Genom att använda ett digitalt projektverktyg har du möjlighet att effektivisera och företagets projektarbete. Men vilka funktioner bör du egentligen kräva av den här typen av verktyg? Det vill vi reda ut!
Sammanfattning: Att tänka på vid val av verktyg för dina projekt
-
Identifiera era behov: Välj ett projektverktyg som matchar er komplexitet – från enkla att-göra-listor till avancerad resursplanering och ekonomisk uppföljning i realtid.
-
Prioritera integrationer: Ett effektivt projektverktyg bör kunna prata med era befintliga system för ekonomi och lön. Detta eliminerar manuellt dubbelarbete och minskar risken för felaktig data.
-
Säkra användarvänligheten: För att planeringen ska fungera i praktiken krävs att systemet har ett intuitivt gränssnitt och en bra mobilapp som gör det enkelt för alla användare i ditt företag att rapportera tid och framdrift i projekten på språng.
-
Välj en skalbar lösning: Investera i ett projektplaneringsverktyg som kan växa tillsammans med företaget. Genom att samla funktioner som CRM, tid, projekthantering, mallar, resurser, dokument och fakturering i ett sömlöst flöde skapar ni en bättre struktur för framtida tillväxt.
Inom bygg? Så fungerar vårt projekthanteringssystem för byggföretag.
Möjlighet att visualisera arbetsflödet
Under de senaste åren har Kanban blivit en av de populäraste projektmetoderna. En av Kanban-metodens grundläggande principer är att visualisera arbetsflödet. Något som antingen kan göras via en fysisk tavla med postit-lappar eller en digital projekt-/uppgiftstavla.
I Blikks program hittar du intuitiva uppgiftstavlor som bygger på den beprövade Kanban-metoden. Tavlorna ger en bra översikt, gör det enkelt att strukturera och hantera dina projekt, vilket underlättar din projektledning. Börja med att skapa kolumner som är anpassade efter ditt företags arbetsflöde, exempelvis Att göra, Påbörjat och Slutfört. Därefter fyller du kolumnerna med de uppgifter som ska göras.
Uppgifterna kan bland annat förses med datum, checklistor, etiketter och bilagor.
Läs mer: Uppnå dina mål med en aktivitetsplan
Möjlighet att samarbeta med kollegor
I ett projekt är man sällan ensam. Det är vanligtvis flertalet medarbetare involverade. För att du som projektledare ska kunna driva projektet framåt är det således viktigt att samtliga teammedlemmar kan kommunicera och samarbeta med varandra på ett effektivt sätt!
Med hjälp av uppgiftstavlorna i projektverktyget får du bra överblick och kan enkelt tagga och delegera uppgifter till specifika medlemmar. Det finns även möjlighet att lämna kommentarer och kommunicera med dina kollegor.
Läs mer: Maximera framgången med ett bra projektteam
Möjlighet att kalkylera och rapportera tid
Att kunna göra en tidskalkyl för projektet i stort likväl som på enskilda uppgifter är av största vikt för en lyckad projektplanering. Likaså bör du givetvis kunna tidrapportera mot projekt och uppgifter för att säkerställa att tidsplanen hålls.
I Blikk har du möjlighet att kalkylera timmar för hela projekt alternativt per vecka eller månad. Du kan även välja att fördela timmarna per aktivitet. Givetvis har du även möjlighet att rapportera tid på både projekt och enskilda uppgifter.
Möjlighet att skapa fakturaunderlag
Om du lägger energi på att skapa tidskalkyler och tidrapportera på dina projekt bör du såklart ha möjlighet att sammanställa kompletta fakturaunderlag som sedermera kan skickas ut till dina kunder!
Med hjälp av Blikk kan du enkelt skapa kompletta fakturaunderlag med anpassningsbara layouter, försättsblad och bilagor. Tack vare integrationen till marknadens vanligaste ekonomisystem kan du dessutom fakturera med några få klick och därigenom minska administrationen med flera timmar varje månad.
Läs mer: Att tänka på när du ska fakturera som konsult
Möjlighet att jobba med budgetar
Förutom att visualisera arbetsflödet och sätta upp tidskalkyler bör du såklart kunna arbeta med budgetar. Att kunna planera och följa viktiga nyckeltal som intäkter, kostnader och resultat är essentiellt för ett framgångsrikt projekt.
I verktyget får du full koll på ekonomin. Du kan enkelt skapa en budget för dina projekt samt arbeta med olika budgetversioner om förutsättningarna skulle ändras. När arbetet påbörjats kan du följa ekonomiska nyckeltal i realtid. Efteråt har du möjlighet att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig uppföljning.
Läs mer: Så hittar du rätt nyckeltal för ditt företag
Vad kan Blikk mer erbjuda?
Med Blikk får du full koll över företagets projekt, som hjälper dig från planering till genomförande och uppföljning. Du kan också skapa överskådliga tavlor, listor och uppgifter som gör det enkelt att föra projektet framåt samt följa hur arbetet går enligt uppsatt budget och tidsplan.
Vill du ha mer information?
Har du fler frågor om funktioner i Blikks projektverktyg eller behöver hjälp att komma igång? Boka en demo med oss så kan vi hjälpa dig att snabbt utforska verktyget och alla dess funktioner.
