Nackdelar med projekt- och resursplanering i Excel

Att fördela tillgängliga resurser och skapa projektplaner i Excel kan minska såväl effektiviteten som lönsamheten. Här berättar tre företagsledare om varför de övergett Excel-bladen och istället börjat använda projekt- och resursplaneringen i Blikk!

Ökad administration och risk för fel

En av de största utmaningarna med att använda Excel för projekt- och resursplanering är att det krävs mycket manuellt arbete. Något som dels är väldigt tidskrävande samtidigt som det ökar risken för fel.

Christophe Mourou, som till vardags är creative director på Integration Design, har själv upplevt hur utmanande det kan vara att få ihop planeringen med hjälp av Excel.

– Innan vi började med Blikk hade vi inget samlat system för att hantera projekt och andra uppgifter som är en naturlig del av vår vardag. Vi använde mestadels Excel och sparade ner filer i särskilda mappstrukturer för att försöka hålla koll på våra projekt, berättar Christophe och fortsätter:

– Detta arbetssätt krävde mycket manuell handpåläggning och resulterade i att vi förlorade mycket värdefull tid som vi hade kunnat lägga på viktigare uppgifter.

En annan utmaning med Excel är att det inte är skalbart i takt med att man växer. Ju fler projekt och medarbetare man är tvungen att hantera, desto mer tid tar det i anspråk. Något som Kontrollbolaget fått uppleva.

– När vi startade vår verksamhet 2018 arbetade vi initialt med Excel. Eftersom vi växte i snabb takt blev det fort tidskrävande att administrera alla filer manuellt. Vi bestämde oss därför att det var dags att implementera ett affärssystem, berättar Pernilla Lundin, delägare och styrelseordförande på Kontrollbolaget.

Läs mer: Krånglig administration bidrar till att chefer byter jobb

t.v. Christophe Mourou, creative director på Integration Design, t.h. Pernilla Lundin, delägare på Kontrollbolaget

Stora tids- och kostnadsbesparingar

Genom att byta ut Excel-bladen mot Blikk kan företag arbeta i ett sömlöst affärsflöde och få full koll på projekt– och resursplaneringen. För många blir systemet en naturlig del i vardagen samt en viktig pusselbit för att minska administrationen, spara tid och öka lönsamheten.

– När vi har vunnit en affär skapar vi ett nytt projekt i Blikk med tillhörande ekonomi- och tidskalkyler. Beroende på hur beläggningen ser ut i resursplaneringen fördelar vi projekten till den eller de medarbetare som är tillgängliga. Våra medarbetare kan sedan arbeta med uppgifter och uppgiftstavlor för att få bättre koll på vilka delmoment som projekten innefattar, berättar Pernilla Lundin på Kontrollbolaget.

Det prisbelönta techbolaget App Shack, som även dem nyttjar projekt- och resursplaneringen i Blikk, kunde göra sig av med fyra befintliga system och har dessutom gjort väsentliga besparingar sedan de implementerade systemet.

– Efter implementationen av Blikk lägger vi mellan två och tre timmar mindre på administration varje vecka, vilket resulterar i kostnadsbesparingar på ungefär 80 000 kronor månatligen, berättar Joseph Dickenson, vd på App Shack.

Läs mer: 5 funktioner du bör kräva av ett verktyg för projektplanering

Upptäck fördelarna med Blikk

Gör som tusentals andra företag och upptäck hur Blikk kan underlätta vardagen för just dig. Du kommer snabbt märka hur enkelt det är att fördela medarbetare till specifika projekt baserat på beläggningsgrad men även få full koll på tid, intäkter och kostnader!