5 tips för en lyckad tidsplanering i dina projekt

Tidsplanering projekt

För att ett projekt ska bli färdigt vid rätt tillfälle är det viktigt att det finns en tidsplan på plats. Men vad bör en tidsplan innehålla? Här delar vi med oss av fem tips som hjälper dig att lyckas med tidsplaneringen i dina kommande projekt!

 

Vad menas med tidsplanering?

Tidsplanering är en process som är vanligt förekommande inom projektarbeten. Målet med processen är att slutföra projekt vid rätt tillfälle. I grund och botten handlar det om att start- och slutdatum ska stämma överens med den faktiska tid som arbetsuppgifterna tar att genomföra.

 

Så gör du en tidsplan för dina projekt

Här hittar du en handfull tips som hjälper dig att lyckas med tidsplaneringen i dina kommande projekt:

 

1. Gör en lista över projektets faser och uppgifter

Det allra första du bör göra är att skapa en lista över projektets olika faser och arbetsuppgifter – med utgångspunkt i det övergripande målet. Den slutgiltiga listan brukar kallas för Work Breakdown Structure (WBS).

Exempel

Låt säga att målet med ditt projekt är att bygga ett hus. För att uppnå detta mål behöver du dela in arbetet i olika faser:

  • Markarbete
  • Grundläggningsarbete
  • Stomresning
  • Invändiga arbeten

Dessa faser innehåller i sin tur flera arbetsuppgifter:

  • Markarbete – Sprängning, bortforsling av schaktmassor och grovplanering
  • Grundläggningsarbete – Pålning och gjutning av markplatta
  • Stomresning – Montering av stommar samt fasad, panel, tak, fönster och dörrar
  • Invändiga arbeten – Snickeriarbeten, VVS och el, kök, badrum, målning

 

2. Definiera tidsplanen

När du har listat faser och uppgifter är det dags att börja definiera tidsplanen. Här är det fördelaktigt om du arbetar metodiskt genom att först göra tidsestimat på respektive uppgift och fas. Genom att slå ihop tidsestimaten för respektive fas får du sedan ett estimat för hela ditt projekt.

I samband med att du ska definiera tidsplanen kan det vara nödvändigt att inkludera projektarbetarna för att göra mer pricksäkra tidsestimat. Detta är viktigt för att den slutgiltiga planen ska vara realistisk.

Exempel

För enkelhetens skull fortsätter vi med samma exempel som tidigare:

Fas 1 – Markarbete

  • Sprängning – Estimerad tidsåtgång: 14 arbetsdagar
  • Bortforsling av schaktmassor – Estimerad tidsåtgång: 7 arbetsdagar
  • Grovplanering – Estimerad tidsåtgång: 21 arbetsdagar

Estimerad tidsåtgång för markarbete: 42 arbetsdagar

Fas 2 – Grundläggningsarbete

  • Pålning – Estimerad tidsåtgång: 5 arbetsdagar
  • Gjutning av markplatta – Estimerad tidsåtgång: 10 arbetsdagar

Estimerad tidsåtgång för grundläggningsarbete: 15 arbetsdagar

Fas 3 – Stomresning

  • Montering av stommar – Estimerad tidsåtgång: 10 arbetsdagar
  • Montering av yttertak – Estimerad tidsåtgång: 7 arbetsdagar
  • Montering av panel – Estimerad tidsåtgång: 9 arbetsdagar
  • Montering av fönster – Estimerad tidsåtgång: 8 arbetsdagar
  • Montering av dörrar – Estimerad tidsåtgång: 1 arbetsdag

Estimerad tidsåtgång för stomresning: 35 arbetsdagar

Fas 4 – Invändiga arbeten

  • Snickeriarbeten – Estimerad tidsåtgång: 25 arbetsdagar
  • VVS och el – Estimerad tidsåtgång. 14 arbetsdagar
  • Kök – Estimerad tidsåtgång: 20 arbetsdagar
  • Badrum – Estimerad tidsåtgång: 20 arbetsdagar
  • Målning – Estimerad tidsåtgång: 14 arbetsdagar

Estimerad tidsåtgång för invändiga arbeten: 93 arbetsdagar

Summering

  • Fas 1 – 42 arbetsdagar
  • Fas 2 – 15 arbetsdagar
  • Fas 3 – 35 arbetsdagar
  • Fas 4 – 93 arbetsdagar

Estimerad tidsåtgång för hela projektet: 185 arbetsdagar

 

3. Kommunicera planen åt alla inblandade

Nästa steg är att kommunicera tidsplanen åt alla som är inblandade. Detta innefattar exempelvis projektarbetare och beställare, men även andra eventuella intressenter såsom investerare.

Dela gärna tidsplanen digitalt, antingen via mejl, Google Drive eller någon annan liknande plattform, så att de inblandade alltid har tillgång till den.

Informera medarbetare om tidsplan

 

4. Granska tidsplanen löpande

Trots att man är noggrann med tidsplaneringen kan det uppstå oförutsedda händelser som leder till förseningar. Likaså kan det vara så att ett moment tar kortare tid än beräknat. Det gäller därför att du löpande granskar tidsplanen och kontrollerar hur faserna och uppgifterna ligger till i förhållande till estimaten.

> Tips för en lyckad riskhantering i dina projekt

 

5. Uppdatera planen vid behov

Om du upptäcker att någon eller några av uppgifterna drar ut på tiden eller går snabbare än planerat, kan du behöva justera tidsplanen så att den stämmer överens med det faktiska utfallet. Kom ihåg att alltid kommunicera eventuella ändringar till alla inblandade!

 

Positiva följdeffekter med en tidsplan

Genom att göra en tydlig tidsplan kan du:

  • Få en god överblick över de moment som ska göras
  • Säkerställa att alla moment blir färdigställda, vid rätt tillfälle
  • Se till att samtliga inblandade vet vad som ska göras när
  • Hantera eventuella förseningar på ett bättre sätt
  • Dra nyttiga lärdomar inför kommande projekt

 

Förbättra projektarbetet med Blikk

Med Blikks projektverktyg får du full kontroll över företagets projekt. Du kan enkelt sätta upp projekt och skapa överskådliga tavlor, listor och uppgifter som gör det enkelt att föra projektet framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.

Projektekonomi-funktionen gör det dessutom möjligt att jobba med budgetering. Efter utfört arbete kan du följa upp utfallet och göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.

Upptäck fördelarna med Blikk!

Relaterade artiklar

Projektmetoder

BLOGG

Så blir du bättre på att prioritera dina arbetsuppgifter

Här delar vi med oss av en handfull tips som hjälper dig att prioritera rätt, så att du minskar stressen och får mer gjort!

resursplanering

BLOGG

Så lyckas du med konsten att leda framgångsrika projekt

Att planera och genomföra framgångsrika projekt kan vara lättare sagt än gjort. Här är tipsen som hjälper dig att lyckas med detta!

Jobba med projektplanering

BLOGG

Så lyckas du med uppföljningen av dina projekt

Här berättar vi mer om varför projektuppföljningen är viktig samt hur du går tillväga för att lyckas med detta moment.

Några av våra supernöjda Blikk-kunder

JDG revision
Rockstore Engineering
Elite Accounting
Mero Rekrytering