Arbetar man med många projekt samtidigt är det lätt hänt att man tappar kontrollen och glömmer bort en av de viktigaste faserna – att följa upp och utvärdera dem. Här tänkte vi därför berätta mer om varför projektuppföljningen är så pass viktig, samt dela med oss av tips som hjälper dig att lyckas med detta moment.
Följ upp i realtid: Använd ett system som Blikk, där tid och kostnader registreras löpande kan du upptäcka avvikelser direkt. Detta gör att du kan agera proaktivt istället för att bara konstatera problem i efterhand.
Jämför utfall mot budget: En framgångsrik uppföljning kräver att du ständigt jämför nedlagda resurser mot den ursprungliga kalkylen. Det ger dig kontroll över projektets lönsamhet och hjälper dig att hålla ekonomiska ramar.
Analysera resursutnyttjandet: Granska hur teamets tid fördelas mellan olika uppgifter. Genom att förstå var tiden faktiskt läggs kan du optimera framtida planering och säkerställa en sund arbetsbelastning.
Skapa datadrivna rapporter: Ersätt manuella sammanställningar med digitala realtidsrapporter i Blikk. Genom att samla all data i ett och samma verktyg får du ett objektivt beslutsunderlag som underlättar kommunikationen med både team och kund.
Projektuppföljning handlar i korta drag om att sammanställa information från ett projekt och utvärdera hur det har gått utifrån de uppsatta målen. Syftet med att göra denna typ av uppföljningar är att identifiera möjligheter och fallgropar och därigenom kunna dra nyttiga lärdomar inför kommande projekt.
Det finns många goda anledningar till att du bör följa upp och utvärdera dina arbeten, oavsett vilken bransch du är verksam inom. Här har vi samlat några av de allra främsta:
För att kunna göra en ordentlig utvärdering gäller det att du reder ut följande frågor:
Innan ett projekt drar i gång ska det finnas ett konkret mål. Vad är det som ska ha uppnåtts när det är slutfört?
För att kontrollera huruvida det uppsatta målet uppnåtts måste man följa upp och utvärdera huruvida resultatet stämmer överens med det som skrivits ner i projektplanen.
Läs mer: 5 tips på vägen till ett framgångsrikt projekt
Bara för att man uppnått målet behöver det däremot inte betyda att projektet varit lyckat. Det kan nämligen vara så att arbetet tagit längre tid än planerat, vilket oftast leder till missnöjda kunder och ökade kostnader. I vissa branscher kan det dessutom leda till viten. Det gäller därför att du följer upp den faktiska tidsåtgången!
Noterar du avvikelser i tidsplanen gäller det att titta närmare på vilka moment som har tagit längre tid än planerat och varför.
Läs mer: Tips för en lyckad riskhantering i dina projekt
Förutom ett tydligt mål har alla projekt en budget att förhålla sig till. Håller man inte denna riskerar företagets ekonomi att påverkas på ett negativt sätt. Det är därför av största vikt att du följer upp och utvärderar om projektet höll sig inom den uppsatta budgeten.
Noterar du att budgeten överskridits är det viktigt att du går till botten med varför det har gjort det. Något som kräver att man tittar närmare på de olika arbetsmomenten. Vilka moment är det som har bidragit till antingen minskade intäkter eller ökade kostnader?
Läs mer: Slipp stressen vid arbetstoppar – med hjälp av digital resursplanering
Förutom att följa upp mål, budget och tidsåtgång kan det även vara fördelaktigt att:
Med Blikks projektverktyg får du full kontroll över företagets projekt. Du kan enkelt skapa överskådliga tavlor, checklistor och uppgifter som gör det enkelt att föra projektet framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.
Vår projektekonomi-funktion gör det dessutom möjligt att samla artikeltyper för intäkter och kostnader – t.ex. fast pris och arbetad tid eller leverantörsfakturor och kvitton – till egna kalkylposter. Därefter kan du följa upp utfallet på respektive kalkylpost samt göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.