När man pratar om tidsystem kan man ofta bli förvirrad av alla parallella begrepp och synonymer. Ibland kan de syfta på exakt samma sak, ibland inte. I denna artikel går vi igenom vilka olika betydelser ett tidsystem kan ha och hur du kommer fram till vilken typ du ska investera i.
Behöver du egentligen ett tidsystem?
Det som gör det lite förvirrande är att konceptet "registrera tid" kan betyda helt olika saker för olika typer av företag. Många behöver något sätt att redovisa sin arbetstid på, men av helt olika anledningar:
Anställda som stämplar sin tid gentemot sin arbetsgivare
Detta är den första och kanske största gruppen av användare av ett "tidsystem" av denna typ. I de flesta fall kommer man åt samma funktionalitet (inklusive frånvarohantering, flex- och kompsaldon) via i HR-systemet eller lönesystemet, så oftast behöver man inget separat tidsystem för att fylla detta behov.
Bemanningspersonal
Denna grupp använder systemet för att rapportera specifika timmar i syfte att få rätt lön. Ofta är det också tal om OB-tillägg, övertidsersättningar och garantilön som måste bli korrekt. För denna grupp är nästan bara tidrapporteringsfunktionaliteten kritisk, men innehåller oftast även stöd för schemaläggning. Dessutom är det viktigt att följa många olika kollektivavtal.
Medarbetare på tjänsteföretag som rapporterar debiterbar tid som ska faktureras kund
För denna grupp av användare så är ett tidsystem avgörande och direkt kopplat till företagets kundfakturering och däremed företagets intäkter. Verksamheten blir alltså inte särskilt effektiv om det saknar den kontroll och de fördelar som ett dedikerat tidsystem ger. Allt som oftast arbetar dessa företag i form av projekt, vilket ställer lite andra krav på mjukvaran. I denna grupp brukar man oftast benämna denna typ av system med ett annat ord istället, nämligen tidrapporteringssystem. Här pratar vi till exempel om:
- Hantverkare & byggföretag
- Serviceföretag inom byggsektorn
- Konsultföretag
- Arkitektbyråer
- Marknadsföringsbyråer
Bland dessa företag används även andra kringliggande verktyg utöver tidrapportering, till exempel:
-
Ett projektverktyg
- Ett analysverktyg för nyckeltalsanalys och rapporter
Att välja rätt tidsystem för din verksamhet
Eftersom begreppet täcker så olika behov gäller det att identifiera var er största utmaning och potential ligger innan ni fattar ett beslut. Ska systemet i första hand säkra rätt lön till de anställda, eller ska det driva er fakturering och projektlönsamhet?
Här är tre steg för att navigera rätt i djungeln av tidsystem:
1. Kartlägg era primära behov
Börja med att ställa er frågan: Vad ska datan användas till?
-
Om svaret är löneutbetalning, närvaro och frånvaro, räcker det ofta med den tidmodul som redan finns inbyggd i ert befintliga HR-/HRM- eller lönesystem.
-
Om svaret istället är projektuppföljning, kundfakturering och beläggningsgrad, behöver ni ett dedikerat tidsystem med starkt stöd för projekthantering.
2. Undersök integrationsmöjligheterna
Ett tidsystem blir aldrig bättre än sitt ekosystem. För att undvika dubbelarbete och manuella felkällor bör systemet enkelt kunna kopplas ihop med ert ekonomisystem och lönesystem.
För tjänste- och konsultföretag är det avgörande att tidrapporteringen automatiskt kan omvandlas till fakturaunderlag i ekonomisystemet. För företag med kollektivavtal eller skiftarbete är det istället sömlös överföring till lönesystemet som står i fokus. Ett modernt API eller färdiga integrationer är därför en nyckelfaktor vid valet av leverantör.
3. Prioritera användarvänligheten
Det bästa tidsystemet är det som faktiskt blir använt. Om tröskeln för att rapportera sin tid är för hög skjuter medarbetarna upp det till slutet av veckan eller månaden, vilket leder till att datan blir oexakt och felkällorna fler.
Satsa på ett system som erbjuder en smidig app för tidredovisning, tydliga gränssnitt och möjlighet till snabba registreringar i vardagen. När det går enkelt att stämpla in, byta projekt eller lägga till en avvikelse direkt i mobilen ökar både datakvaliteten och medarbetarnöjdheten. Välj också en leverantör med hög kundnöjdhet och bra support.
Upptäck Blikks projekt- och tidsystem
Blikk är komplett projekt- och tidsystem för tjänsteföretag som fakturerar sin tid. Genom att välja Blikk får du alla funktioner för att maximera lönsamheten, såsom projekt, budget, fakturaunderlag, resurshantering, utläggshantering, avtalshantering, analys och uppföljning.
Gör som tusentals andra svenska företag och välj Blikk du också! Testa gratis redan idag eller boka en demo. Vill du istället prata med oss direkt? Hör gärna av dig till någon av våra experter på 0911-25 73 00.
Vi skapar tid med hjärta. Välkommen till Blikk!
Läs mer
Här hittar du relaterade artiklar från vår blogg:
Välja projekthanteringsverktyg: 5 funktioner du ska kräva
Vad är ett PSA-system? Upptäck Professional Services Automation
Vad är ett projektledningssystem och vilka funktioner behövs?
