Excel-mallar innebär ökad administration och risk för fel
En av de största utmaningarna med att använda Excel-mallar för projekt- och resursplanering är att det krävs mycket manuellt arbete. Något man inte vill lägga tid på i onödan. Det är dels är väldigt tidskrävande samtidigt som det ökar risken för fel.
Christophe Mourou, som till vardags är creative director på Integration Design, har själv upplevt hur utmanande det kan vara att få ihop planeringen med hjälp av Microsoft Excel.
- Innan vi började med Blikk hade vi inget samlat system för att hantera projekt och andra uppgifter som är en naturlig del av vår vardag. Vi använde mestadels Excel och sparade ner filer i särskilda mappstrukturer för att försöka hålla koll på våra projekt, berättar Christophe och fortsätter:
- Detta arbetssätt krävde mycket manuell handpåläggning och resulterade i att vi förlorade mycket värdefull tid som vi hade kunnat lägga på viktigare uppgifter.
En annan utmaning med Excel är att det inte är skalbart i takt med att man växer. Ju fler projekt och resurser man måste planera, desto mer tid tar det i anspråk. Något som Kontrollbolaget fått uppleva.
- När vi startade vår verksamhet 2018 arbetade vi initialt med Excel. Eftersom vi växte i snabb takt blev det fort tidskrävande att administrera alla filer manuellt. Vi bestämde oss därför att det var dags att implementera ett affärssystem, berättar Pernilla Lundin, delägare och styrelseordförande på Kontrollbolaget.
Läs mer: Krånglig administration bidrar till att chefer byter jobb
t.v. Christophe Mourou, creative director på Integration Design, t.h. Pernilla Lundin, delägare på Kontrollbolaget
Stora tids- och kostnadsbesparingar
Genom att byta ut Excel-mallarna mot Blikks smarta funktioner kan företag arbeta i ett effektivt och sömlöst affärsflöde och få full koll på sin projektplanering och resursplaneringen. För många blir systemet en naturlig och enkel del i vardagen samt en viktig pusselbit för att bland annat minska administrationen, spara tid, minska kostnader, optimera budget och förbättra resultat.
- När vi har vunnit en affär skapar vi ett nytt projekt i Blikk med tillhörande ekonomi- och tidskalkyler. Beroende på hur beläggningen ser ut i resursplaneringen fördelar vi projekten till den eller de medarbetare som är tillgängliga. Våra medarbetare kan sedan arbeta med uppgifter och uppgiftstavlor för att få bättre koll på vilka delmoment som projekten innefattar, berättar Pernilla Lundin på Kontrollbolaget.
Det prisbelönta techbolaget App Shack, som även dem nyttjar projekt- och resursplaneringen i Blikk, kunde göra sig av med fyra olika befintliga system och har dessutom gjort väsentliga besparingar sedan de implementerade systemet.
- Efter implementationen av Blikk lägger vi mellan två och tre timmar mindre på administration varje vecka, vilket resulterar i kostnadsbesparingar på ungefär 80 000 kronor månatligen, berättar Joseph Dickenson, vd på App Shack.
Läs mer: 5 funktioner du bör kräva av ett verktyg för projektplanering
Därför behöver du Blikk
Gör som tusentals andra företag och upptäck hur Blikks verktyg kan underlätta vardagen för just dig. Du kommer snabbt märka hur lätt det är att fördela medarbetare till specifika projekt baserat på beläggningsgrad men också hur enkelt det är att få full koll på tid, intäkter och kostnader!
