Genomtänkt projekthantering hjälper dig att få full kontroll över varje projekt från första kundkontakt till avslutad faktura. Oavsett vilken bransch du jobbar inom ger digital projekthantering den överblick som krävs för att hålla koll på timmar, kostnader och leveranser i realtid. Här går vi igenom vad som kännetecknar modern projekthantering, vad du ska leta efter i ett bra projekthanteringssystem och hur du kommer igång!
Vad innebär projekthantering egentligen?
Projekthantering syftar till att nå slutmålet för ett projekt inom överenskommen tid och budget. Projekthantering är ett stort begrepp som innefattar flertalet delmoment i projektets olika faser, som till exempel:
- Projektplanering: Projektplan, projektets omfattning, projektmetodik, budget, milstolpar och deadlines.
- Organisering: Vilka är projektmedlemmarna i din projektgrupp, vad är deras respektive uppgifter och vilka stakeholders finns?
- Resursplanering och styrning: Ligger alla i fas eller har arbetet stannat upp någonstans? Behövs fler resurser, eller måste de allokeras om?
- Uppföljning: Hur ligger vi till i pågående arbetsströmmar? Hur gick projektet när det är avslutat? Hölls budget och deadlines?
Läs också: Så skriver du en projektplan
Varför satsa på projekthantering, vilka fördelar finns?
Historiskt har felrapporterad tid, spridd dokumentation och sena beslut kostat svenska projektbolag både marginaler och kunder, vilket givetvis har påverkat resultatet på sista raden. Undersökningar har visat att så mycket som 60 % av arbetstiden går åt till att leta efter information istället för att utföra produktivt arbete.
Ett projektverktyg samlar och visualiserar hela projekts informationsflöde, vilket direkt minskar tiden som annars hade lagts på inhämtning av information och koordinering.
Modern projekthantering är mer än ett IT-stöd – det är ett arbetssätt där planering, uppföljning och kommunikation hålls i samma flöde.
Vad skiljer ett projekt från löpande arbete?
Skillnaden mellan arbete i projektform och linjearbete är för det första att ett projekt alltid har ett start- och slutdatum, medans linjearbetet är återkommande och rutinbaserat där allt rullar på utan någon särskild tidsbegränsning.
Ett projekt innebär ofta också att något helt nytt ska genomföras, vilket gör att separata planer och riskanalyser måste göras. Allt som oftast så har ett projekt också en egen organisation med handplockade deltagare från olika avdelningar. Denna parallella organisation leder därför till parallell rapportering med nya rapportvägar, vilket i sig ställer krav på bra programvara.
Eftersom projektformen är så pass annorlunda så ställs högre krav på ordning och reda i flödet av information, statusuppdateringar och kommunikation. Ett smart verktyg för projekthantering, som Blikk till exempel, samlar allt i en sammanhållen struktur istället för det man kanske är van vid när man jobbar på ett mer linjebaserat sätt; utspritt i tusen Excel-filer, mejltrådar och chattar.
Projekthanteringsprocessen kan delas in i fem huvudsakliga faser:
- Initiering – innebär att definiera projektets syfte och mål
- Planering – handlar om att bestämma vad som ska göras och hur
- Genomförande – innebär att det tillsatta projektteamet utför det arbete som planerats
- Övervakning och styrning – pågår parallellt med genomförandet
- Avslutning och uppföljning – innebär att projektets leveranser godkänns och projektet stängs formellt
Olika typer av projekt – anpassa projekthanteringen efter verkligheten
Projekthanteringen måste spegla olika projekttyper. Till exempel kräver ett tvådagars servicejobb helt andra rutiner än ett stort ERP-implementeringsprojekt eller ett byggprojekt över två år. Det som skiljer dem är graden av planering, uppföljning och dokumentation.
Olika metoder som agila och traditionella kan användas i projekthantering. Här är de vanligaste:
- Vattenfall – vattenfallsmetoden är linjär och passar för projekt med strikta krav. Vattenfallsmodellen har sex faser: krav, analys, design, implementering, test och drift.
- Agilt – agila metoder passar för kreativa eller föränderliga projekt. Agil projekthantering fokuserar på iterativa processer och ständiga förbättringar. Agila metoder som Scrum och Kanban används ofta inom mjukvaruutveckling.
- Hybrid – kombinerar struktur från vattenfall med flexibilitet från agilt, vilket många organisationer i Sverige använder idag.
- PRINCE2 – PRINCE2-metoden delar upp projektet i sju processer och används ofta i större, reglerade miljöer.
Läs mer: Så väljer du projektmetodik, projektmodell och projektmetod
Planera för framgång
Ett projekts första veckor är helt avgörande, de avgör ofta resten av leveransen. Här läggs grunden för att kunna planera effektivt och skapa rätt förutsättningar. Därför är projektplanen kritisk. En projektplan är en ritning över projektets delar, och projektplanering identifierar projektkraven och definierar framsteg. En tydlig projektplan förbättrar teamsamarbetet och minskar förvirring.
Kärnaktiviteter innan projektet formellt startar:
- Definiera och sätt SMARTa mål – SMARTa mål används för att definiera projektmål och säkerställer tydliga mätvärden för projektets framgång
- Fastställ projektets omfattning – få bra koll på hur omfattande projektet är för att undvika att det helt plötsligt växer och att projektbudget och resursplaneringen spricker.
