Upplever du att arbetsuppgifterna hopar sig och timmarna inte räcker till? Här har vi samlat fem tips som hjälper dig att bli mer tidseffektiv och få mer av det som verkligen betyder nåt – tid.
Så tidseffektiviserar du dina arbetsdagar
Genom att bemästra tidsoptimering kan du skapa tid för de mest värdeskapande uppgifterna på jobbet och samtidigt minska stressen. Här är sex tips som hjälper dig att få ut mesta möjliga av dina dagar:
1. Minska distraktionerna
Distraktioner är en av de saker som sinkar effektiviteten och stjäl allra mest tid under dagen. Det kan handla om allt ifrån pratglada kollegor som stör arbetsron till ändlösa mejlkonversationer eller telefonsamtal.
Identifiera vilka distraktioner du utsätts för på din arbetsplats och vad du kan göra för att undvika dem. När det kommer till de klassiska störningsmomenten som kollegor, mejl och telefonsamtal kan det vara en god idé att sätta upp tydliga spelregler:
- Informera dina medarbetare att du vill arbeta fokuserat och helst inte vill bli störd såvida det inte är något akut
- Kolla endast mejlkorgen och besvara meddelanden ett fåtal gånger om dagen, exempelvis på morgonen och efter lunchen
- Sätt upp telefontider då du är tillgänglig och kan ta emot samtal
2. Gör regelbundna utvärderingar och analyser
De flesta ägnar sig åt många arbetsuppgifter under dagen, vilket kan göra det svårt att veta exakt hur man fördelar sin tid. För att hitta tidstjuvarna i din vardag rekommenderar vi dig att utvärdera och analysera din tid.
Med hjälp av Blikks analys- och rapportverktyg kan du enkelt utvärdera din tid utifrån parametrar som interntid, debiterade timmar och debiteringsgrad samt nedlagd tid per arbetsmoment, aktivitet och projekt. På så sätt kan du få värdefulla insikter som hjälper dig att hitta och eliminera dina tidstjuvar!
Läs mer: Så ökar du din debiteringsgrad som konsult
3. Prioritera det viktigaste
Förutom att analysera din tid och bekämpa tidstjuvarna i din vardag, kan det vara en god idé att prioritera dina arbetsuppgifter. Identifiera vad som bör göras i första hand med en prioriteringsmatris och använd sedan uppgiftstavlorna i Blikk för att planera arbetet på ett effektivt sätt.
Genom att arbeta med start- och slutdatum, checklistor och etiketter får du full koll på vad som ska göras när.
Vår smarta app för tidrapportering ger dessutom bättre koll på dina uppgifter även när du är på språng.
4. Delegera uppgifter
De uppgifter som inte prioriteras men fortfarande är viktiga kan med fördel delegeras till andra medarbetare, förutsatt att de har rätt kompetens och tid att ta sig an dem. Bjud in och samarbeta med dina kollegor i Blikks uppgiftstavlor för att underlätta delegeringen.
5. Var tydlig i din kommunikation
Ibland är det lätt hänt att man tar på sig fler uppgifter än vad man mäktar med. Det gäller därför att du är tydlig i din kommunikation med chefer och ledare. Om ditt schema är fullspäckat är det viktigt att du vågar säga nej till nya uppgifter, alternativt förklara vilka påbörjade projekt som kommer att dra ut på tiden om du tar dig an något nytt.
6. Tidseffektiv work life balance
Vi vet alla att det finns fler aspekter än bara de strikt arbetsrelaterade som kan stjäla din tid. Ta träning till exempel. Ställtiden som vardagsmotionen innebär kan ofta leda till att man helt enkelt hoppar över träningen helt och hållet. Eller att man tvingas träna på kvällar eller helger. Ett tips är därför att testa att väva in ett träningspass på lunchrasten någon dag i veckan. Håll passet tillräckligt kort så att du inte blir stressad, men samtidigt tillräckligt intensivt så att det blir "värt besväret".
En annan tidstjuv kan vara handlandet. Kan du väva in ett stopp på affären under din transportsträcka hem från jobbet? Man blir förvånad över hur mycket tid man sparar genom att tidsoptimera hela livet och inte bara jobbet. Det kan kännas ovant tills rutinerna satt sig, men till slut har du skapat tidseffektiva rutiner som ger dig mer tid att lägga på det som betyder mest för dig.
Optimera din tid med Blikk
Blikk samlar hela företagets viktigaste funktioner i ett sömlöst affärsflöde, från sälj till projekthantering, resursplanering, tidrapportering, fakturering, lönehantering och analys, vilket minskar administrationen och skapar tid för det som ligger dig varmast om hjärtat!
