Genom att analysera dina projekt kan du få viktiga insikter som hjälper dig att ta bättre beslut och uppnå det övergripande målet i såväl kommande som pågående projekt. Här berättar vi mer om hur du kan genomföra en lyckad projektanalys!
Sammanfattning: Så genomför ni en effektiv projektanalys
-
Utvärdera ekonomiskt resultat: Genom att jämföra faktiskt utfall mot budget får ni svart på vitt om projektet var lönsamt. Analysera täckningsbidrag och debiteringsgrad för att identifiera vilka typer av uppdrag som är mest lönsamma för företaget.
-
Analysera tid och resurser: Använd Blikks analys- och rapportverktyg för att granska hur tiden har fördelats mellan olika aktiviteter. Detta hjälper er att upptäcka tidstjuvar och ger ett mer precist underlag för framtida tidsestimat och resursplanering.
-
Identifiera förbättringsområden: Genomför en kvalitativ analys av projektets genomförande. Vad fungerade bra och vilka flaskhalsar uppstod? Att systematiskt dokumentera lärdomar är nyckeln till att ständigt utveckla era arbetssätt.
-
Använd datadrivna insikter: Genom att samla all projektdata i ett system som Blikk får ni automatiska rapporter som gör det enkelt att visualisera trender över tid, istället för att förlita er på magkänsla vid framtida kalkyleringar.
Vad är en projektanalys?
En projektanalys handlar i korta drag om att få en samlad bild av ett kommande eller pågående projekt och därigenom kunna ta mer välgrundade beslut som säkerställer att det genomförs enligt uppsatt budget och tidsplan.
Innan ett projekt påbörjas kan det analyseras för att ge dig en god överblick av förutsättningarna och riskerna samt definiera en plan framåt. Projekt som redan har påbörjats kan analyseras för att ge dig en aktuell lägesbild samt insikter kring vilka åtgärder och beslut som behöver tas för att uppnå önskat resultat.
Läs mer: Så lyckas du med konsten att leda framgångsrika projekt
Projektanalys i olika faser
Beroende på om du vill analysera kommande, pågående eller avslutade projekt kan du behöva komma underfund med olika frågeställningar:
1. Förstudie: Frågor som hjälper dig att analysera kommande projekt
Innan ett nytt projekt påbörjas bör syfte och mål definieras, en analys av genomförbarheten göras och risker tydliggöras. Här är exempel på frågor du kan ställa:
- Varför genomförs projektet?
- Vad är målet med projektet och hur mäts utfallet?
- Vad är budgeten?
- Vad kommer att levereras?
- När ska projektet slutföras?
- Vilka risker finns det med projektet och hur ska dessa hanteras?
- Vilka resurser krävs?
- Vilka projektmetoder ska användas?
Genom att analysera och besvara ovanstående frågor har du även fått grundläggande material till projektplanen. En viktig pusselbit för framgångsrika projekt. Läs gärna vår artikel där vi berättar mer om vad en projektplan är och hur du skapar en sådan för dina kommande projekt, samt hur du kan identifiera risker i projekt.
2. Löpande analys: Frågor som hjälper dig att analysera pågående projekt
Under projektets gång bör du analysera nuläget i realtid för att säkerställa att ni är i fas i förhållande till den ursprungliga planen. Exempel på frågeställningar i denna fas kan vara:
- Hur ligger vi till i förhållande till budgeten?
- Hur ligger vi till i förhållande till tidsplanen?
- Hur ligger vi till i förhållande till det övergripande målet och leveransen?
- Har de potentiella riskerna inträffat? Om ja, vilken effekt har de fått på projektet?
- Är de befintliga resurserna tillräckliga?
- Har det dykt upp några andra oförutsedda händelser som påverkar projektet?
Den löpande analysen kan leda till en rad konkreta åtgärder. Om du till exempel upptäcker att projektet inte fortskrider enligt tidsplanen, men underskrider budgeten, kan det vara ett alternativ att ta in extra resurser. Skulle det vara så att projektet ligger i fas, men överskrider budgeten, kan det istället vara ett alternativ att omfördela resurserna eller göra andra effektiviseringar. Vilka beslut och åtgärder du behöver ta beror helt enkelt på projektets nuvarande situation.
3. Utvärdering: Frågor som hjälper dig att analysera avslutade projekt
När projektet är avslutat bör du analysera hur projektet gått totalt sett. Här kan exempelvis ställa dig följande frågor:
-
Uppnådde vi målet och önskat resultat?
-
Höll vi oss till tidsplanen?
-
Höll vi oss inom budgeten?
Slututvärderingen av projektet ger dig värdefulla insikter om vad som gick enligt plan och vart ni stötte på problem. Var budgeten och tidsestimeringen realistisk för denna typ av projekt? Räckte den ursprungliga mängden resurser, eller var ni tvungna att skjuta till? Du har med andra ord fått ett underlag som hjälper dig att slutföra framtida projektet med bättre resultat.
Tips! Projektuppföljning: Så lyckas du med uppföljningen av projekt
Underlätta projektarbetet med Blikk
Genom att ta för vana att alltid analysera dina projekt utefter dessa tre faser kommer du bli en allt mer träffsäker projektledare. Du kommer att vara bättre på att bedöma ett projekts genomförbarhet och löpande prestation, samt kunna göra utvärderingar som hjälper dig bli bättre i kommande projekt. I all projektanalys finns Blikks affärssystem för tid och projekt som stöd.
Med vårt projektplaneringsverktyg får du full kontroll över företagets projekt. Du kan enkelt skapa överskådliga tavlor, checklistor och uppgifter som gör det enkelt att föra projekten framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.
Projektekonomi-funktionen gör det dessutom möjligt att jobba med budgetering samt följa upp utfallet genom att göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.
Boka en demo eller testa Blikk gratis redan idag!
