Ett fungerande projektledningssystem är idag ryggraden i de flesta tjänsteföretag, kanske särskilt bland bygg- och konsultföretag. I denna artikel ger vi dig en komplett guide till hur ett modernt projektledningssystem online kan förvandla kaotiska kalkylark till sömlösa arbetsflöden, så att du kan minska administrationen och istället fokusera på att driva din verksamhet med maximal lönsamhet!
Ett projektledningssystem hjälper dig att hålla koll på projektet
Ett projektledningssystem, eller Project Management System på engelska, är en typ av mjukvara utformad för att planera, hantera, bevaka och utvärdera ett projekt och resurserna som är kopplade till det. Systemet är navet för all information i projektet; uppgifter, tidsplaner, dokumentation och kommunikation.
Tips! Här kan du läsa mer om projekthantering
De flesta moderna projektledningssystem är molnbaserade idag, vilket är en hygienfaktor om du har ett distribuerad projektgrupp i en hybrid eller helt distansbaserad miljö. Eftersom alla projektmedlemmar kommer åt systemet och kan arbeta i det varifrån som helst, minimeras silos vilket säkerställer bättre samarbete; ditt team arbetar mot samma mål, med samma data som grund - oavsett var de befinner sig.
Läs också: Vad är ett PSA-system?
Vilka funktioner ska ett projektledningssystem innehålla?
Säljstöd och offertverktyg
Ett projektledningssystem värt namnet ska hjälpa till redan innan projekten startar. Genom ett integrerat säljstöd (CRM) och offertverktyg samlas alla kundkontakter, affärsmöjligheter och underlag på ett ställe.
Projektplanering med uppgiftstavlor
Ett projektverktygs hjärta är ofta uppgiftstavlorna; anpassningsbara vyer där varje användare kan skräddarsy sin struktur. Oavsett om man vill använda listvyer, matriser eller visningskort går det snabbt att filtrera fram relevanta uppgifter.
Automatiserade notifieringar påminner om när viktiga deadlines närmar sig eller när en uppgift byter status. Detta underlättar regelbunden uppföljning och gör att inga viktiga uppgifter faller mellan stolarna under projektets gång.
Tidrapportering med app
Korrekt tidrapportering är kritisk för korrekt projektekonomi med hög lönsamhet. När medarbetare enkelt kan rapportera sin tid direkt på specifika projekt och uppgifter får du fullständig kontroll över nedlagda timmar gentemot budget. Självklart ska det också ingå en app för tidrapporteringen. Ett minimikrav på ett modernt projektledningssystem tycker vi.
Läs mer: Så väljer du bästa tidrapporteringssystem för din tidredovisning
Automatiserade faktura- & löneunderlag
De rapporterade timmarna omvandlas direkt och effektivt till ett färdigt fakturaunderlag i systemet, vilket gör att arbetad tid kan faktureras utan dröjsmål eller borttappade timmar. Samtidigt genereras ett komplett löneunderlag för både fasta timmar, övertid och frånvaro, vilket sparar enormt mycket administrativ tid för löneadministratören och effektiviserar lönehanteringen avsevärt.
Resurshantering och planering
Effektiv resursplanering handlar om att fördela rätt kompetens till rätt projekt vid rätt tillfälle. Du som projektledare ska enkelt kunna schemalägga dina resurser och visuellt kartlägga vem som gör vad och när.
Genom tydliga visualiseringar med Gantt-scheman eller flexibla Kanban-tavlor blir det enkelt att följa projektets framdrift och identifiera flaskhalsar tidigt. Detta gör det möjligt att balansera arbetsbelastningen jämnt över teamet, vilket minskar risken för skadlig stress och överbelastning.
Nyckeltal och rapporter
För att styra verksamheten i rätt riktning krävs data. Se därför till att systemet erbjuder nyckeltalsanalys i realtid. Exempel på viktiga nyckelrapporter att följa inkluderar:
- täckningsgrad
- beläggningsgrad
- debiteringsgrad
- intäkter och kostnader mot budget
- prognostiserad lönsamhet per projekt eller kund
Integration till andra system
Ett modernt program ska inte vara en isolerad ö. Du ska sömlöst kunna integrera ditt försystem med branschens vanligaste ekonomisystem för skapa ett helt sammanhängande flöde.
Tips: Upptäck Blikks integrationer
E-signering
Utöver detta ska det finnas inbyggt stöd för digital signering, vilket gör att avtal, offerter och projekthandlingar kan signeras juridiskt bindande direkt i plattformen.
Avtalshantering
Integrerat stöd för avtalshantering är en avgörande funktion i ett komplett projektledningssystem. Genom att samla alla kundavtal, underleverantörskontrakt och bilagor centralt i systemet skapas full spårbarhet, överblick och ordning.
Upptäck Blikks verktyg för projektledning
Blikk är ett heltäckande verksamhetssystem som täcker hela projektlivscykeln: från den första säljkontakten till tidrapportering, resursplanering och uppföljning.
Det som utmärker Blikk är den sömlösa integrationen mellan projektets operativa moment och projektekonomin. Genom färdiga integrationer mot marknadsledande ekonomi- och lönesystem som Fortnox, Visma Spcs (Spiris) och Björn Lundén kan du vara säker på att det manuella dubbelarbetet minimeras.
Prissättningen är skalbar och baserad på antal användare, vilket gör det enkelt att växa med systemet. Med svensk support, en omfattande kunskapsbank och strukturerade onboardingsteg guidas ni tryggt hela vägen från implementering till en effektivare och mer lönsam vardag.
Kom igång med projekt i Blikk
Gör som tusentals andra företag och testa Blikks lösning gratis redan idag. Du kan också boka en kostnadsfri demo där en produktexpert ger er en översikt över Blikk och guidear er till den bästa lösningen för era behov.
