Du kanske har hört talas om ERP och affärssystem, men känner du till PSA-system? I dagens snabbrörliga affärsvärld brottas tjänsteföretag med en gemensam utmaning: hur man effektivt balanserar tid, projekt, personal och lönsamhet. Det är här PSA-systemet kommer in i bilden och knyter samman alla kritiska funktioner i ett och samma affärssystem. I den här artikeln berättar vi mer om denna programvara.
Förkortningen PSA står alltså för Professional Services Automation. Enkelt uttryckt kan man beskriva ett PSA-system som tjänstesektorns motsvarighet till tillverkningsindustrins ERP-system (Enterprise Resource Planning). Där traditionella ERP-system är byggda för att hantera fysiska produkter, lager och logistikkedjor, är PSA-systemet skräddarsytt för företag vars främsta handelsvara är mänsklig expertis, tid och kunskap. Så sammanfattningsvis kan man kalla ett PSA-system för ett affärssystem med projekt, tidrapportering och resursplanering.
Kärnan i Professional Service Automation handlar om att binda samman hela projektlivscykeln i en enda plattform. Systemet täcker in hela flödet av information, hela vägen från det ögonblick en affärsmöjlighet dyker upp i säljprocessen, via resursallokering och projektgenomförande, till tidrapportering, utläggshantering och slutgiltig fakturering.
Genom att automatisera dessa repetitiva och ofta manuella processer kan företag minska den administrativa bördan markant. Istället för att lägga timmar på att stämma av tidrapporter mot projektbudgetar i Excel, sköter systemet detta i realtid. Detta frigör värdefull tid som konsulterna istället kan lägga på det de gör bäst: att leverera värde till kunderna och generera intäkter.
Läs också: Vad är ett affärssystem?
När vi talar om en komplett PSA-lösning menar vi den faktiska programvaran och de integrerade verktyg som gör automatiseringen möjlig.
För att uppnå full transparens och maximal effektivitet genom hela kundresan innehåller en robust PSA-lösning vanligtvis följande sex olika kärnmoduler:
CRM (Customer Relationship Management) är den första, kritiska delen av en modern PSA-lösning. Här hanteras allt som händer innan en affär stängs: säljprocessen, kunddialogen och offertarbetet.
När CRM-delen ingår i PSA-systemet, eller är sömlöst sammankopplad genom en integration, slipper organisationen den klassiska och riskfyllda "informationsförlusten" vid överlämningen från säljare till projektledare. Så fort en affär markeras som vunnen i CRM-systemet skapas projektet automatiskt i PSA-miljön. All historik, prissättning, estimerade timmar och specifika kundkrav följer med per automatik, vilket garanterar att leveransteamet vet exakt vad som har lovats.
Projektplanering, eller project management, är modulen där era kundåtaganden struktureras och verkställs. Det är verktyget för att planera milstolpar, tilldela uppgifter och följa framsteg. Till skillnad från fristående projekthanteringsverktyg är projektplaneringen i ett PSA-system direkt sammankopplad med både ekonomi och resurser.
Här kan projektledare bygga detaljerade tidslinjer (exempelvis via Gantt-scheman), sätta budgetar för både tid och pengar, samt definiera tydliga leveranser. Eftersom systemet uppdateras i realtid så fort en konsult arbetar, kan projektledaren omedelbart upptäcka om ett projekt riskerar att dra över budget. Det gör det möjligt att justera kursen eller ta en dialog med kunden i god tid.
Läs också: Digitalt projektverktyg: 5 funktioner du bör kräva
Resursplanering, även kallat resource management eller resource planning, handlar om funktioner för att visualisera tillgänglighet, matcha rätt kompetens med rätt projekt och optimera medarbetarnas beläggning i realtid. Det är här kopplingen bakåt till CRM-systemet blir en enorm strategisk fördel.
Genom att se vilka affärer som ligger i säljpipelinen och är nära att stängas, kan resursplanerare göra proaktiva prognoser. Om säljavdelningen har tre stora projekt på gång med hög sannolikhet att stängas nästa månad, kan man börja planera bemanningen långt innan bläcket på kontraktet har torkat. Du ser direkt vilka konsulter som har kapacitet, vem som är överbelastad, och om ni behöver rekrytera eller ta in underkonsulter för att möta det kommande behovet.
Denna modul fokuserar på användarvänliga gränssnitt, ofta via smidiga mobilappar, där konsulter snabbt kan registrera sina arbetade timmar och kvitton. Tidrapportering är sällan en favoritsyssla, och därför är enkelheten helt avgörande för att få in korrekt data i tid.
När tid- och utläggshanteringen sker direkt i PSA-lösningen registreras timmarna omedelbart mot rätt projekt, arbetsuppgift och prislista. Utlägg och milersättning kan hanteras på språng genom att medarbetaren fotograferar fysiska kvitton med mobilen. Detta minskar risken för att debiterbara kostnader glöms bort, samtidigt som det sparar timmar av administrativt arbete i slutet av varje månad.
Läs också: Så hittar du bästa tdrapporteringssystem
Här sker den automatiska genereringen av fakturaunderlag baserat på godkända tidrapporter och fastprisavtal, vilket minskar felmarginalerna och snabbar på kassaflödet. Det är här magin med ett integrerat PSA-system blir som allra tydligast.
Istället för att ekonomiavdelningen ska lägga dagar på att samla in Excel-ark och jaga projektledare för att få korrekta siffror, sköter PSA-systemet detta per automatik. De godkända tidrapporterna omvandlas omedelbart till färdiga fakturaunderlag enligt gällande avtalsvillkor. Systemet hanterar komplexa prismodeller, oavsett om det rör sig om löpande räkning, fastpris, takpriser eller vidarefakturering av utlägg. Fakturor kan skickas ut direkt efter avslutat arbete, vilket kortar ner tiden från utfört arbete till pengar på kontot.
Den avslutande modulen handlar om att förvandla all insamlad data från sälj, projekt, tider och fakturor till visuell och begriplig affärsnytta. Utan en stark analysfunktion blir ett system bara en lagringsplats; med Business Intelligence blir det företagets viktigaste strategiska verktyg.
Genom interaktiva instrumentpaneler (dashboards) får ledningsgruppen omedelbar tillgång till verksamhetens viktigaste nyckeltal i realtid:
Detta ger er ett solitt beslutsunderlag för att styra verksamheten proaktivt, identifiera flaskhalsar innan de blir problem och fatta strategiska beslut baserade på ren fakta istället för magkänsla.
Vi vågar påstå att Blikk är ett av Sveriges mest populära PSA-system. Varje dag hjälper vi tusentals svenska företag som vill effektivisera sina affärsflöden genom smarta funktioner. Bland våra kunder hittar du bland annat:
Läs mer om våra branschspecifika lösningar:
Affärssystem för konsultföretag