Vad är projektredovisning?

Vilka företag använder projektredovisning?

Projektredovisning används främst av verksamheter som bedriver sina aktiviteter i projektform snarare än i enbart repetitiva processer. Det gör metoden särskilt vanlig inom bygg och hantverk samt konsult- och tjänstesektorn.

Exempel på projektintensiva verksamheter är bland annat:

• IT-konsulter

• Marknadsförings- och PR-byråer

• Bygg- och entreprenadföretag

• Arkitekter och ingenjörer

Det finns också offentliga verksamheter och ideella organisationer som använder projektredovisning för att följa upp öronmärkta bidrag och EU-projekt.

Exempel på hur projektredovisning tillämpas av olika företag

Hur redovisningen tillämpas beror på verksamhetens art:

• Konsult- och IT-bolag: Här utgör medarbetarnas tidrapporterade arbete den största kostnaden. Projektredovisningen ställer tidrapporteringen mot avtalat timpris för att beräkna täckningsgraden.

• Bygg- och entreprenadföretag: Här ingår stora inköp av material, maskinhyror och underleverantörer. Projektredovisningen följer upp inköp mot kalkylen och hanterar löpande ÄTA-arbeten.

• Forskningsprojekt: Inom R&D och EU-projekt krävs hög spårbarhet för att säkerställa att upparbetade timmar följer bidragsgivarens regelverk.

Inom projektredovisningen samlas alla finansiella händelser på en specifik projektkod, oavsett hur stort antal avdelningar som deltar.

Intäkter och vinstavräkning för projekt som sträcker sig över flera år

Intäkter genereras oftast via kundfakturor baserade på fast pris eller löpande räkning per timme. Redovisningen ser till att faktureringen sker på ett sätt som matchar arbetets faktiska framskridande och avtalade milstolpar.

För projekt som sträcker sig över längre tid tillämpas två huvudsakliga principer för hur resultatet ska redovisas:

• Successiv vinstavräkning: Intäkter och resultat redovisas löpande i takt med projektets färdigställandegrad.

• Färdigställandemetoden: Intäkter och vinst redovisas först när hela projektet är slutlevererat och godkänt.

Uppföljning av kostnader, tidsredovisning och kontroll

En kärnfunktion är den löpande budgetuppföljningen. Genom noggrann uppföljning av faktiska kostnader mot budget kan projektledaren tidigt upptäcka avvikelser. Det ger utrymme att lägga om resurserna innan marginalerna äventyras.

I konsultverksamheter utgör tidsredovisningen hjärtat i processen. Ett företag behöver säkerställa att medarbetarna rapporterar sin tid rätt, då timmarna räknas om till personalkostnader och utgör underlag för fakturering. Vid revision granskas underlagen för att ge en rättvisande bild av projektets ekonomi.

Tips: Upptäck vårt projektverktyg med funktioner för projektekonomi med projektbudget och prognos

Projektavslut: lärdomar för den framtida ekonomiska planeringen

När projektet är genomfört stängs projektkoden för nya konteringar, slutfakturor skickas och leverantörsfakturor regleras. I samband med avslutet sammanställs en slutrapport som visar det slutliga utfallet. Lärdomarna från projektuppföljningen ger ett mer pricksäkert underlag för framtida kalkyler och fortsatt planering.