Projektledning handlar inte bara om att planera och organisera, det handlar också om att identifiera och hantera potentiella, mer eller mindre allvarliga risker och oönskade händelser. I denna guide berättar vi bland annat om hur du genomför en grundlig riskanalys och riskbedömning, hur du använder den när du väl tagit fram den samt ger exempel på olika metoder som kan användas.
Vad menas med en riskanalys?
En riskanalys är en systematisk process vars syfte är att dels identifiera de risker som finns och bedöma risker utifrån deras sannolikhet och potentiella konsekvenser. På så sätt har du möjlighet att utveckla en plan för hur en högprioriterade, allvarliga risker ska hanteras och därigenom minska den totala risknivån. Man skulle kunna likna det med att förbereda sig för det värsta, men hoppas på det bästa!
Exempel på risker man vill undvika i ett projekt kan till exempel vara:
-
Risker för liv och hälsa
-
Risker för den allmänna arbetsmiljön
-
Risker för verksamheten och organisationen
Varför bör man ta fram en riskanalys?
Det finns flera anledningar till att du bör inkludera riskanalyser i dina projekt:
Riskanalysen berättar hur projektet ska genomföras på ett säkert sätt
Genom att identifiera de potentiella riskerna och utforma en plan för hur de ska hanteras, får du som projektledare ett gediget och viktigt underlag som hjälper dig att ta mer informerade och välgrundade beslut samt genomföra dina projekt på ett bra och säkert sätt.
Riskanalysen behöver finnas i projektplanen
Riskanalysen bör inkluderas i den övergripande projektplanen. När riskanalysen blir en stående del i dina projekt blir ännu mer realistisk och användbar.
Läs mer om att göra en projektplan
Bättre samarbete
Genom att inkludera alla teammedlemmar i analysarbetet och även kommunicera den färdiga handlingsplanen, kan du stärka samarbetet och minska risken för missförstånd.
Effektivare riskhantering
Med en gedigen analys kan du förebygga att de identifierade riskerna ska uppstå, men även åtgärda dem på ett systematiskt sätt om de skulle inträffa, vilket minimerar såväl de ekonomiska som tidsmässiga förlusterna.
Hur gör man en riskanalys?
Riskanalysarbetet kan delas in i fem steg:
- Identifiera potentiella risker
- Bedöm risknivåerna
- Värdera och prioritera riskerna
- Utveckla en plan för att hantera högprioriterade risker
- Implementera och kontrollera åtgärderna
Det finns flera matriser och metoder som kan användas för att identifiera de potentiella riskerna, däribland:
SWOT-analys
SWOT är en enkel men effektfull metod som kan användas för att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot i dina projekt.
Samla alla projektmedlemmar för att fundera och diskutera ett område åt gången. Tänk på att ta hänsyn till både interna och externa faktorer som kan påverka projektet. Det kan exempelvis handla om:
- Teamets kompetens
- Tillgång till resurser och teknisk utrustning
- Tidsplan
- Budget
- Marknadstrender
- Konkurrenter
- Regleringar
Placera sedan faktorerna i en SWOT-matris där projektets styrkor och svagheter är placerade i övre delen av matrisen och projektets möjligheter och hot i nedre delen:
Analysera därefter matrisen för att identifiera de åtgärder som behövs för att hantera projektets svagheter och hot, samt utnyttja dess styrkor och möjligheter.
Riskmatris
Du kan även använda dig av en riskmatris, eller sannolikhets-motsvarande-matris som den ibland kallas, för att bedöma risknivåerna i dina projekt.
Matrisen består av två dimensioner: sannolikhet och konsekvens, där sannolikheten för att en risk inträffar bedöms på den ena axeln och konsekvensen av risken bedöms på den andra axeln. Risknivån bestäms genom att korsa de två dimensionerna och resulterar i en matris med fyra kvadranter, där högre risker ligger i de övre högra kvadraterna:
Fler metoder
Andra metoder som kan användas i riskanalysarbetet inkluderar:
- FEMMEA
- HAZOP
- Bowtie-analys
- Delphi-metoden
Underlätta arbetet med Blikk
Med Blikks projektplaneringsverktyg får du full koll på företagets projekt. I vårt system kan du enkelt skapa överskådliga tavlor, checklistor och uppgifter som gör det enkelt att föra projekten framåt, reagera på förändringar i tid, samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. Efter avslutat arbete finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering av din verksamhet.
Ekonomi-funktionen gör det dessutom möjligt att jobba med budgetering samt följa upp utfallet genom att göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.
