Om din manuella hantering istället blir digital kan du minska tiden du lägger på administration, effektivisera samt skapa en bättre överblick av dina affärer. Du får helt enkelt mer tid över till det som skapar lönsamhet. Vi förklarar vad ett affärssystem är och varför du behöver ett.
Ett ERP-system ger effektivare processer
Ett affärssystem, på engelska benämnt ERP efter Enterprise Resource Planning, är ett programpaket med integrerade IT-system. Ett annat mer komplicerat begrepp kan vara “standardiserat verksamhetsövergripande systemstöd” eller ERP “Enterprise Resource Planning”. Ett affärssystem är ofta uppbyggt i funktioner eller moduler som är anpassade efter företagets behov.
Det kan till exempel vara att underlätta tidredovisning, hjälpa dig med din projektplanering, förbättra resursplanering med mera. Allt kopplas sedan samman i en gemensam databas så du kan öka produktiviteten och kvalitén i dina processer.
De flesta smarta affärssystem har dessutom kopplingar och integrationer mot andra system som t ex ekonomisystem och lönesystem, detta betyder att du kan automatiskt överföra och synka data mellan de olika systemen.
Förenklat kan man säga att ett affärssystem kan hjälpa till att effektivisera och automatisera delar av din verksamhet som du idag hanterar manuellt.
Vilka olika system finns för enterprise resource planning?
Det finns oftast alltid minst ett affärssystem som passar för en specifik bransch, företag och behov. Vanliga branscher som ofta väljer att investera i ett affärssystem är bland annat:
-
E-handel med lager
-
Tillverkning
-
Retail
-
Bygg
-
Konsult
Blikks affärssystem passar särskilt konsult-, service-, bygg- eller entreprenadföretag, oavsett om ni har några få eller många anställda. Affärssystemet är ditt verktyg, så att du kan göra det du är bra på, och förenkla de delar som ökar lönsamheten i ditt företag genom förbättrad information, ekonomistyrning och minskad administration.
Vilka olika system finns och vilka processer löser de?
Med ett affärssystem kan du börja med att digitalisera och effektivisera dina befintliga processer, sedan kan du gå vidare med att utveckla din affärsmodell och förbättra ditt kunderbjudande. Det kan låta dig bli den effektivaste aktören i din bransch och skapa konkurrensfördelar gentemot dina konkurrenter.
Med ett affärssystem får du också bättre insikt i ditt företaget mår och presterar - och kan fatta beslut baserade på siffror, fakta och uppgifter i realtid. I förlängningen kan ett affärssystem också leda till förbättrade arbetssätt, möjliggöra ökad kundnytta samt fler affärer.
Några funktioner som ett affärssystem samlar i en och samma lösning:
-
Resursplanering
Vad kostar ett affärssystem?
Kostnaden mellan olika affärssystem kan variera kraftigt och det är därför viktigt att noga undersöka prismodellerna på marknaden. Det kan handla om allt ifrån några hundra till tusentals kronor per månad. Beroende på hur många som ska använda systemet kan det även tillkomma inköp av nya licenser, vilket snabbt leder till högre kostnader på totalen.
Vanliga frågor att fundera på när du ska välja mellan olika typer av affärssystem
Vare sig du ska byta ut ett befintligt system eller börja använda ett för första gången, finns det en hel del saker som är viktiga att tänka på. Här har vi samlat några av de främsta sakerna som du bör ha i åtanke:
Olika affärssystem för småföretag, medelstora företag och stora företag
Eftersom det finns ett stort antal affärssystem i Sverige att välja mellan, är det lätt att välja ett system som är antingen för stort eller för litet för din business. Genom att vara noggrann i din research undviker du att antingen köpa ett system som är alldeles för avancerat och dyrt för era behov, eller ett för litet som ni växer ur direkt. Bonus är att du också kikar efter branschanpassning. Blikks system lämpar sig till exempel särskilt väl för dig konsult-, bygg- eller serviceverksamhet.
Fundera på varför ni ska byta eller implementera ett affärssystem för första gången
En av de första sakerna som du bör fundera över är varför ditt företag ska byta affärssystem, eller implementera ett för första gången. Vad vill ni åstadkomma med systemet? Vad är viktigast i bytet och vilka från företaget kommer behöva vara med i processen?
Här kan det vara bra att få ner tankarna på papper. Något som skulle kunna se ut på följande sätt:
”Vi vill implementera ett affärssystem i vår verksamhet för att minska administrationen, förenkla tidrapporteringen och lönehanteringen för våra medarbetare, vilket kommer spara oss mycket tid som kan läggas på mer värdeskapande uppgifter.
Det viktigaste för företaget är att implementationen går rätt till, så att vi kan komma igång och nyttja systemet fullt ut från början. Hellre att det tar längre tid och blir rätt än tvärtom. Eftersom systemet kommer att användas av såväl medarbetare på fältet som ekonomiavdelningen, kommer ledare från båda dessa avdelningar behöva inkluderas under processen. Även representanter från IT kan behövas.”
Kartlägg företagets processer
En annan viktig aspekt för att hitta rätt system och säkerställa att implementationen blir smidig, är att kartlägga företagets affärsprocesser och arbetsmoment. Hur ser vardagen ut i er verksamhet, från offert till genomförande och uppföljningen? Kartlägg vem som gör vad i de olika stegen.
Gör en kravspecifikation
När du har kommit underfund med varför företaget ska byta affärssystem och kartlagt era processer, är det dags att göra en kravspecifikation. Vilken funktionalitet kräver ni av systemet? Och finns det några andra aspekter som är viktiga att överväga?
Några av de krav som skulle kunna inkluderas i listan är:
- Finns det stöd för olika behörigheter?
- Kan systemet integrera med andra system som ekonomi- eller lönesystem?
- Erbjuder företaget bakom systemet support?
- Uppdateras systemet kontinuerligt, både vad gäller drift och funktionalitet?
- Önskad prisnivå
Upptäck Blikks molnbaserade affärssystem
Vi tycker att ett modernt affärssystem ska vara molnbaserat och inte lokalt installerat. Genom att välja ett molnbaserat affärssystem från Blikk får du bättre kontroll och samlar alla funktioner i molnet, vilket gör att ni kan komma åt funktionerna från flera olika enheter oavsett var ni är.
Vårt system erbjuder dessutom en app för tidrapportering, vilket underlättar för verksamheten tack vare att alla medarbetare kan rapportera på språng. Våra lösningar är särskilt anpassade för småföretag inom konsult-, service och byggbranschen.
Vill du veta mer? Boka en demo så går vi igenom vår lösning tillsammans, och vi berättar hur den kan anpassas och hantera era unika behov. Du kan givetvis också testa systemet gratis!
