GUIDE

Smidig tidrapportering i Blikk

Tidregistrering är en viktig del i ett företags lönsamhet, då den på många sätt utgör grunden för djupare analyser om er verksamhet är lönsam eller inte. Här kan ni läsa mer om tidredovisning i Blikk. 

Den tid ni investerar i att få en väl fungerande rutin för tidrapportering kommer ni väldigt snart att kunna räkna hem, och därför rekommenderar vi att ni lägger lite extra fokus på denna modul.

Varför är det så bra att tidrapportera?

För många kan tidrapportering kännas som ett nödvändigt ont, och ett sätt för ledningen på företaget att få kontroll över sina anställda. Men faktum är att tidrapportering, när den görs kontinuerligt, är ett ovärderligt verktyg både internt och externt.
Till exempel kan ett tidrapporteringssystem fungera som en utmärkt källa till underlag när man behöver ta interna beslut om bemanning, fördelning av arbetsuppgifter, hur lång tid arbetsuppgifter tar, styrning av projekt och behov av utbildningsinsatser. Tidrapporter kan även signalera om det förekommer en för hög arbetsbelastning inom vissa områden på arbetsplatsen, något som kan påverka de anställdas hälsa negativt.

Det är också via tidrapporteringen som ni kan ta strategiska beslut om prissättningen av er tid ut mot kund. Det är dock väldigt vanligt att företag missar att ta betalt för fakturerbara timmar på grund av att de saknar en effektiv rutin för tidrapportering, vilket på sikt kan minska lönsamheten. En väl fungerande tidrapportering ser till att alla nedlagda timmar kommer med på fakturaunderlaget och gör det enkelt och smidigt när det blir dags för er att fakturera.

 

Tidrapportering i Blikk

I Blikks modul Tid & kvitton har ni möjlighet att anpassa er tidregistrering så att den passar er bransch och er verksamhet, oavsett om ni är hantverkare i ett byggföretag eller verkar inom konsultbranschen. Blikk tar även hänsyn till de anställningsformer som ni har, exempelvis månadsanställd, timanställd eller projektanställd. Ni kan välja mellan att rapportera tid för enskilda dagar, eller veckovis och om tiden ska rapporteras mot projekt, uppgift, arbetsorder, aktivitet eller interntid. Möjligheten att rapportera tid i mobilen, via vår app (iphone och android), gör det också enklare att göra det till en daglig rutin, var ni än befinner er.

Tidrapportering i Blikk

Skapa schema

Innan man börjar använda Blikk för tidrapportering kan man välja att skapa scheman för sina användare. Ett schema talar om hur många timmar en arbetsdag ska innehålla för respektive anställd, samt vilka undantag som ska gälla (exempelvis helgdagar). När den anställde rapporterar sin tid kommer Blikk automatisk att förvarna om arbetstiden avviker mot den i förväg schemalagda tiden.

Rapportera interntid

Tid som inte har någon direkt koppling till något projekt eller någon order (tid som inte faktureras av kund) kan rapporteras mot eller till en intern tidskod. Det kan vara till exempelvis administration eller möten som sker internt på arbetsplatsen. I inställningar i Blikk kan ni antingen döpa om de koder som redan finns inlagda eller skapa nya, så att de passar den bransch och verksamhet som ni arbetar i.

Rapportera frånvaro

I Blikks inställningar kan ni även sätta upp vilka frånvarokoder de anställda ska kunna rapportera mot. De vanligaste frånvarokoderna följer redan med i standarduppsättningen av systemet, som till exempel: föräldraledighet, semester, sjuk, tjänstledighet och vård av barn. Men det finns möjlighet att ta bort och lägga till egna frånvarokoder så att de bättre överensstämmer med ens egna verksamhet.

Rapportera tid i projekt, order, aktiviteter och uppgifter

I Blikk kan ni rapportera tid i projekt och ordrar, men också aktiviteter och uppgifter. En aktivitet beskriver vilken typ av arbete eller arbetsmoment som har utförts. Om aktiviteten är kopplad till en order kan ni välja att anpassa prissättningen på varje enskild aktivitet. Ni kan även välja vilka aktiveter som ska faktureras till kund.

Genom att vara så specifik som möjligt i er tidrapportering ökar möjligheten att göra djupare analyser och skapa rapporter som tydliggör vilka projekt och aktiviteter som ökar lönsamheten, och var det finns förbättringsmöjligheter.

