Möten är en viktig och nödvändig del av arbetslivet. Många upplever däremot att de kan bli alldeles för långa, ineffektiva och stjäla tid från viktigare uppgifter. Här har vi samlat en checklista i nio olika steg som hjälper dig att skapa en effektivare möteskultur!
Ineffektiva möten – ett utbrett problem
Svenska tjänstemän spenderar fem veckor av sin årliga arbetstid i möten, varav endast 8 procent av dem är effektiva. För chefer och andra personer i ledande positioner är statistiken än mer skrämmande. Det visar en undersökning som genomförts av företaget Mötesutveckling.
Checklista för effektivare möten
Genom att anamma följande tips kan du öka effektiviteten:
1. Planera endast möten vid behov
Den genomsnittliga tjänstemannen har närmare 5 möten i veckan, medan en betydande del av cheferna har så mycket som 10 möten per vecka. Många av dessa hade troligtvis kunnat skippas.
För att effektivisera möteskulturen på ditt företag bör du därför sträva efter att endast planera in möten vid behov. Finns inget tydligt syfte bör ett möte aldrig äga rum.
Ett bra tips är därför att ta fram en eller flera kontrollfrågor som du ställer dig själv innan du planerar ett möte. En lämplig fråga skulle exempelvis kunna vara ”behövs detta möte för att driva projektet framåt?”. Blir svaret på denna fråga nej, är det bästa att göra att helt enkelt slopa mötet.
2. Förbered en tydlig agenda och skicka ut innan mötet
När ett möte ska genomföras bör du förbereda en agenda. Vad är det som ska tas upp eller diskuteras på mötet, och vad är önskat resultat efteråt? Sammanställ detta i en enkel punktlista som bifogas i inbjudan och skicka ut agendan till samtliga mötesdeltagare i god tid innan mötet.
3. Bjud in rätt deltagare
Ett vanligt misstag som många gör är att de bjuder in hela företag eller arbetsgrupper till samtliga möten. Och visst finns det tillfällen när detta är nödvändigt, till exempel för brainstorming eller större allmän information.
Men om effektivitet är målet leder större mötesgrupper till minskad tidseffektivitet. Det går inte att komma ifrån att färre deltagare ger effektivare möten, så då är det kanske bättre att endast bjuda in ett fåtal medarbetare. Resterande kollegor kan informeras om vad som diskuterats och vilka beslut som tagits i efterhand.
Sammanfattningsvis - innan du skickar ut en inbjudan är det viktigt att du funderar på vilken typ av möte det gäller och vilka medarbetare som verkligen behöver delta på mötet.
4. Ge alla rätt förutsättningar
Om deltagarna förväntas svara på frågor som kräver förberedelse eller hålla en presentation av något bör de informeras om detta i god tid. Genom att ge alla rätt förutsättningar blir mötet mer effektivt.
Läs också: Så ökar du din produktivitet
5. Håll digitala möten
Var inte rädd för att anamma teknik. Digitala möten är oftast mer tidseffektiva än fysiska!
Visst kan det finnas tillfällen där ett fysiskt möte kan vara lämpligt, men många kan faktiskt ske digitalt.
Läs mer: Så blir dina digitala möten mer inkluderande
6. Inled mötet på rätt sätt
I samband med att mötet startar bör du börja med att gå igenom:
- Agenda – vilka punkter som ska tas upp och av vem
- Mål – vad som ska uppnås eller beslutas
- Tidsram – hur lång tid mötet väntas ta
7. För anteckningar
Under mötet bör någon vara ansvarig för att skriva anteckningar. På så sätt minskar risken för dispyter, att något glöms bort eller faller mellan stolarna. I samband med att mötet börjar bör du således tydliggöra vem som ska föra anteckningar.
8. Sammanfatta och fördela ansvar
När mötet börjar lida mot sitt slut bör du sammanfatta vad som sagts och beslutats. Om det är något som ska göras efter mötet bör du fördela ansvaret till berörda personer. Var noggrann med att poängtera vad du förväntar dig att personen ska göra och när det förväntas vara klart.
9. Skicka ut anteckningar och informera
Sist men inte minst bör anteckningarna skickas ut till samtliga deltagare. De som inte varit närvarande under mötet, men eventuellt påverkas av det som diskuterats eller de beslut som tagits, bör också informeras.
Effektivisera din vardag med Blikk
Om du är intresserad av att effektivisera fler aspekter av arbetslivet kan du med fördel ta hjälp av Blikk. Ett flexibelt system hjälper ditt företag att minska administrationen, skapa tid och öka lönsamheten. Genom att samla företagets viktigaste funktioner i Blikk kan du arbeta i sömlöst affärsflöde, från sälj till projektplanering, tidrapportering samt faktura- och löneunderlag.
