Tidrapport: Excel-mall eller riktig tidrapportering med rätt verktyg?

Ska du investera i proffsiga tidrapporter med avsett verktyg, eller ladda ner en gratis mall för tidrapportering i Excel? Vi går igenom vilka för- och nackdelar som finns mellan att registrera tid med hjälp av ett dedikerat verktyg och att göra det i en enkel tidrapport-mall i Excel.

Tidrapporteringen är en viktig process för många företag. Den ger koll på er lönsamhet och vad ni gör av era timmar, men kan också ge nöjdare och mer kreativa medarbetare. Som chef kan du använda resultaten för att se över resursplaneringen så att varje medarbetare lägger sin tid på rätt saker – något som både individerna och hela företaget mår bra av.

Från traditionell stämpelklocka till app

Mycket har hänt sedan den traditionella stämpelklockans tid. Idag tidrapporterar allt fler direkt i en tidrapporteringsapp – i ett system som sömlöst ”pratar” med allt från företagets ekonomi- och lönesystem till projektplaneringen. Men många företag fortsätter att rapportera manuellt i Excel. Ett steg i rätt riktning, men finns det mer att vinna på att bli ännu mer digital? Låt oss ta en titt på för- och nackdelarna nedan.

5 fördelar med tidrapport i Excel

Microsoft Excel är ett format för kalkyl- och enklare datahanteringsuppgifter som nog alla kontorsarbetande svenskar har en relation till. Första versionen släpptes redan 1985.

• Många är vana vid Excel och kan enkelt komma igång.
• Beprövat verktyg med många färdiga mallar och gammal erfarenhet av vad som funkar.
• Många system kan kopplas till och integreras med Excel.
• Långsiktigt. Den etablerade aktören bakom (Microsoft), och programmets långa livslängd, borgar för att Excel kommer att vara ett alternativ som inte riskerar att försvinna hux flux.
• Ingår som en del i Office-paketet och innehåller flertalet kostnadsfria mallar

5 nackdelar med att ladda ner och använda en gratis tidrapport-mall

• Färre timmar registreras när det inte sker direkt. Att slå på datorn, öppna Excel-mallen och knappa in sin tid kräver tid och fokus. Undersökningar visar att när man använder mallar för sina tidrapporter, som till exempel en Excel-mall, registrerar de flesta sin tid i efterhand; i slutet av dagen, veckan eller månaden - och inte direkt efter utförda jobb. Det säger sig självt att om man ska försöka minnas tillbaka en vecka eller månad i tiden så finns det risk att minnet sviker. Det behöver knappt nämnas att tidrapportering i excel riskerar att försämra korrektheten i tidrapporterna. Studier har också visat att medarbetarna registrerar i snitt mindre arbetstid när rapporten görs retroaktivt på detta sätt. Det må låta harmlöst, men när det handlar om att konsekvent tappa fakturerbara timmar och minuter förlorar företaget inkomster.
  
  
• Krångligt och tidsödande. Jämfört med ett digitalt tidrapporteringssystem leder det manuella arbetet med mallar till fler arbetsmoment för att fylla i sina tidrapporter. Sedan ska den ekonomiansvariga öppna alla tidrapporter för att kontrollera att de är ifyllda, jaga reda på försenade medarbetare, flytta över information för att skapa den totala sammanställningen och se till att chefen attesterar. Processen att öppna kalkylblad och flikar kan pågå i många omgångar innan allt är klart.
  
  
• Negativt för faktureringen. Faktureringen riskerar att försenas på grund av ej ifyllda tidrapporter. Att sammanställa tidrapporter till fakturor är komplicerat och tar mycket tid i anspråk. Du måste jaga in tidssedlar, kvitton och rätt fakturaunderlag. Även underlagen till lönerna mejlas till löneadministratören som sedan har flera moment att lösa.
  
  
• Risk för fel. När siffror måste flyttas manuellt mellan ark, samtidigt som de inte kan kontrolleras i realtid, finns stora risker för fel.
  
  
• Svårt att följa upp och analysera. Excel är skapat för räkenskaper och analyser men är inte ett dynamiskt verktyg där du kan följa tidrapporteringen och ekonomin i realtid eller plocka ut färdiga rapporter. I ett digitalt system kan du dagligen ta del av till exempel nyckeltal, mätpunkter och sjukfrånvaro, något som hjälper dig att utveckla företaget.

Några nackdelar med ett dedikerat system

• Osäkerheten om systemet finns kvar om några år. Samtidigt är molnbaserade tjänster uppdaterade, aktuella och användarvänliga.
  
  
• Att lära sig det nya systemet kan ibland ta tid för användarna. Men man kan samtidigt spara mycket tid i det långa loppet. Ett tips är börja med det mest grundläggande för att sedan successivt utöka funktionaliteten. Det är också viktigt att ha en tydlig plan för implementering och lägga lite extra krut på att utbilda dem som dagligen ska tidrapportera.
  
  
• Inte gratis. Men blir oftast mer ekonomiskt totalt sett eftersom modern tidrapportering genom ett dedikerat verktyg både kan spara tid och öka faktureringsgraden. Du kan också enkelt anpassa antalet licenser efter behov och har inga långa bindningstider.

5 fördelar med dedikerat system

Med ett digitalt tidrapporteringssystem samlar ni företagets data i molnet.

• Enkelt och smidigt. All data ligger i molnet, och själva tidrapporteringen har skapats för att göra den så behaglig och snabb som möjligt med ett användarvänligt gränssnitt. Du kan rapportera när och var du önskar – vid datorn, eller via appar i surfplattan eller mobilen; på språng, på jobbet eller hemma. Risken minskar då också för att man skjuter på att tidrapportera, vilket innebär att man får mer korrekt innehåll i sina rapporter.
  
  
• Alltid rätt löneunderlag direkt. När anställda rapporterar digitalt och tider attesteras löpande ökar också sannolikheten för att det blir rätt från början. Arbetet underlättas också för attestansvariga och för de som sköter löneadministrationen; de kan plocka ut ett komplett underlag och slipper onödig manuell hantering av tidssedlar med mera.
  
  
• Snabbare och säkrare fakturering. Automatiskt har ni rätt antal timmar på rätt projekt eller arbetsorder när det blir dags att fakturera. Dessutom ligger eventuella utlägg i form av kvitton eller leverantörsfakturor på plats. Många tidredovisningssystem kan också synkas med företagets ekonomisystem – bara att fakturera med några klick!
  
  
• Minskar stressen med bättre resursplanering. Som arbetsledare kan du enkelt analysera de anställdas tidrapporter för att kartlägga arbetsbelastningen. Genom att hålla koll på hur lång tid olika arbetsmoment tar, samt interntid och debiterbara timmar, får du överblick och kan fördela arbetet optimalt och rättvist.
  
  
• Ökar lönsamheten. I realtid kan ni följa nedlagda timmar, material och andra kostnader och se om budget- och tidplaner håller per projekt eller arbetsorder. På så sätt kan ni ta tag i eventuella problem innan de uppstår. Genom att använda och analysera den historiska datan kan ni löpande effektivisera verksamheten och öka lönsamheten.

Investera i er tidrapportering: Excel räcker kanske inte längre

Har ni också kommit fram till att ni vuxit ur Excel-mallarna, och vill också ta steget och börja effektivisera företagets tidrapportering med hjälp av ett modernt verktyg? Boka en demo så hjälper vi er igång!