Mardrömsscenario. Halva personalen rullar tummarna, medan andra delen jobbar över för att hinna med. Som chef får du hantera en grupp personer utan riktning och en annan på väg mot sjukskrivning. Lösningen? En bra resursplanering, med rätt process och rätt teknik.

Resursplanering handlar i grunden om att skapa en lönsam organisation där alla har en rimlig arbetsbörda. I scenariot ovan (som du kanske känner igen från ditt eget arbetsliv?) kan fortfarande företaget vara lönsamt kortsiktigt, men knappast under en längre tid.

Kom igång med din resursplanering i tre enkla steg

Med ett digitalt och modernt system som Blikk är uppstartssträckan för att komma igång med resursplaneringen kort. Du kan enkelt få en överblick på beläggningsgrad, samtidigt som du kan se planeringen på individ-, projekt- eller ordernivå. Du kan även utgå från olika vyer där bland annat projekt, aktiviteter och medarbetare lätt kan paras ihop utifrån tillgänglighet och kompetens.

Är du redo att börja? Läs mer om Blikks resursplaneringssverktyg eller följ våra enkla steg för att sätta igång.

Steg 1: Förankra vikten av en bra resursplanering

All administration tar tid, även om den förstås även kan spara tid. Därför kan det ibland finnas ett motstånd i organisationer mot att addera administrativa verktyg som tar tid från annat. Det är i grunden en sund inställning. Men därför är det viktigt att bevisa nyttan i resursplaneringen och som så ofta annars är det ekonomiska argument som brukar fästa bäst.

Här är ett exempel på hur smart resursplanering kan generera intäkter: I en konsultverksamhet är tid pengar och en 5 procent ökning i beläggningsgrad på en grupp med 40 konsulter innebär 320 timmars fakturering. Mycket pengar med små förbättringar, som synes. Använd formeln för att skapa din egen säljpitch till de som behöver övertygas.

>> Läs om webbkonsulterna Vallagruppen som ökade debiteringsgraden med 20 procent

En bra resursplanering motverkar även sjukskrivningar i företaget, speciellt stress som är den vanligaste formen av psykisk ohälsa och motsvarar 14 procent av alla sjukskrivningar i Sverige. Här finns stora värden att hämta med en flexibel resursplanering.

Steg 2: Ingen resursplanering utan tidrapportering

En annan del som kan behöva viss förankring är tidrapporteringen. Utan en ordentlig återkoppling på planeringen, i form av tidrapportering, så kommer eventuella missberäkningar göras om gång på gång. Det är därför mycket viktigt att få med hela organisationen i detta.

>> Så hanterar du olika typer av tidrapporterare

Steg 3: Håll dig till en lösning

En digital lösning är den mest mångsidiga och skalbara lösningen. Det är lätt att fastna i det man är van vid, men även om du är nöjd med en Excellösning eller att skriva upp schemat på en whiteboard, så är det oftast värt att utmana sig själv att tänka nytt.

Men absolut viktigast är att hålla sig till en enda lösning och se till att alla relevanta delar av verksamheten finns där. Då undviker du att saker ramlar mellan stolarna och slipper missförstånd. Först då har du även möjlighet att verkligen dra nytta av alla funktioner och smartness i digitala system som Blikk.

Läs mer om projekthantering och projektplanering i Blikk