5 goda anledningar att digitalisera företagets kvittohantering

Digitalisera kvitton

Trots att det finns många fördelar med en digital kvittohantering fortsätter många företag med ett manuellt arbetssätt, enligt en undersökning från Eurocard. Här är alla anledningar du behöver för att övertyga företagsledningen om att digitalisera er hantering av kvitton!

 

1. Smidigare och säkrare arkivering

Eftersom kvitton är en del av ett företags räkenskapsinformation måste de enligt bokföringslagen sparas i sju år. Om kvittona fotas av och lagras digitalt behöver originalkvittona endast sparas i tre år, medan de digitala kopiorna ska sparas i ytterligare fyra år. Genom att digitalisera företagets kvitton blir således arkiveringen smidigare. Kvittona riskerar inte heller att tappas bort eller förstöras, vilket även gör arkiveringen säkrare.

Tänk däremot på att arkiveringsreglerna kan komma att ändras med tiden. Det gäller därför att kontrollera vad som gäller för närvarande.

 

2. Manuell hantering minskas

Att hantera papperskvitton kan vara både tids- och energikrävande. I många organisationer är de anställda tvungna att spara och lämna in kvitton till en administratör, som sedan ska sortera och attestera alla kvitton innan de scannas och skickas vidare till en redovisningsbyrå som sköter lön, fakturering och bokföring.

Med en kvittohanteringsapp som Blikk kan kvitton fotas av direkt när ett inköp har gjorts, oavsett om det ska ersättas på lönen eller faktureras vidare till kund. Det registrerade kvittot skickas sedan automatiskt till en attestansvarig för godkännande, vilket minskar den manuella hanteringen avsevärt.

 

3. Effektivare löneadministration

Som nämnts ovan krävs det vanligtvis en hel del manuell handpåläggning när utlägg ska ersättas vid löneutbetalningar. Genom att använda Blikk blir det inte enbart enklare att registrera och attestera kvitton. Det är även möjligt att bjuda in din ekonomibyrå via den kostnadsfria partnerportalen. Via portalen kan ekonomibyrån hämta ut kompletta löneunderlag som inkluderar såväl tidrapporter som utlägg.

 

4. Enklare bokföring

Köp som har gjorts med ett företagskort måste bokföras. Tack vare Blikks sömlösa integrationer med de vanligaste ekonomisystemen blir detta moment både snabbare och enklare. Genom att skapa ett verifikat i Blikk kommer det automatiskt att skapas ett verifikat för kvittot i ekonomisystemet.

 

5. Få mer tid till viktigare uppgifter

Sammantaget medför den digitala kvittohanteringen att administrationen minskas. Något som i sin tur frigör mycket tid för alla anställda. Tid som istället kan läggas på andra uppgifter som är mer värdeskapande.

 

Underlätta kvittohanteringen med Blikk

Med Blikk slipper du alla kvittohögar och borttappade kvitton en gång för alla. Kvittona fotas enkelt av och skickas automatiskt vidare till den attestansvarige för vidare hantering. Med tilläggstjänsten kvittotolkningen kan den manuella hanteringen minskas ytterligare. Tolkningen fungerar i både desktop och mobilappen och läser in inköpsställe, datum, belopp och moms. Med tid lär sig kvittotolkaren att känna igen samt föreslår hur olika typer av kvitton ska konteras.

Upptäck fördelarna med Blikk!

Våra kunder har ordet

”Blikk är lätt att använda! Vi har en hel del medarbetare med begränsad teknikvana, men även för dem går det bra att tidrapportera via Blikks mobilapp.”

– Henrik Haltorp, InduMate Karlstad, användare av Blikk Pro

”Efter implementeringen av Blikk har vi kunnat minska ner på antalet program, vilket har lett till stora tid- och kostnadsbesparingar.”

– Helena Wackt, Diem Ekonomibyrå, användare av Blikk Byrå

"Att kunna arbeta i ett sömlöst flöde med offerter, tidrapportering och ekonomisk uppföljning underlättar verkligen för oss."

– Christophe Mourou, Integration Design, användare av Blikk Pro

”Med Blikk sparar vi massor av värdefull tid. Vårt förra affärssystem var alldeles för tungarbetat och tidskrävande.”

– Maria Mogensen, Rockstore Engineering, användare av Blikk Business

”Tack vare Blikks partnerportal kan vi dela dokument och viktiga handlingar med våra kunder på ett snabbt och smidigt sätt!”

– Nicklas Paulsson, Qrev, användare av Blikk Byrå

Relaterade artiklar

Jobba med projektplanering

BLOGG

9 tips för en smidigare utläggshantering

Företag har mycket att vinna på att effektivisera sin utläggshantering. Men hur lyckas man egentligen med detta? Här är nio tips.

Projektplanering

BLOGG

Fyra fördelar med digitala anställningsavtal

Här berättar vi mer om hur du lyckas med övergången till digitala anställningsavtal och vilka fördelar det kommer att medföra.

Projektmetoder

BLOGG

5 tips för att minska betalningstiderna och öka lönsamheten

Här delar vi med oss av tips som hjälper dig att minska betalningstiderna och öka lönsamheten!