Så lyckas du med uppföljningen av dina projekt

Uppföljning projekt

Arbetar man med många projekt samtidigt är det lätt hänt att man tappar kontrollen och glömmer bort en av de viktigaste faserna – att följa upp och utvärdera sina projekt. Här tänkte vi därför berätta mer om varför projektuppföljningen är så pass viktig, samt dela med oss av tips som hjälper dig att lyckas med detta moment.

Därför är det viktigt att följa upp och utvärdera sina projekt

Det finns många goda anledningar till att du bör följa upp och utvärdera dina projekt, oavsett vilken bransch du är verksam inom. Nedanför har vi samlat några av de främsta fördelarna med projektuppföljning:

  • Det gör att du kan kontrollera om målen uppnåddes
  • Det gör att du kan kontrollera om budgeten höll
  • Det gör att du kan kontrollera om tidsplanen höll
  • Det gör att du kan dra nyttiga lärdomar för kommande projekt
  • Det säkerställer att alla inblandade får tillgång till rätt information

Så lyckas du med projektuppföljningen

För att kunna följa upp och utvärdera dina projekt gäller det att du reder ut följande frågor:

  • Uppnådde vi projektmålet?
  • Hölls tidsplanen?
  • Höll vi oss inom budgeten?

Uppnådde vi projektmålet?

Innan ett projekt drar i gång ska det finnas ett konkret mål. Vad är det som ska ha uppnåtts när projektet är slutfört?

För att kontrollera huruvida det uppsatta projektmålet uppnåtts måste man följa upp och utvärdera huruvida resultatet stämmer överens med det som skrivits ner i projektplanen.

> 5 tips på vägen till ett framgångsrikt projekt

Hölls tidsplanen?

Bara för att man uppnått målet behöver det däremot inte betyda att projektet varit lyckat. Det kan nämligen vara så att projektet tagit längre tid än planerat, vilket oftast leder till missnöjda kunder och ökade kostnader. I vissa branscher kan det dessutom leda till viten. Det gäller därför att du följer upp den faktiska tidsåtgången!

Noterar du avvikelser i tidsplanen gäller det att titta närmare på vilka moment som har tagit längre tid än planerat och varför.

Höll vi oss inom budgeten?

Förutom ett tydligt mål har alla projekt en budget att förhålla sig till. Håller man inte denna riskerar företagets ekonomi att påverkas på ett negativt sätt. Det är därför av största vikt att du följer upp och utvärderar om projektet höll sig inom den uppsatta budgeten.

Noterar du att projektet har överskridit budget är det viktigt att du går till botten med varför det har gjort det. Något som kräver att man tittar närmare på de olika momenten i projektet. Vilka moment är det som har bidragit till antingen minskade intäkter eller ökade kostnader?

> Slipp stressen vid arbetsstoppar – med hjälp av digital resursplanering.

Fler tips för en lyckad projektuppföljning

Förutom att följa upp projektmål, budget och tidsåtgång kan det även vara fördelaktigt att:

  • Sammanställa en projektrapport – När ett projekt är avslutat bör man alltid sammanställa projektrapporter som sammanfattar all viktig historik. Här kan det vara fördelaktigt att ta fram olika rapporter beroende på vem som ska ta del av dem. Rapporterna kan även användas som ett beslutsunderlag för framtida projektplanering.
  • Reflektera över lärdomar och erfarenheter – Det finns alltid saker att lära sig av genomförda projekt. Ett tips är därför att samla de som varit involverade i projektet och reflektera över vad det är som fungerat bra respektive dåligt, samt anledningarna till detta.

Underlätta projektuppföljningen med Blikk

Med Blikks projektverktyg får du full kontroll över företagets projekt. Du kan enkelt sätta upp projekt och skapa överskådliga projekttavlor, listor och uppgifter som gör det enkelt att föra projektet framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns möjligheten att skapa projektrapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig projektutvärdering.

Vår projektekonomi-funktion gör det dessutom möjligt att samla artikeltyper för intäkter och kostnader – t.ex. fast pris och arbetad tid eller leverantörsfakturor och kvitton – till egna kalkylposter. Därefter kan du följa upp utfallet på respektive kalkylpost samt göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.

Upptäck fördelarna med Blikk!

Relaterade artiklar

Projektplanering

BLOGG

Så ger du ditt nästa projekt en perfekt start

Det finns olika metoder för att lyckas med projektledningen, men planeringen innan ser ofta likadan ut.

Projektmetoder

BLOGG

Projektmetoder som ger resultat – vilken väljer du?

Vi listar sju olika typer av projektmetoder och reder ut för dess fördelar. Vilken metod passar bäst för just dig och ditt företag?

Jobba med projektplanering

BLOGG

Projektledning för hybridkontoret – så undviker du missarna

Att leda projekt på distans kan vara utmanande. Vi berättar hur du undviker de vanligaste missarna!

Guider & FAQ

maria-mogensen

CASE

Rockstore Engineering – Med Blikk sparar vi massor av tid

”Vi vinner mycket på att kunna använda de allra senaste digitala lösningarna för vår tidrapportering, fakturering och projekthantering.”

GUIDE

Läs vår guide till smidig tidrapportering i Blikk

Den tid ni investerar i att få en väl fungerande rutin för tidrapportering kommer ni väldigt snart att kunna räkna hem…

Webbinarier

WEBBINARIE

Minska administrationen och effektivisera verksamheten

Missa inte vårt kostnadsfria webbinarie där du bl.a. får veta mer om hur ditt företag kan förbättra sin projekthantering.