Undersökningar visar att majoriteten av de projekt som påbörjas misslyckas. För att undvika detta krävs det bland annat att du har en tydlig plan för hur de olika momenten ska utföras. Här delar vi med oss av enkla tips som hjälper dig att planera dina projekt smartare och uppnå dina mål!
Sammanfattning: Från att planera till att genomföra projektet i 5 steg
-
Sätt tydliga mål och ramar: Det är ytterst viktigt att syfte, tidsplan och budget för projektet ska definieras från start. En tydlig struktur och mall för detta kommer garanterat att minska risken för missförstånd längs vägen.
-
Bryt ner projektet i hanterbara delar: Dela upp det stora projektet i mindre aktiviteter och milstolpar. Genom att visualisera flödet i en projekttavla blir det enkelt för alla i ditt team att se vad som ska göras och när.
-
Samla allt i ett system: Undvik utspridda mejl och dokument. Genom att samla planering, kommunikation och tidrapportering i ett och samma projektplaneringsverktyg (som Blikk) skapar ni en samlad källa för sanning för hela teamet.
-
Följ upp framdriften löpande: Använd Blikks digitala analys- och rapportverktyg för att få en realtidsöverblick över nedlagd tid och status på uppgifter. Det gör det möjligt att agera snabbt om projektet börjar avvika från planen.
-
Välj rätt verktyg för er nivå: Enkel projektplanering handlar om att inte krångla till det. Välj ett system som Blikk, som är intuitivt att använda och samtidigt ger er kraften att växa i takt med att era projekt blir mer komplexa.
Många projekt misslyckas
Statistiken talar sitt tydliga språk – majoriteten av de projekt som företag påbörjar misslyckas. De flesta undersökningar som genomförts inom ämnet visar att 50–80 procent av projekten inte levereras i tid, inom budget och med målen realiserade.
I en av undersökningarna, som genomförts av PMI Sverige och KPMG, framgår det exempelvis att åtta av tio projekt misslyckas. Endast 15 procent av de tillfrågade projektledarna uppgav att de är framgångsrika i sin projekthantering.
Enligt siffror från Gallup är det enbart 2,5 procent av alla företag som framgångsrikt implementerar sina projekt till 100 procent. Andra undersökningar pekar på samma tendenser. Problematiken är dessutom densamma för organisationer över hela världen.
Läs mer: Nackdelar med projekt- och resursplanering i Excel
Tips: 5 olika sätt som ökar chansen för bra resultat
Att planera projekt kan vara komplext. Det finns däremot några enkla saker du kan göra för att förbättra planeringen och säkerställa att dina projekt levereras i tid, inom budget och med målen uppfyllda:
1. Ta fram en projektplan
En bra projektplan lägger grunden för ett lyckat projekt. Planen fungerar likt en karta som leder dig från start till mål och bör bland annat beröra aspekters såsom syfte, målsättning, budget, resurser, tidsplan och utförande.
Att göra en detaljerad projektplan kan vara både tids- och energikrävande, vilket gör att en del upplever detta moment som onödigt – man vill hellre kasta sig in och börja jobba direkt. Om du känner likadant inför projektplanen bör du åtminstone göra en förenklad plan. I slutändan är en enkel projektplan bättre än en obefintlig!
Läs mer om hur du gör en projektplan.
2. Visualisera de olika momenten
Genom att visualisera projektets delmoment, antingen på en fysisk tavla med postit-lappar eller en digital uppgiftstavla, kan alla inblandade se vad som behöver göras och fokusera på rätt saker.
För att lyckas med visualiseringen kan du med fördel använda dig av Blikks digitala uppgiftstavlor som enkelt kan anpassas med egna kolumner och uppgiftskort. På så sätt får du en fullständig överblick av egna, delegerade, avslutade och försenade uppgifter. Alla samlade på ett och samma ställe.
Arbetar du i flera parallella projekt kan det finnas uppgifter som är kopplade till många olika uppgiftstavlor. För att få en tydlig överblick av dessa navigerar du till Mina uppgifter.
Du kan även använda vår mobilapp för att få en tydlig överblick av dina uppgifter och status på dessa.
Läs mer: Från kaos till ordning med en aktivitetsplan
3. Delegera uppgifter till rätt medarbetare
Tack vare Blikks uppgiftstavlor blir det också enklare än någonsin att samarbeta med dina teammedlemmar och delegera uppgifter till den eller de som har rätt kompetens och ledig tid. På varje uppgiftskort finns nämligen möjligheten att lägga till medlemmar, som blir aviserade om att de lagts till på en ny uppgift.
Läs mer: Nycklar till bra samarbete på jobbet
4. Lägg till slutdatum och tidsestimat
På uppgiftskorten kan du också lägga till slutdatum och tidsestimat. Genom att göra detta vet samtliga inbladade vad som ska prioriteras. För dig som projektledare blir det dessutom enklare att hålla koll på eventuella flaskhalsar som riskerar att leda till förseningar.
5. Stäm av budget och tidsåtgång löpande
I Blikk har du möjlighet att realtidsfölja det ekonomiska utfallet i förhållande till budget samt den faktiska tidsåtgången i förhållande till tidskalkylen. Genom att kontinuerligt stämma av dessa nyckeltal har du chans att tidigt upptäcka och hantera eventuella avvikelser.
Läs mer: Så gör du en lyckad projektanalys
Förbättra projektarbetet med Blikk
Med Blikk får du full kontroll över företagets projekt. Du kan enkelt skapa överskådliga tavlor, listor och uppgifter som gör det enkelt att föra projektet framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.
