Rätt tidrapporteringssystem handlar om mer än kontroll – det handlar om att säkra lönsamheten och slippa manuellt krångel där timmar faller mellan stolarna. Men hur hittar du en lösning som faktiskt förenklar vardagen istället för att stjäla mer tid? Här är sju punkter att checka av för att välja rätt system för just din verksamhet.
1. Användarvänlighet ser till att systemet används
Det bästa systemet är det som medarbetarna faktiskt använder.
Om det är krångligt att registrera tid riskerar det nämligen att leda till flera problem:
-
Tidrapporteringen skjuts upp - Medarbetarna väntar till slutet av veckan, vilket leder till gissningar och bortglömda timmar.
-
Administrationen ökar - Chefer och ekonomiansvariga tvingas lägga tid på att jaga in tider och korrigera felaktiga underlag.
-
Lönsamheten sjunker - När debiterbar tid inte loggas korrekt förlorar företaget pengar som aldrig når fakturan.
Genom att välja ett användarvänligt system kan ni istället njuta av flera vinster:
-
Snabbare fakturering - När tiderna kommer in löpande kan fakturaunderlagen skapas tidigare, vilket ger en direkt positiv effekt på företagets kassaflöde.
-
Ökad lönsamhet - När det är enkelt att göra rätt, registreras tiden löpande och underlagen blir korrekta direkt. Något som dels ökar debiteringsgraden och lönsamheten, men också ger mer rättvisande bild av hur verksamheten faktiskt presterar.
-
Bättre trivsel – När små men irriterande administrativa hinder i vardagen försvinner minskar stressen hos medarbetarna. Tidrapportering slutar vara ett "måste" och blir istället något man mår bra av.
Men hur vet man egentligen om systemet faktiskt är användarvänligt?
En vanlig missuppfattning är att ett användarvänligt system definieras av snygga färger och häftiga animationer. Även om dessa saker kan vara trevliga, så är det viktigaste att användarna snabbt kan gå från tanke till handling.
Med andra ord att funktionerna finns där man förväntar sig, att antalet klick minimeras och att registreringen går smidigt – oavsett om man är en konsult som sitter på kontoret eller är en hantverkare som registrerar tid ute på bygget.
När vi tagit fram Blikk har vi därför haft användarvänligheten i fokus. Vi tror nämligen att det bästa tidrapporteringssystemet är det som knappt märks, men som gör stor skillnad i vardagen, likväl som för sista raden.
2. Mobilapp gör det lätt att rapportera direkt
Tidrapportering ska inte vara en aktivitet som sparas till slutet av dagen framför en dator. För att fånga de faktiska timmarna krävs ett system som gör det möjligt att registrera tid var man än är.
Utan en kraftfull mobilapp uppstår snabbt flera problem:
-
Glömda småuppgifter: Det är lätt att komma ihåg det stora kundmötet, men de där 15 minuterna av rådgivning i telefon på väg till nästa uppdrag glöms ofta bort.
-
Gissningslek vid veckoslutet: Att försöka återskapa måndagens schema på en fredag eftermiddag leder sällan till korrekta fakturaunderlag.
-
Administrationen släpar: När tiderna inte kommer in löpande kan projektledare och ekonomiansvariga inte se projektets status förrän långt efteråt.
En bra tidrapporteringsapp, som Blikks, bör låta er starta och stoppa timers, koppla tid direkt till specifika projekt och även hantera kvitton eller resor i samma veva.
Och just den mobila tillgänglighet är något som våra kunder brukar uppskatta. Så här säger exempelvis Henrik Haltorp, VD & Projektledare på InduMate:
- Vi har en hel del medarbetare med begränsad teknikvana, men även för dem går det bra att tidrapportera i Blikks mobilapp.
3. Digitalt före manuellt – slipp Excel och papperslappar
Många företag börjar sin resa med tidrapportering i Excel eller på fysiska papperslappar. Det fungerar kanske när man är två personer, men så fort verksamheten växer blir det en ohållbar metod som bland annat leder till att:
-
Excel-filer skrivs över av misstag och papper tappas bort
-
Värdefull tid går åt till att städa filer istället för att göra tidrapporter till affärsnytta
-
Det är omöjligt att få fram statistik på projektlönsamhet eller sjukfrånvaro
Ett digitalt system som Blikk ger alla medarbetare en källa till sanning. Det betyder att all data sparas centralt, är sökbar och uppdateras i realtid.
Ni vinner inte bara tid, utan också kontroll. Istället för att mata in siffror manuellt i slutet av månaden, har ni färdiga underlag för fakturering och lön med några klick.
Digitaliseringen handlar om att låta tekniken sköta det repetitiva arbetet så att ni kan fokusera på er kärnverksamhet. Genom att välja en modern plattform framför gamla metoder framtidssäkrar ni också bolaget för tillväxt.
