Att administrera företagets löner kan vara både tids- och resurskrävande. Med dagens teknik har du däremot möjlighet att digitalisera lönehanteringen - vilket sparar tid och pengar. Här delar vi med oss av tips som hjälper dig att lyckas med digitaliseringen!
Goda anledningar att digitalisera lönehanteringen
Det finns många fördelar med att se över företagets processer och hantering av löner:
Ökad effektivitet genom hela löneprocessen
Genom att digitalisera lönehanteringen och automatisera delar av processen kan ditt företag minska den administrativa bördan och skapa värdefull tid som istället kan läggas på mer värdeskapande uppgifter.
Minskar risken för fel
Det är mycket att hålla reda på när man ska förbereda löneunderlag. Förutom arbetstimmar måste man nämligen ta hänsyn till bland annat utlägg, skatteavdrag och förmåner. Genom att använda ett digitalt system minskar risken för mänskliga fel.
Ökad säkerhet
När man hanterar känslig information som personuppgifter och lönedetaljer gäller det att göra det med största försiktighet. Med hjälp av ett digitalt system kan du vidta säkerhetsåtgärder som minskar risken för att obehöriga ska komma åt person- och löneuppgifter.
Bättre översikt och rapportering
Genom att digitalisera lönehanteringen kan du enkelt generera rapporter och analysera lönekostnader, personalstatistik och andra relevanta nyckeltal som kan vara värdefullt för beslutsfattandet och planeringen av resurser.
Läs mer: Så hittar du rätt nyckeltal för ditt företag
4 tips för att lyckas med digitaliseringen
Här har vi samlat hjälpfulla tips som hjälper dig att digitalisera företagets lönehantering:
1. Utvärdera era befintliga processer
Det allra första du bör göra är att analysera och förstå era befintliga lönehanteringsprocesser. Identifiera vilka delar av processen som är pappersbaserade och kräver mycket manuell handpåläggning samt vilka områden ni kan underlätta med hjälp av digitalisering.
När du gör kartläggningen är det fördelaktigt att utvärdera lönehanteringen i sin helhet, från rapportering av tid, registrering av kvitton och andra lönegrundade uppgifter till attestering, sammanställning av löneunderlag, lönebesked och utbetalningar.
2. Implementera lämpliga system
Beroende på hur era förutsättningar och behov ser ut kan ni behöva implementera olika typer av lönesystem och försystem. Många mindre företag kommer däremot långt med att skaffa en lösning som gör exempelvis processen med tidrapportering och registreringen av kvitton mycket mer korrekt och automatiskt, samt ett löneprogram med stöd för digitala lönebesked.
Med hjälp av Blikk kan du och dina medarbetare enkelt registrera tid mot projekt, aktiviteter och enskilda uppgifter. Ni kan även hantera kvitton, utlägg, resor och traktamenten direkt via dator och mobil.
Det lönegrundade uppgifterna attesteras snabbt och smidigt för att sedan sammanställas till kompletta löneunderlag som enkelt kan skickas över till marknadens ledande lönesystem som Fortnox Lön, Visma Lön, Spiris Lön, Crona Lön, Hogia Plus Lön m.fl.
För att underlätta lönehanteringen ytterligare har du möjlighet att bjuda in och samarbeta med din redovisningsbyrå i Blikk. På så sätt kan din byrå granska kvitton, tidrapporter och övriga underlag för lön samt exportera löneunderlag på egen hand. Samarbetet kostar dessutom ingenting extra, varken för dig eller din byrå.
3. Utbilda och involvera personalen
I samband med att man implementerar nya system och förändrar sina arbetssätt, är det viktigt att utbilda och involvera de anställda. Säkerställ att alla dina medarbetare vet hur de registrerar tid, kvitton, resor och utlägg samt att de på ekonomiavdelningen vet hur uppgifterna attesteras och löneunderlagen förbereds.
4. Utvärdera och förbättra processerna
Sist men inte minst bör du löpande utvärdera de nya systemen och processerna. Ta feedback från användarna och följ upp eventuella problem eller förbättringsområden. Genom att vara proaktiv och kontinuerligt förbättra processerna kan du optimera lönehanteringen på ditt företag.
Underlätta vardagen med Blikk
Blikk är ett molnbaserat system som fungerar på alla vanliga enheter. Blikk samlar ditt företags viktigaste funktioner i ett digitalt affärsflöde, något som gör att ni sparar massor av tid och kan jobba mer sömlöst med bland annat tidrapportering, projektplanering, uppgiftshantering, kvittohantering, faktura– och löneunderlag samt resursplanering. Kontakta oss redan idag! Vi erbjuder en demo av vår lösning helt kostnadsfritt och du kan också testa Blikk gratis.