- Sätt milstolpar och tidslinje – välj datum som hela teamet kan arbeta mot
- Lås grunddata – kund, avtal, prislista, timtaxor, start- och slutdatum i Blikk
- Fördela roller – tydliga roller och ansvar minskar dubbelarbete inom projektteamet. Varje projektledare ska veta vem som gör vad.
- Gör en resurshanteringsplan – genom att hantera dina resurser på ett smart sätt maximerar du teamets tillgänglighet. Resursplanering hjälper till att fördela arbetskapacitet och budget.
- Genomför risk- och beroendeanalys – en riskanalys identifierar risker innan projektstart. Tänk på till exempel leveransberoenden, semesterperioder och externa godkännanden.
Genom att låsa dessa delar tidigt får projektledaren en stabil grund att stå på – och alla i teamet ser vad som ska levereras.
Läs också: Framgångsrika projekt: 6 tips för att driva projekt med framgång
Genomförande i vardagen: struktur, tempo och samarbete
I praktiken handlar projekthantering om att vecka för vecka säkerställa rätt tempo mot projektplanen och projektets slutmål. Uppgifter prioriteras, korta avstämningar genomförs och arbetet följs upp mot planen. Ett projekthanteringsverktyg förbättrar teamsamarbetet och effektiviteten, och centraliserar resurser och arbetsflöden och bör minst innehålla dessa funktioner:
- Visuella vyer – Kanban-tavlor visualiserar projektförlopp i vertikala kolumner. Gantt-diagram visar projektets tidslinje med horisontella staplar. Visuell planering kan hjälpa medlemmar att se uppgifter och tidslinjer i realtid.
- Statusuppdateringar – Teammedlemmar uppdaterar status direkt i systemet via mobil eller dator, vilket minskar mängden mejl, chattar och risken för missförstånd.
- Milstolpar – milstolpar markerar slutförandet av delmoment i projekt. Att mäta leveranser i tid och kvalitet ger tidiga signaler om projektets status.
- Arbetsbelastning – Resursplanering förhindrar utbrändhet i teamet. Psykologisk trygghet i teamet uppmuntrar medlemmar att ställa frågor och göra misstag, vilket kommer leda till bättre resultat.
- Löpande dokumentation – fotodokumentation, protokoll och beslutslogg – kopplas till rätt projekt för framtida spårbarhet. Så får alla enkelt tillgång till samma bild av läget, oavsett om de sitter på kontor eller ute på fält.
Tips! Upptäck vår app för tidrapportering och utläggshantering
Ekonomi i centrum: håll koll på timmar, kostnader och intäkter
Projekthantering utan löpande ekonomisk uppföljning ger ofta överraskningar först när det är alldeles för sent. I värsta fall först vid bokslut! Ta därför för vana att följa projektekonomin veckovis eller månadsvis. Att kontinuerligt följa upp ekonomin i projektet ökar sannolikheten för att projektet lyckas inom satt budget.
Så använder du Blikk för att hålla projektekonomin i centrum:
- Tidrapportering per projekt – varje timme kopplas till rätt projekt, delprojekt och arbetsorder, vilket ger underlag för både interna analyser och korrekta fakturor
- Löpande kostnader – material, underentreprenörer och resor samlas mot projektet och jämförs med budget snabbt i realtid
- Täckningsbidrag (TB) per projekt – följ upp intäkter minus direkta kostnader löpande.
- Enkel rapport – planerad intäkt, utfall hittills, prognos vid färdigställande. Så ser du på två minuter om projektet fortfarande är lönsamt.
Många företag saknar systematisk uppföljning av exempelvis täckningsbidraget, vilket gör att ekonomiska problem upptäcks för sent. Med bättre verktyg går det att reagera tidigt och skapa förutsättningar för lönsamhet genom hela projektet.
Digital dokumenthantering – få ordning på alla delar av projektet
Traditionell dokumenthantering med spridda mappar, mejlade bilagor och USB-minnen gör det svårt att kunna ha full kontroll. Blikk samlar avtal, ritningar, tekniska specifikationer, mötesanteckningar och bilder i strukturerade mappar per projekt.
Tips! Upptäck digital avtalshantering i Blikk
Uppföljning, lärdomar och avslut – så förbättras nästa projekt
Uppföljning ska inte göras "om tid finns" utan ska ses som en permanent och viktig del av projekthanteringen. Projektrapportering är nämligen en guldgruva av insikter och lärdomar som är avgörande för dina framtida projekt. Du behöver inte heller vänta till projektets slut för att arbeta med projektuppföljning. Du kan till exempel ta för vana att ha regelbundna retrospektiv efter milstolpar så att ni identifierar vad som kan förbättras. Detta kan ni använda både i nästa delmoment och i nästa projekt.
Vid själva projektavslutet bör följande aspekter följas upp:
- Tidsutfall kontra plan
- Kostnad kontra budget och avvikelser
- Kundnöjdhet och intern feedback
- Lärdomar att ta med till nästa projekt
Läs också: Så lyckas du med projektuppföljning
Projekthantering med Blikk
Blikk är ett av Sveriges populäraste system för projekthantering. Gör som tusentals andra svenska företag och upptäck hur Blikk kan ge ditt företag bra struktur och bättre projekthantering redan från start. Prata med oss, boka en demo eller prova Blikk gratis redan idag!
