Hur ska man egentligen prioritera rätt saker när din att göra-lista är fullspäckad med allt som du behöver göra – och allt känns lika viktigt? Det är en fråga som gäckar många företagsledare. Här berättar vi hur du kan använda Eisenhower-matrisen för att prioritera uppgifter och projekt på ett mer effektivt sätt – och bli mindre stressad på köpet.
En prioriteringsmatris är ett verktyg som används för att sortera och prioritera bland olika uppgifter, projekt och förslag. Med matrisen får du hjälp med att identifiera uppgifterna är viktiga på riktigt, och de som kanske inte har lika hög prio.
Det finns bland annat följande fördelar med att använda en prioriteringsmatris:
Du kan snabbt sålla bort sådant som kan göras vid ett senare tillfälle, vilket gör att du kan bli mer tidseffektiv, får mer kontroll och mindre stressad av sakerna på to do-listan.
Prioriteringsmatrisen är konkret och visuell, vilket gör att du snabbt får en överblick av din i vanliga fall kanske ganska röriga att göra-lista.
Du kan använda den både privat och på jobbet, vilket gör dig mer effektiv och mindre stressad överlag.
Den vanligaste prioriteringsmatrisen kallas för viktigt/bråttom, eller Eisenhower-matrisen, eftersom den sägs ha använts flitigt av den amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower.
Precis som namnet antyder syftar denna metod på att göra prioriteringar utifrån hur viktigt och brådskande saker är. En devis som Eisenhower myntade med sitt berömda citat ”What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”, vilket fritt översatt betyder ”Det som är viktigt är sällan brådskande och det som är brådskande är sällan viktigt”.
Eisenhower matrisen består av fyra kvadranter:
Visualiserat ser den ut så här:
Det allra första du bör göra är att lista alla saker du vill prioritera. Det kan exempelvis handla om arbetsuppgifter, projekt, idéer eller förslag. När du har gjort detta är det dags att placera dem i de olika rutorna (i detta fall har vi utgått från att det är uppgifter som behöver prioriteras):
Innan du prioriterar dina uppgifter, bör du kartlägga så många uppgifter som möjligt. Ta med alla saker som du kommer på. Dessa kan finnas nedskrivna på lappar, i anteckningsblock, i digitala format eller bara i ditt huvud. Den sistnämnda är källan till mycket stress. För bästa effekt av matrisen är det därför viktigt att du verkligen tömmer ut din "mentala" lista ordentligt.
Ta med både högt och lågt, större och mindre uppgifter. Det kan exempelvis handla om större arbetsuppgifter, projekt, idéer eller förslag. Det kan också vara mindre saker du skrivit ner på post it-lappar, som till exempel att svara på en chatt eller ett mail.
När du har gjort detta är det dags att gå igenom listan och placera uppgifterna i de olika rutorna (i detta fall har vi utgått från att det är arbetsuppgifter som behöver prioriteras, men matrisen kan användas i princip i vilket sammanhang som helst).
I denna kvadrant hamnar de uppgifter som både är viktiga och bråttom. Dessa måste givetvis färdigställas först. Och inte sällan; så snabbt som möjligt. Dessa kräver din personliga uppmärksamhet och bör utföras av dig personligen.
I denna ruta placerar du viktiga uppgifter som kan genomföras vid ett senare tillfälle. I vissa fall kan andra kollegor inom organisationen hjälpa till med dessa, men bör i regel utföras av dig personligen så fort den första rutan är tömd.
Här hamnar uppgifter som du av någon anledning måste hantera snabbt, trots att de är mindre viktiga. Denna typ av uppgift lämpar sig utmärkt att delegera till andra medarbetare.
Ibland händer det att man har uppgifter som varken är viktiga eller brådskande att slutföra. Dessa kan du vanligtvis ta bort helt och hållet från att-göra-listan.
Därefter är det bara att börja ta itu med sakerna i tur och ordning, börja med det som ligger i ruta ett och fortsätt sedan med det som finns i ruta två, tre och fyra. Använd med fördel Blikks uppgiftstavlor för att planera arbetet och delegera uppgifter till dina medarbetare på ett snabbt och smidigt sätt.
Blikk är ett flexibelt system som samlar företagets funktioner i ett komplett affärsflöde, från sälj till projekthantering, tidrapportering, faktura- och löneunderlag. Genom att samla företagets funktioner i ett digitalt affärsflöde hjälper vi dig att minska administrationen och skapa tid för viktigare uppgifter!