Hur ska man prioritera när allt känns viktigt? Det är en fråga som gäckar många företagsledare. Här berättar vi hur du kan använda en enkel matris för att prioritera uppgifter och projekt på ett bättre sätt!
Vad är en prioriteringsmatris?
Prioriteringsmatrisen är ett redskap som används för att sortera och prioritera bland olika uppgifter, projekt och förslag.
Fördelar med prioriteringsmatriser
En av de främsta fördelarna med att använda en matris är att den erbjuder ett snabbt och enkelt sätt att sålla bort sådant som kan göras vid ett senare tillfälle. Prioriteringsmatrisen är dessutom konkret och visuell, vilket gör att de flesta kan ta den till sig. Att den är flexibel och kan användas oavsett vad som behöver prioriteras är en annan fördel.
Viktigt/bråttom – den populäraste matrisen
Den prioriteringsmatris som är vanligast förekommande kallas för viktigt/bråttom, eller Eisenhower matrisen, eftersom den sägs ha använts flitigt av den amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower.
Precis som namnet antyder syftar matrisen på att göra prioriteringar utifrån hur viktigt och brådskande saker är. En devis som Eisenhower myntade med sitt berömda citat ”What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”, vilket fritt översatt betyder ”Det som är viktigt är sällan brådskande och det som är brådskande är sällan viktigt”.
Eisenhower matrisen består av fyra rutor:
- Bråttom och viktigt
- Viktigt men inte bråttom
- Bråttom men inte viktigt
- Inte viktigt och inte bråttom
Visualiserat ser den ut så här:
Så använder du Eisenhower matrisen
Det allra första du bör göra är att lista alla saker du vill prioritera. Det kan exempelvis handla om arbetsuppgifter, projekt, idéer eller förslag. När du har gjort detta är det dags att placera dem i de olika rutorna (i detta fall har vi utgått från att det är uppgifter som behöver prioriteras):
1. Bråttom och viktigt – Här hamnar viktiga uppgifter som måste färdigställas så snabbt som möjligt. Dessa bör initialt få all uppmärksamhet och utföras av dig personligen.
2. Viktigt men inte bråttom – I denna ruta placerar du viktiga uppgifter som kan genomföras vid ett senare tillfälle. Dessa kan i vissa fall delegeras till andra inom organisationen, men bör oftast utföras av dig personligen, efter att den första rutan är tömd.
3. Bråttom men inte viktigt – Här hamnar uppgifter som måste utföras snabbt, om än de inte är särskilt viktiga. Dessa arbetsuppgifter lämpar sig utmärkt att delegera till andra medarbetare.
4. Inte viktigt och inte bråttom – Ibland händer det att man har uppgifter som varken är viktiga eller brådskande att slutföra. Dessa kan vanligtvis uteslutas helt och hållet från att-göra-listan.
Därefter är det bara att börja beta av sakerna i tur och ordning, börja med det som ligger i ruta ett och fortsätt sedan med det som finns i ruta två, tre och fyra. Använd med fördel Blikks uppgiftstavlor för att planera arbetet och delegera uppgifter till dina medarbetare på ett snabbt och smidigt sätt.
Underlätta vardagen med Blikk
Blikk är ett flexibelt system som samlar företagets funktioner i ett komplett affärsflöde, från sälj till projekthantering, tidrapportering, faktura- och löneunderlag. Genom att samla företagets funktioner i ett digitalt affärsflöde kan du minska administrationen och skapa tid för viktigare uppgifter!
