En välstrukturerad och realistisk aktivitetsplan kan göra stor skillnad för ett projekt. Vi ger dig konkreta tips som hjälper dig att effektivt och framgångsrikt planera aktiviteterna i dina nästa projekt!
Därför bör du använda en aktivitetsplan
Aktivitetsplanen är en del av den övergripande projektplanen och används för planering och organisering av alla aktiviteter som krävs för att slutföra ett projekt. Att använda en aktivitetsplan i din aktivitetsplanering medför flera fördelar för såväl projektledare som team. Här har vi samlat några av dem:
Effektivare resursplanering
Genom att skapa en aktivitetsplan får du bättre resursplanering med en god överblick av projektets olika faser. Något som i sin tur gör det enklare att till exempel fördela personal och utrustning med en tydlig struktur, vilket minskar risken för förvirring eller missförstånd.
Läs också: Så skapar du en resursplan för ditt projekt
Bättre riskhantering
Eftersom du får en god överblick av aktiviteterna blir det enkelt att identifiera projektets mest kritiska moment och prioritera dessa. Likaså kan du snabbt identifiera risker och göra en plan för hur de ska hanteras.
Läs mer: Tips för en lyckad riskhantering i dina projekt
Mer exakt tidsplanering
Genom att ange tid och deadlines för varje aktivitet kan du skapa en realistisk tidsplan för projektet och undvika förseningar.
Skapa en aktivitetsplan i 4 steg
För bästa effekt måste en aktivitetsplan sammanställas i ett tidigt skede av planeringsprocessen, då den hjälper till att skapa en struktur och plan för hur projektmålet ska uppnås. Innan du börjar din aktivitetsplanering behöver de som kommer vara delaktiga i projektet inkluderas. En aktivitetsplan bör alltid utvecklas i samråd med teamet och andra intressenter för att säkerställa att den är realistisk och genomförbar.
För att skapa en aktivitetsplan gör du följande sätt:
1. Identifiera alla aktiviteter som ska göras
Det första du bör göra är att identifiera och definiera alla uppgifter som krävs för att driva projektet från start till mål. Du bör även bestämma ett start- och slutdatum för respektive uppgift samt ange vem eller vilka som är ansvarig.
2. Sätt realistiska tidsramar
Det är viktigt att du sätter realistiska tidsramar för varje uppgift. Detta kan kräva att du tar hänsyn till faktorer som exempelvis tillgängliga resurser, parallella projekt samt andra begränsningar som kan påverka projektet. Blanda gärna in de andra deltagarna och se om det finns projektanalyser som kan användas som beslutsunderlag.
3. Prioritera uppgifterna
När du väl har identifierat alla deluppgifter bör du prioritera dem. För detta kan du med fördel använda dig av Blikks uppgiftstavla, som bygger på den beprövade Kanban-metoden och gör det enkelt att anpassa och visualisera arbetsflödet utifrån era behov.
Tavlan fylls därefter med uppgiftskort som kan förses med start- och slutdatum, checklistor, etiketter och medlemmar. På så sätt blir det enkelt att driva projektet framåt och säkerställa att alla aktiviteter slutförs vid rätt tidpunkt.
Läs mer: Ta kontroll över din tid med en prioriteringsmatris
4. Övervaka och justera planen
Trots att man planerar alla aktiviteter in i minsta detalj kan det uppstå oförutsedda händelser som påverkar projektet. Du bör därför övervaka projektets framsteg med jämna mellanrum och justera aktivitetsplanen vid behov.
Underlätta arbetet med Blikk
Med Blikks verktyg för projektplanering får du full kontroll över företagets uppdrag. Du kan enkelt skapa och arbeta med överskådliga tavlor, checklistor och uppgifter som gör det enkelt att föra projekten framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns stöd för att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik och information som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.
Ekonomifunktionen gör det dessutom möjligt att jobba med budgetering samt följa upp utfallet genom att göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.
Tusentals företag i Sverige tar dagligen Blikk till hjälp i sitt projektarbete. Boka en demo redan idag så svarar vi på era frågor och berättar vi hur Blikk kan hjälpa ditt företag! Du kan givetvis också testa gratis om du hellre vill det.