Hantera artikelregister och skapa prislistor

I Blikk kan ni antingen importera ett befintligt artikelregister från ett ekonomisystem, eller använda er av de olika artiklar som redan ligger inlagda i systemet från start. Exempel på artiklar som finns i systemet förutom artikeln tid, är material, tillägg, maskin/utrustning samt resa/traktamente.

Vill ni sätta andra priser än standardpriset på era artiklar kan ni skapa egna prislistor. Prislistor kan skapas för enstaka eller alla artiklar i ert register, med andra priser än standardpriset, för att gälla enbart vissa kunder eller specifika uppdrag som ni har.

Registrera tid på en enskild dag eller per vecka

Ett enkelt sätt att få in vanan att rapportera tid är att göra det dagligen. På detta sätt undviker ni att timmar tappas bort på grund av att ni har glömt vad som gjorts. Det är också möjligt att rapportera tiden veckovis, förslagsvis i slutet av varje arbetsvecka. När veckan är låst och skickad för attest till attestansvarig får ni ut ett komplett löneunderlag eller underlag för fakturering.

Stämpla in/ut din tid via mobilapp

Med Blikks mobilapp kan ni stämpla in er tid i mobilen i början av arbetsdagen och stämpla ut vid dagens slut.

Registrera traktamente och bilresor med företags- eller förmånsbil

I Blikk kan ni smidigt redovisa heldags eller halvdagstraktamente, om ni använt företagsbil, hur många kilometer av resan som ska faktureras och om resan ska läggas som ersättning på lön.

Ta ut körjournal

För anställda som använder bil i sin tjänst är det möjligt att ta ut en körjournal vilket är ett bra underlag för att påvisa hur mycket bilen har använts för tjänstekörning.

Fota och registrera kvitton och utlägg

Med Blikks mobilapp kan ni enkelt fota och registrera era kvitton direkt när inköpet har gjorts och markera om inköpet är gjort med ett privat kort eller företagskort. Privata utlägg ska ersättas på lönen, och kommer därmed att redovisas på löneunderlaget.
Ett köp som gjorts med företagskort innebär att man använt företagets pengar, vilket betyder att det ska kopplas mot din bokföring. Tack vare Blikks sömlösa integrationer mot de vanligaste ekonomisystemen så blir detta väldigt enkelt. Genom att skapa ett verifikat när du bokför ditt kvitto så kommer det automatiskt att skapas ett verifikat i ert ekonomisystem. Man kan även här välja om utlägget ska kopplas till en order och faktureras ut mot kund. Det registrerade kvittot skickas sedan automatiskt för attest till attestansvarig person.

Attestera tid och utlägg

För att få med all rapporterad tid och alla utlägg på löneunderlag och fakturaunderlag måste dessa attesteras av den eller dem som är attestansvarig i företaget. Vem som är attestansvarig, eller om den anställde har eget attestansvar ställer ni enkelt in själva i Blikk.

Med behörigheten attestansvar kan man attestera de anställdas tider, godkänna utlägg som har gjorts samt redigera rapporterad tid för de anställda, om behovet finns.

Skriva ut/exportera löneunderlag

När alla tider, resor och utlägg är attesterade av attestansvarig kan ni enkelt skapa en komplett lönefil som sedan kan exporteras för vidare hantering till ert lönesystem (Visma Lön, Fortnox Lön och Kontek Lön).

Kostnadsfri åtkomst för er ekonomibyrå via vår partnerportal

Det bästa sättet att göra er tid och kvittohantering så smidig som möjligt är att erbjuda er ekonomibyrå direkt åtkomst till Blikk via vår partnerportal. Här kan er byrå få tillgång till den information som den behöver för att göra sin lönekörning så enkel som möjligt. Allt som de behöver finns nu samlat i Blikk.

Integration mot ekonomi- och lönesystem

Blikk erbjuder integrationer mot de vanligast förekommande ekonomi- och lönesystemen på marknaden. Genom att koppla Blikk till ert befintliga ekonomisystem får ni ett komplett affärssystem som förenklar arbetet och minimerar antalet system som ni behöver jobba i. Blikk har integration med Fortnox, Visma eEkonomi och Visma Administration. Det finns även möjlighet att exportera kompletta lönefiler och importera till marknadens vanligaste lönesystem.