5 tips för en smidigare utläggshantering

Utläggshantering

Företag har mycket att vinna på att effektivisera sin utläggshantering. Men hur lyckas man egentligen med detta? Här delar vi med oss av fem tips som företag i alla storlekar kan använda för att få en smidigare utläggshantering.

 

Vad är utläggshantering?

Med utläggshantering, eller Expense Management som det kan kallas i multinationella organisationer, syftar man på den process som företag använder för att registrera, hantera och bearbeta utlägg för de anställda.

Ett utlägg uppstår när en anställd använder sina privata pengar för arbetsrelaterade kostnader. Det kan handla om allt från produktinköp till tjänsteresor. Rent bokföringsmässigt registreras detta som en kostnad för företaget, som även får en skuld till personen som lagt ut pengarna.

Skulden, d.v.s. utlägget, betalas ut till den anställde i samband med lönen. För att företaget ska kunna göra utbetalningen krävs det däremot att medarbetaren har redovisat sina utlägg med tillhörande kvitton.

Att ha en smidig process för att hantera sina utlägg är således av största vikt för att underlätta administrationen och bokföringen samt säkerställa att alla anställda som lagt ut privata pengar får tillbaka dessa.

 

Effektivisera utläggshanteringen med dessa tips

Att effektivisera sin utläggshantering kan många gånger vara lättare sagt än gjort. Nedanför har vi därför samlat en handfull tips som hjälper dig att lyckas med detta:

 

1. Utse en attestansvarig

Som tidigare nämnts behöver de anställda redovisa sina utlägg med tillhörande kvitton för att kunna få tillbaka pengarna som de lagt ut för arbetsrelaterade kostnader. Något som innebär en hel del administration, inte minst i större organisationer.

För att säkerställa att rätt underlag lämnas in kan det vara fördelaktigt att utse en attestansvarig som granskar och godkänner kvittona innan de skickas till ekonomiavdelningen.

 

2. Informera de anställda om hur de ska redovisa sina utlägg

Ett vanligt återkommande problem är att de anställda behöver göra kompletteringar eftersom de lämnar in felaktiga eller otillräckliga underlag. Detta medför i sin tur onödigt extrajobb för såväl medarbetare, attestansvarig och ekonomiavdelning.

För att minimera risken för kompletteringar bör du informera de anställda om hur de ska redovisa sina utlägg och vilken typ av underlag som behövs.

 

3. Påminn medarbetarna att skicka in underlaget

Det är lätt hänt att de anställda glömmer bort att skicka in sitt utläggsunderlag. För att säkerställa att alla som haft utlägg skickar in sitt underlag i rätt tid, kan det vara bra att skicka ut en påminnelse i slutet av varje månad.

 

4. Använd en digital utläggshanterare

Det finns fortfarande många företag som hanterar sina utlägg manuellt. Något som inte enbart är tidskrävande och ineffektivt för alla inblandade, utan även medför försämrad spårbarhet och minskad kontroll. För att spara värdefull tid och öka spårbarheten bör du använda dig av en digital utläggshanterare!

 

5. Utbilda personalen

Om du väljer att implementera en digital utläggshanterare i verksamheten, kan det vara fördelaktigt att utbilda personalen i det nya verktyget. Var även noga med att förklara varför ni börjar använda verktyget och vilka fördelar det kommer att medföra. På så sätt minskar du eventuell skepticism som kan uppstå vid denna typ av förändringar.

 

Underlätta utläggshanteringen med Blikk

Med Blikks kvitto- och utläggshantering hanterar du dina utlägg direkt på plats. Genom att fota kvittot med din mobil direkt när köpet har gjorts kan du vara säker på att få med alla kostnader. En annan fördel är att du kan koppla din ekonomibyrå till Blikk, via vår kostnadsfria partnerportal, vilket innebär att du kan minska administrationen med flera timmar varje månad. Detta är däremot bara några fördelarna med vårt innovativa verktyg!

Upptäck fördelarna med Blikk!

Relaterade artiklar

Jobba med projektplanering

BLOGG

Slipp utläggskaoset med digital kvittohantering

55 minuter. Så lång tid kan det ta för ett företag att hantera ett enda utlägg. Med ett digitalt system sparar ni värdefull tid och slipper högar med kvitton.

Projektmetoder

BLOGG

Arbetsledare, dags att planera inför julledigheten!

Jul och nyår närmar sig med stormsteg. Här delar vi med oss av en handfull tips som hjälper chefer och arbetsledare att skaffa ett försprång i den hektiska planeringen!

Webbinarier

BLOGG

Så lyckas du med uppföljningen av dina projekt

Här berättar vi mer om varför projektuppföljningen är viktig samt hur du går tillväga för att lyckas med detta moment.

Några av våra supernöjda Blikk-kunder

JDG revision
structor
JDG revision
Elite Accounting
Mero Rekrytering