Tidrapportering digitalt eller i Excel - vad passar ditt företag bäst?

Digital tidrapportering eller manuellt i Excel – vilka för- och nackdelar finns det? Här är din guide.

Tidrapporteringen är ett viktigt verktyg för många företag. Den ger koll på er lönsamhet och vad ni gör av era timmar, men kan också ge nöjdare och mer kreativa medarbetare. Som chef kan du använda resultaten för att se över resursplaneringen så att varje medarbetare lägger sin tid på rätt saker – något som både individerna och hela företaget mår bra av.

Från traditionell stämpelklocka till app

Mycket har hänt sedan den traditionella stämpelklockans tid. Idag tidrapporterar allt fler direkt i en app i mobilen – i ett tidrapporteringssystem som sömlöst ”pratar” med allt från företagets ekonomi- och lönesystem till projektplaneringen. Men många företag fortsätter att rapportera manuellt i Excel. Ett steg i rätt riktning, men finns det mer att vinna på att bli ännu mer digital? Låt oss ta en titt på för- och nackdelarna.

5 fördelar med tidrapportering i Excel

Microsoft Excel är ett program för kalkyl- och enklare datahanteringsuppgifter som nog alla kontorsarbetande svenskar har en relation till. Första versionen släpptes redan 1985.

Många är vana vid Excel och kan enkelt komma igång.
Beprövat verktyg med många färdiga mallar och gammal erfarenhet av vad som funkar.
Många system kan kopplas till och integreras med Excel.
Långsiktigt. Den etablerade aktören bakom (Microsoft), och programmets långa livslängd, borgar för att Excel kommer att vara ett alternativ som inte riskerar att försvinna hux flux.
Ingår som en del i Office-paketet

5 nackdelar med manuell tidrapportering

Färre timmar registreras. Att slå på datorn, öppna Excel och knappa in sin tid kräver tid och fokus. Undersökningar visar att de flesta registrerar sin tid i slutet av dagen, eller månaden, i Excel och inte direkt efter utförda jobb. Det försämrar precisionen och i snitt registrerar medarbetarna mindre tid. När det handlar om fakturerbara timmar förlorar företaget inkomster.
Krångligt och tidsödande. Jämfört med ett digitalt system ingår fler moment för att fylla i sin tid. Sedan ska den ekonomiansvariga öppna alla tidrapporter för att kontrollera att de är ifyllda, påminna försenade medarbetare och se till att chefen attesterar. Processen att öppna kalkylblad och flikar kan pågå i många omgångar innan allt är klart.
Negativt för faktureringen. Faktureringen riskerar att försenas på grund av ej ifyllda tidrapporter. Att sammanställa tidrapporter till fakturor är komplicerat och tar mycket tid i anspråk. Du måste jaga in tidssedlar, kvitton och rätt underlag inför faktureringen. Även underlagen till lönerna mejlas till löneadministratören som sedan har flera moment att lösa.
Risk för fel. När siffror måste flyttas manuellt mellan ark, samtidigt som de inte kan kontrolleras i realtid, finns stora risker för fel.
Svårt att följa upp och analysera. Excel är skapat för räkenskaper och analyser men är inte ett dynamiskt verktyg där du kan följa tidrapporteringen och ekonomin i realtid eller plocka ut färdiga rapporter. I ett digitalt system kan du dagligen ta del av till exempel nyckeltal, mätpunkter och sjukfrånvaro, något som hjälper dig att utveckla företaget.

Några nackdelar med digital tidrapportering

Osäkerheten om systemet finns kvar om några år. Samtidigt är molnbaserade tjänster uppdaterade, aktuella och användarvänliga.
Att lära sig det nya systemet kan ibland ta tid för användarna. Men man kan samtidigt spara mycket tid i det långa loppet. Ett tips är börja med det mest grundläggande för att sedan successivt utöka funktionaliteten. Det är också viktigt att ha en tydlig plan för implementering och lägga lite extra krut på att utbilda dem som dagligen ska tidrapportera.
Inte gratis. Men blir oftast lönsamt i längden eftersom en effektiv tidrapportering både kan spara tid och öka faktureringsgraden. Du kan också enkelt anpassa antalet licenser efter behov och har inga långa bindningstider.

5 fördelar med digital tidrapportering

Med ett digitalt tidrapporteringssystem samlar ni företagets data i molnet.

9 fördelar med ett molnbaserat affärssystem där du tidrapporterar var och när du vill

Enkelt och smidigt. All data ligger i molnet, och själva tidrapporteringen har skapats för att göra den så behaglig och snabb som möjligt med ett användarvänligt gränssnitt. Du kan rapportera när och var du önskar – vid datorn, eller via appar i surfplattan eller mobilen; på språng, på jobbet eller hemma. Risken minskar då också för att man skjuter på att tidrapportera.
Alltid rätt löneunderlag direkt. När den anställde rapporterar sin lön digitalt och tider kan attesteras löpande ökar också sannolikheten för att det blir rätt från början. Arbetet underlättas också för attestansvariga och för de som sköter löneadministrationen; de kan plocka ut ett komplett underlag och slipper onödig manuell hantering av tidssedlar med mera.
Snabbare och säkrare fakturering. Automatiskt har ni rätt antal timmar på rätt projekt eller arbetsorder när det blir dags att fakturera. Dessutom ligger eventuella utlägg i form av kvitton eller leverantörsfakturor på plats. Många tidrapporteringssystem kan också synkas med företagets ekonomisystem – bara att fakturera med några klick!
Minskar stressen med bättre resursplanering. Som arbetsledare kan du enkelt analysera de anställdas tidrapporter för att kartlägga arbetsbelastningen. Genom att hålla koll på hur lång tid olika arbetsmoment tar, samt interntid och debiterbara timmar, får du överblick och kan fördela arbetet optimalt och rättvist.
Ökar lönsamheten. I realtid kan ni följa nedlagda timmar, material och andra kostnader och se om budget- och tidplaner håller för projekt eller arbetsordrar. På så sätt kan ni ta tag i eventuella problem innan de uppstår. Genom att använda och analysera den historiska datan kan ni löpande effektivisera verksamheten och öka lönsamheten.