Så lyckas du med konsten att leda framgångsrika projekt

Leda projekt

Att planera och genomföra ett projekt inom uppsatt budget och tidsplan, för att sedan följa upp och utvärdera resultatet, kan många gånger vara lättare sagt än gjort. Här delar vi med oss av några värdefulla tips som hjälper dig att leda projekt – från start till mål!

 

Men först, vad är ett projekt?

Det finns flera faktorer som karaktäriserar ett projekt. För det första är ett projekt alltid tillfälligt, med en bestämd start- och sluttid. Det ska även finnas ett fördefinierat mål eller resultat som ska uppnås under tidsperioden. Målet kan vara såväl internt som externt och innefatta i princip vad som helst.

Ett projekt kan exempelvis vara att:

  • Rekrytera ny personal
  • Implementera ett nytt affärssystem
  • Utveckla en ny produkt eller tjänst
  • Bygga ett hus eller en anläggning
  • Svara på en anbudsförfrågan

Oavsett vad projektet innefattar så ska det alltid ha en egen budget, egna aktiviteter samt dedikerad personal. Det ska även finnas en projektledare som bär det yttersta ansvaret för att planera, organisera och realisera de moment som krävs för att uppnå det fördefinierade målet.

 

Tips för att lyckas med projektledningen

Här har vi samlat sju tips som hjälper dig att ta dina projekt från start till mål på ett framgångsrikt sätt:

 

1. Gör en projektplan

Bakom alla framgångsrika projekt finns det en tydlig projektplan. Det första du bör göra är således att sammanställa en plan innehållandes all information som är viktig för att lyckas med det kommande uppdraget:

  • När ska projektet starta och sluta?
  • Vad det är som ska uppnås (mål eller resultat)?
  • Hur ska projektgruppen arbeta för att nå målet?
  • Vilka förväntningar finns?

> Projektplan – nyckeln till framgång

 

2. Gör en tidsplan

En av de viktigaste aspekterna inom projektarbeten är att färdigställa projekten vid rätt tillfälle. För att lyckas med detta kan du med fördel definiera en tidsplan. Planen, som innehåller projektets olika faser och uppgifter, bör även kommuniceras till alla inblandade samt granskas löpande.

 

3. Välj en passande projektmetod

När du ska leda ett projekt finns det flera olika metoder som du kan använda dig av. Några av de mest kända metoderna inkluderar Kanban, Scrum och Lean. Vilken metodik du väljer att arbeta med beror bland annat på dina personliga preferenser och vad du vill uppnå!

För att fördjupa dig inom detta ämne rekommenderar vi dig att läsa vår artikel om projektmetoder, där du får lära dig mer om vad de olika metoderna innebär och när de är bäst lämpade att använda.

> Uppnå dina mål med enkel projektplanering

 

4. Sätt ihop ett team och briefa dina medarbetare

När du har färdigställt projekt- och tidsplanen samt valt en lämplig metod, är det dags att sätta ihop ett team. Här är det viktigt att inkludera personer med olika kompetenser, som kompletterar varandra väl och bidrar till att projektmålet uppnås inom tidsplan och budget.

För att ge alla inblandade bästa tänkbara förutsättningar att lyckas med sina uppgifter, är det fördelaktigt om du samlar gruppen och redogör för vad ni vill uppnå som grupp och vad som förväntas av varje individ. Det bidrar till att öka engagemanget samtidigt som risken för misstag minskar!

 

5. Skapa tydliga rutiner

Chansen att lyckas med projektet ökar avsevärt om du har tydliga rutiner och arbetssätt på plats. Ett bra projekthanteringssystem kan exempelvis hjälpa dig att hålla koll på tid, uppgifter, resursplaneringen och ekonomin.

När alla projektmedlemmar arbetar i ett molnbaserat system samlas all information på ett och samma ställe, vilket gör det möjligt att följa hur projektet går i realtid. Något som i sin tur underlättar såväl administration som planering och kommunikation.

> Trött på krånglig projekthantering? Här är tekniken som ger dig stenkoll på projekten

 

6. Arbeta med kvalitetssäkring

Kvalitetssäkring handlar om att systematiskt dokumentera och utvärdera de olika momenten i projektet. Genom att göra detta kan du bland annat undvika vanliga fallgropar och öka kvalitén i leveransen. Spana in våra bästa tips för att lyckas med kvalitetssäkringen i projekt!

 

7. Utvärdera resultatet

Sist men inte minst är det dags sammanställa en slutrapport där sammanfattar och utvärderar alla viktiga händelser från projektet, bra som dåliga. Genom att göra detta kan du dra många nyttiga lärdomar inför framtida arbeten.

> Så lyckas du med uppföljningen av dina projekt

 

Blikk underlättar ditt projektarbete

Med Blikks verktyg får du full kontroll över företagets projekt. Du kan enkelt sätta upp projekt och skapa överskådliga tavlor, listor och uppgifter som gör det enkelt att föra projektet framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.

Projektekonomi-funktionen gör det dessutom möjligt att jobba med budget dina projekt. Efter utfört arbete kan du följa upp utfallet och göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.

Upptäck fördelarna med Blikk!

Våra kunder har ordet

”Blikk är lätt att använda! Vi har en hel del medarbetare med begränsad teknikvana, men även för dem går det bra att tidrapportera via Blikks mobilapp.”

– Henrik Haltorp, InduMate Karlstad, användare av Blikk Pro

”Efter implementeringen av Blikk har vi kunnat minska ner på antalet program, vilket har lett till stora tid- och kostnadsbesparingar.”

– Helena Wackt, Diem Ekonomibyrå, användare av Blikk Byrå

"Att kunna arbeta i ett sömlöst flöde med offerter, tidrapportering och ekonomisk uppföljning underlättar verkligen för oss."

– Christophe Mourou, Integration Design, användare av Blikk Pro

”Med Blikk sparar vi massor av värdefull tid. Vårt förra affärssystem var alldeles för tungarbetat och tidskrävande.”

– Maria Mogensen, Rockstore Engineering, användare av Blikk Business

”Tack vare Blikks partnerportal kan vi dela dokument och viktiga handlingar med våra kunder på ett snabbt och smidigt sätt!”

– Nicklas Paulsson, Qrev, användare av Blikk Byrå

Relaterade artiklar

Jobba med projektplanering

BLOGG

Tips för lyckad projektledning på hybridkontoret

Att leda projekt på hybridkontoret kan vara utmanande. Vi listar de vanligaste missarna – och tips på hur du åtgärdar dem!

Projektmetoder

BLOGG

Så blir du bättre på att prioritera dina arbetsuppgifter

Här är tips som hjälper dig att prioritera rätt i arbetslivet, så att du minskar stressen och får mer gjort!

Projektplanering

BLOGG

Tips för en lyckad riskhantering i dina projekt

Alla projekt innehåller risker. Genom att identifiera dessa i ett tidigt skede har du möjlighet att hantera dem på ett bättre sätt.