Apparna har vunnit kampen mot den traditionella stämpelklockan och Exceldokument när det kommer till att registrera tid. Men vad borde man kräva av digitala stämpelklockor via app? Räcker det bara med att kunna skicka enkla tidrapporter med arbetstid och avvikelser, eller behövs det mer? Vi går igenom funktionerna du behöver.
Idag finns många appar och tjänster som helt eller delvis används för tidrapportering. Vilken du föredrar kan bero på många faktorer, men vissa delar kan nog klassas som hygienfaktorer idag. Här går vi igenom flera funktioner och fördelar som hjälper dig att få ut mervärde från appen.
1. Användarvänlig med mervärde – annars får det vara
Hur viktigt det än är med tidredovisning och hur goda intentionerna än är hos alla inblandade så kommer rapporteringen fallera om appen inte är användarvänlig.
Ursäkterna för att inte tidrapportera kommer garanterat smygande och företaget får inte ut värdet när det kommer till fakturering, korrekta löneunderlag och siffror som ska analyseras. En bra app för tidrapportering ska fungera så smidigt att du inte bara använder den när du är på språng, utan även på kontoret.
Tips! Upptäck vår app för tidrapportering. Integrerad i ett komplett system som fungerar på mobil, surfplatta och dator med smarta funktioner som knyter ihop verksamhetens tidrapporter automatiskt. Prova gratis redan idag!
2. Valbarhet - Rapportera mot projekt, arbetsorder, etc.
Kanske vill du bara ha koll på dina timmar i ditt enda projekt och inget mer, då är den här delen inte helt nödvändig. Men för alla andra infinner sig det verkliga värdet när timmarna kan kopplas till många olika kategorier. Genom att rapportera tid mot enskilda uppgifter och aktiviteter i projekt skapar du och medarbetarna affärskritisk information som leder till smartare beslut och ökad effektivitet.
Om du exempelvis märker att en viss typ av aktiviteter tar mer tid för medarbetarna att utföra än vad kunden betalar för så kan du till exempel höja priset, ta höjd när du offererar eller sätta mer lämpade personer på att utföra jobbet.
> Så lyckas du med uppföljningen av dina projekt
3. Start- och stoppfunktion - digital stämpelklocka i mobilen
Det kan kännas futtigt att mäta sina arbetsinsatser i sekunder och minuter, men på så sätt tappas heller ingen debiterbar tid bort när minuter blir till timmar och dagar som ditt företag sedan aldrig får betalt för.
Säkerställ att appen har någon form av start- och stoppklocka (timer) direkt kopplad till tidrapporteringen på projekt och uppgifter. I många appar finns det även möjlighet att automatiskt runda upp enstaka minuter till t ex kvartar och halvtimmar. Ett sätt att hålla koll samt höja både debiteringsgrader och lönsamheten i projekten!
4. Fler funktioner än bara kunna stämpla in och ut
För företag räcker det oftast inte med en alltför enkel app där man bara stämplar in och ut, utan det finns fler problem som kan lösas via en och samma app. Kvittohögar till exempel. Kvitton i en plastficka som ska summeras sista dagen i månaden kommer kanske alltid vara en verklighet för en del, men genom att använda en komplett app slipper många medarbetare på företaget ofta onödig administration, och framförallt frustration, när kvittohögar ska fås igenom i slutet av varje månad.
Appen du väljer bör därför ha stöd för kvittoregistrering där du och dina anställda fotar kvitton och samtidigt kopplar dem till en utläggskategori, projekt eller resultatenhet. Extra enkelt blir det om appen även har stöd för att skilja på köp med företagskort samt utlägg som du betalt för privat, och ska ha ersättning för vid nästa lön.
Kvittohanteringen underlättas också avsevärt om det finns en integration mot bokföringsprogram och lönesystem som t ex Visma och Fortnox, eftersom det gör det enklare och sparar tid när inköp med företagskort bokföras.
> Goda anledningar att digitalisera företagets kvittohantering