4. Slipp dubbelarbete med integrationer
Ett tidrapporteringssystem som inte pratar med resten av din verksamhet blir snabbt en isolerad ö. Om du tvingas exportera filer manuellt eller, ännu värre, knappa in timmar på nytt i löne- eller faktureringsprogrammet, skapas kostsamma fel och tidstjuvar.
Genom att välja ett system som Blikk, som har färdiga integrationer med marknadens ledande ekonomi- och lönesystem, får ni istället ett sömlöst flöde där faktura- och löneunderlag färdigställs och förs över till era andra system med några klick.
Vi erbjuder integrationer till:
…för att bara nämna några.
5. Stäng glappet från tid till faktura
Målet med tidrapportering är i slutändan att få betalt för utfört arbete. Men i många verksamheter finns ett farligt glapp mellan det ögonblick då timmarna loggas och när fakturan faktiskt skickas.
Med ett system som Blikk blir steget från tid till faktura nästintill obefintligt. Eftersom tidrapporterna loggas direkt mot rätt projekt och kund, kan ni med några få klick skapa ett komplett fakturaunderlag där alla detaljer finns med.
Genom att korta ner tiden från utfört arbete till utskickad faktura förbättrar ni inte bara likviditeten, utan ni framstår också som mer professionella mot era kunder. Ni får ett system som inte bara räknar timmar, utan som faktiskt driver affären framåt.
6. Projektuppföljning och lönsamhet i realtid
Det räcker inte att veta att tiden har gått – du behöver veta vad den lagts på och om det faktiskt lönar sig. Många företag upptäcker först efter att ett projekt är avslutat att de har gått back eller lagt alldeles för många timmar på fel saker.
Utan ett system som kopplar tid till projektuppföljning riskerar ni:
-
Budgetöverskridanden: Ni upptäcker för sent att timmarna rinner iväg, och har ingen chans att kommunicera detta till kunden eller justera resursplaneringen.
-
Skev resursfördelning: Vissa medarbetare blir överbelastade medan andra har för lite att göra, helt enkelt för att ni saknar en samlad bild av tidsåtgången.
-
Gissningar kring lönsamhet: Ni vet vad ni fakturerar, men har ingen aning om den faktiska vinstmarginalen per timme när alla omkostnader räknats in.
Ett system som Blikk ger dig visuella dashboards som visar exakt hur projektet ligger till mot budget – medan det pågår. Ni vinner förmågan att arbeta proaktivt. Om en viss typ av uppdrag alltid tar längre tid än beräknat, ger datan er underlag för att prissätta rätt nästa gång.
Genom att låta tidrapporteringen vara motorn i er projektuppföljning får ni full kontroll över lönsamheten. Ni slutar gissa och börjar istället fatta beslut baserade på faktiska siffror, vilket är nyckeln till en hållbar tillväxt.
7. Skalbarhet – ett system att växa i
Många företag gör misstaget att välja ett "nischat" system som bara löser de utmaningar som finns här och nu. Men i takt med att ni växer, ökar också kraven på kontroll och struktur.
Om ert system inte kan skala med er verksamhet, kommer ni snart att stå inför utmaningar som:
-
Systempussel: Ni tvingas köpa till separata verktyg för CRM, projekthantering och resursplanering som inte pratar med varandra.
-
Splittrad data: Informationen sprids ut i olika silos, vilket gör det omöjligt att få en helhetsbild av företagets mående.
-
Kostsamma byten: Att byta system mitt i en tillväxtfas är både tidskrävande och dyrt, och riskerar att störa det dagliga arbetet.
Genom att välja ett system som Blikk får ni en helhetslösning där ni kan växa i er takt. Ni kan börja med tidrapportering, kvittohantering och enklare projektplanering, för att sedan växa in i resursplanering, projektekonomi och avtalshantering när behoven uppstår.
Att välja skalbarhet innebär att ni framtidssäkrar verksamheten. Ni får ett system som inte bara fungerar idag, utan som fortsätter att vara en tillgång även när ni dubblat teamet. Ni slipper "växtvärk" i administrationen och kan istället lägga all energi på att driva bolaget framåt.
Upptäck hur Blikk kan förenkla din vardag
Är du redo att lämna manuellt krångel och osäkra underlag bakom dig? Boka en demo med våra experter eller testa Blikk gratis för att upptäcka hur vi kan hjälpa just ditt företag att skapa tid och öka lönsamheten.
Tusentals företag i en mängd olika branscher använder redan Blikk för att underlätta vardagen. De ger oss dessutom toppbetyg på BusinessWith, Nordens ledande jämförelsetjänst för B2B-system.
