Som chef eller företagsledare vill du veta att dina anställda mår bra och presterar på jobbet. Tidrapporter ger dig enkelt koll på aktiviteter, men skapar också bättre förutsättningar för välmående. Vi har samlat sex tips för att öka affärsnyttan i tidrapporten!
1. Tidrapporter gör att du blir bättre på att estimera tid i offerter
I offertstadiet avgörs ofta ett projekts möjlighet till lönsamhet. Visst kan man ”jobba ikapp” en snävt uträknad budget med övertid och genvägar, men det leder snabbt till uttröttade medarbetare och missnöjda kunder. En ambitiöst och noggrant ifylld tidrapport ger värdefulla insikter till nästa offert och eventuella misstag kan då korrigeras.
2. Kombinera tidrapportering med verktyg för projektuppföljning och resursplanering
Bra resursplanering kan minska stress vid arbetstoppar och även synliggöra låg beläggning framåt i tiden. En förutsättning för att planeringen ska hålla är, förutom noggrann tidrapportering, att genomförda projekt följs upp och utvärderas. Hela processen blir som mest smidig och effektiv när funktioner så som projektplanering, resursplanering och tidrapportering kan ske i samma verktyg och gränssnitt.
3. En tom tidrapport ska också ses som en rapport
Får du in ett antal tomma eller uppenbart slarvigt ifyllda tidrapporter i slutet av månaden? Det kan förstås betyda att de personerna behöver en vänlig spark i baken eller kanske till och med en tillsägning. Men det kan också betyda att de har för hög arbetsbelastning eller för spretiga arbetsuppgifter. Att skicka in tidrapporter och andra underlag ska fungera så pass effektivt och automatiskt så att det ska kunna skötas på arbetstid.
Läs mer om olika typer av tidrapporterare och hur du bäst hanterar dem
4. Börja rapportera intern tid
Som konsultbolag, där affärsidén är att få ersättning för nedlagda konsulttimmar, hamnar fokus lätt på debiterbara timmar. I arbetet med kund finns ofta effektiva processer och full koll på tidsåtgång och resultat. Olika interna projekt görs ”när tid finns” och utan genomtänkt planering och hantering. Många gånger hittar man därför de största tidstjuvarna där. Kanske har den där uppdateringen av företagets webbplats eller säljpresentationen större chans att bli klar om vi vet mer exakt hur mycket tid som borde avsättas?
5. Fakturera för allt som görs
Ett vanligt problem när företag säljer tjänster på timbasis är registrering av kortare uppgifter. När fokus ligger på att hjälpa kunden kan enstaka småuppgifter kännas onödiga eller tidskrävande att registrera, men det är tid som går och bör rapporteras. Forskning visar även att tid går till spillo varje gång du byter arbetsuppgift, vilket gör det ännu mer viktigt att rapportera det som går att debitera.
6. Hitta rätt sätt att ta betalt
I moderna system för tidrapportering kan du ta fram rapporter som ger dig som företagsledare eller produktägare värdefull hjälp och information om hur du bäst tar betalt för produkter och tjänster. I rapporten kan du exempelvis jämföra tidsåtgången på liknande arbete och se vilken person eller grupp som varit mest effektiv en given dag, vecka eller månad. När du vet vilka projekt som kan göras tidseffektivt kan du öka marginalen i projektet genom att ta betalt med en fast avgift istället för per timme.
Läs mer om hur du kan minska betalningstiderna och öka lönsamheten
