplade med resten av er verksamhet.

Blikk används av tusentals andra svenska företag och organisationer inom en rad olika branscher. Boka en kostnadsfri demo med en av våra experter, så går vi igenom systemet med er. Givetvis kan ni också testa Blikk gratis i 14 dagar innan ni bestämmer er.

Läs mer från bloggen

På vår blogg hittar du mer information och tips inom områdena tid, projekt och resurser:

• Så väljer du bästa tidrapporteringssystem för din tidredovisning

• Projektstyrning: Guide för effektiv ledning av dina projekt (5 tips)

• Vad är ett tidsystem och hur fungerar det för olika företag?

• Program för tidrapportering & projekt: Så hittar du rätt (5 tips)

• Vad är projekthantering? Så får du full kontroll på dina projekt

• Vad är ett projektledningssystem och vilka funktioner behövs?