Att sammanställa korrekta löneunderlag kan vara både tids- och energikrävande. Inte minst i större organisationer. Här hittar du en handfull konkreta tips som hjälper ditt företag att effektivisera lönehanteringen!
1. Hjälp Lön och HR: Var noggrann med er rapportering!
Bristande tidrapportering är en av de vanligaste orsakerna till felaktig löneutbetalning och efterföljande dubbelarbete, särskilt för dem som sköter lönerna. Något som stjäl värdefull tid för alla inblandade. För dig som valt att outsourca hantering av löner, exempelvis till en extern lönekonsult eller byrå, innebär detta oftast en högre kostnad dessutom.
För att undvika detta bör du uppmuntra de anställda att vara noggrann med tidrapporteringen, vilket kan vara lättare sagt än gjort eftersom många ser det som ett nödvändigt ont.
Ett av de mest effektiva sätten att motivera de anställda är däremot enklare än du tror. Nyfiken på att veta hur? Spana in vår artikel där vi berättar mer om hur du underlättar tidrapporteringen för dina anställda.
2. Underlätta hanteringen av bland annat kvitton, utlägg etc
Utöver arbetstiden kan ersättningar för utlägg påverka de anställdas lön. Att underlätta detta moment bör därför vara en prioritet och kan exempelvis göras genom att:
- Utse en eller flera personer som är attestansvarig
- Informera om hur utlägg ska registreras på bästa sätt
- Använda en digital utläggshanterare
- Registrera kvitton direkt via mobilen
- Automatisera manuella processer
Upptäck fler goda anledningar att digitalisera företagets kvitton och tipsen som effektiviserar er utläggshantering.
3. Ett digitalt system minskar risken för fel
Många företag väljer smarta digitala lösningar som minskar risken för fel och effektiviserar löneprocessen. Genom att implementera ett digitalt affärssystem som Blikk kan du och dina medarbetare bland annat registrera tid, kvitton, utlägg, resor och traktamenten. Du kan självklart välja att göra det via dator eller enkelt via vår app för tidrapportering och kvittohantering.
Uppgifterna kan attesteras snabbt och smidigt för att sedan sammanställas till kompletta löneunderlag samt skickas över till marknadens vanligaste lönesystem och tjänster, såsom Fortnox Lön, Spiris Lön och Crona Lön för att bara nämna några.
För dig som valt outsourcing till en byrå ingår givetvis stöd för även detta. För en extra trygg och effektiv lönehantering har du möjlighet att ge din redovisningsbyrå tillgång till Blikk. På så sätt kan din byrå hantera tidrapporter och kvitton samt exportera underlag på egen hand. Samarbetet är dessutom helt kostnadsfritt för både dig och din byrå.
Läs mer om digital lönehantering
4. Sätt upp tydliga rutiner
Oavsett vilket, eller vilka, system som ditt företag använder för att sköta sin löneadministration är det fördelaktigt att sätta upp rutiner för när och hur de anställda ska rapportera arbetade timmar, frånvaro, ledighet, övertid, utlägg, resor och andra eventuella uppgifter som är lönegrundande.
Se även till att utbilda de anställda i hur de använder systemet på bästa sätt. På så sätt minskar risken för förvirring och felaktigheter!
5. Följ upp och anpassa rutinerna
Hur tydliga processer och rutiner man än sätter upp kan de behöva anpassas med tiden. Såväl lag- och regeländringar som förändrade förutsättningar i verksamheten kan vara skäl till att se över rutinerna. Det är därför av största vikt att löpande följa upp och utvärdera era arbetssätt.
Underlätta vardagen med Blikk
Blikk är ett molnbaserat system som samlar ditt företags viktigaste funktioner på ett och samma ställe. Något som gör att ni behöver lägga mindre tid på administration och mer tid på det som ligger er varmast om hjärtat – kärnverksamheten.
Testa systemet gratis i 14 dagar eller boka en demo så berättar vi mer om hur Blikk kan underlätta vardagen för just dig och ditt företag!
