ERP har blivit ett hett begrepp inom mjukvara den senaste tiden. Men vad betyder det egentligen, och vad innebär det? Vi förklarar konceptet ERP-system och hjälper dig komma fram till om det verkligen är det du behöver. Och kanske har du redan ett ERP utan att veta om det?
Vad betyder ERP egentligen?
Förkortningen ERP står för Enterprise Resource Planning och benäms ofta affärssystem på svenska. Ett ERP-system är en typ av mjukvara som samlar och integrerar ett företags viktigaste affärsprocesser i ett gemensamt system bestående av olika så kallade moduler.
Syftet med ett ERP är att hjälpa företag att effektivisera och automatisera processer kring som till exempel redovisning, logistik, försäljning, projekthantering, tidrapportering, resursplanering och personal.
Läs också: Så väljer du bästa tidrapporteringssystem
Enterprise Resource Planning: Ökad effektivitet för hela verksamheten
Ett ERP-system fungerar som företagets centrala nervsystem och hjälper företag att effektivisera sin verksamhet och få bättre överblick på hela organisationen.
Istället för att olika avdelningar använder fristående system och program där information måste föras över manuellt, samlas all information i samma system där varje funktion, eller modul, är sammankopplad (integrerad). Detta gör det möjligt för varje enskild modul "att prata" med den andra.
Moduler som pratar med varandra
När de olika delarna kan prata med varandra minskar behovet av manuell överföring och risken för misstag avsevärt. Det innebär att när säljavdelningen lägger in ordrar uppdateras lagersaldot automatiskt, samtidigt som ekonomiavdelningen får in sina underlag för fakturering, bokföring och redovisning.
Vad brukar ERP-systemet innehålla?
Det finns en mängd olika leverantörer av ERP på marknaden. Utbudet består av nischade lösningar, till exempel specialiserade ERP för e-handlare eller tillverkande företag, samt mer generella lösningar. Dessutom förekommer både lokalt installerade (kallat "on premise") och molnbaserade moderna erp-system.
Eftersom moderna ERP-lösningar finns i många olika varianter, är det svårt att säga exakt vad ett ERP-system vanligtvis innehåller. Vanligt förekommande moduler/funktioner är dock:
-
Ekonomi och redovisning: Hantering av kund- och leverantörsreskontra, fakturering, redovisning och finansiella rapporter.
-
Lager och logistik: Säkrar kontroll över lagersaldon, inköp, orderhantering och leveranser.
-
E-handel: Denna modul är givetivs en av de viktigaste modulerna för nätbutiker.
-
Projekt och tid: Den kanske viktigaste komponenten för konsult- och serviceföretag. Syftar till att hantera projektbudget, resurser och tidrapportering som ligger till grund för faktureringsunderlag. Denna funktionalitet kallas också för PSA-system.
-
HR och lön: Hantering av personalregister, löneunderlag och frånvaro.
-
Sälj och CRM: Översikt över kundkontakter, offerter och säljprocesser.
Lästips: Välja projekthanteringsverktyg: 5 funktioner du bör kräva
Varför använder man en ERP-programvara överhuvudtaget?
Genom att samla alla flöden i ett ERP-system minskar mängden manuellt dubbelarbete och risken för mänskliga fel. Tack vare att verksamheten dessutom får tillgång till data i realtid, gör det enklare att följa upp nyckeltal, ta välgrundade beslut och effektivisera hela verksamheten.
Ett modernt, nytt ERP-system är nästan alltid molnbaserat, vilket innebär att medarbetare kan komma åt systemet oavsett var de befinner sig. I många fall finns även kompletterande appar till en eller flera moduler i systemet, vilket gör det möjligt att utföra vissa moment enbart från mobilen. Ett vanligt exempel är en app för tidredovisning och utläggshantering.
Dagens ERP-lösningar är i sin natur byggda för att kunna integreras med andra system, vilket gör det enklare att skala upp verksamheten i takt med att företaget växer.
För vem är ERP-lösningar till för?
Historiskt sett har denna typ av affärssystem nästan uteslutande använts av stora företag, koncerner och organisationer. På senare tid har dock marknaden breddats även till små- och medelstora företag. Dessutom kan man faktiskt ha ett ERP-system utan att veta om det...
När ett företag börjar koppla på diverse försystem till sitt ekonomisystem så har man i många fall redan där det som brukar definieras som ett affärssystem eller ERP. Att det kommer från en och samma leverantör eller från olika leverantörer spelar egentligen ingen roll, så länge systemen pratar med varandra.
I många fall kan detta också vara rätt väg att gå, och inte alltför sällan ser ett modernt ERP-system ut just så: En blandning av olika funktioner, från olika mjukvaruleverantörer, skräddarsydda över tid, sammanknutna med integrationer.
Best of breed
För vissa branscher finns processer som är mer kritiska för verksamheten än andra. Ett exempel är tidrapportering och projekt, som tillsammans med resurshanteringen är kritiska delar i ett affärssystem för konsultbolag.
Om just denna, för verksamheten kritiska, modul fungerar bättre hos en annan leverantör än hos leverantören man har andra funktioner hos sedan tidigare, är det i många fall bättre att knyta ihop de två leverantörerna med en integration jämfört med att tvingas in i en lösning man inte riktigt kan dra nytta av.
Detta koncept, att skräddarsy sitt egna system genom att handplocka de bästa delarna och knyta samman dem med integrationer, brukar i branschen kallas för "best of breed". Motsatsen stavas "best of suite", där alla delar finns hos en och samma leverantör.
Koppla Blikk till ditt befintliga system för en komplett ERP-lösning
Vi har byggt Blikks tid- och projektverktyg för att enkelt kunna integreras med de andra system du redan använder. På detta sätt behöver du inte byta leverantör på en massa olika system och funktionalitet, utan du kan enkelt bygga på med de olika delar du behöver.
Det vi på Blikk gör bäst är mjukvara för tid, projekt och resurser för tjänsteföretag. Dessutom integrerar vi med de vanligaste systemen för bokföring, fakturering, lön och redovisning.
Gör som tusentals andra svenska företag och upptäck våra funktioner du också. Boka en kostnadsfri demo med en av våra experter så går vi igenom era behov och försöker hitta rätt lösning för just ert företag.
