VANLIGA FRÅGOR

Här hittar du svaren på de vanligaste frågorna

Kunder & Kontakter

Du kan ta ut en lista med epostadresser inne under Kontakter > Personer.
Om du har olika typer av kommunikation som du ska skicka ut eller har personer som i registret som inte ska få utskick så kan du filtrera kontakterna med hjälp av etiketter.

För att skapa en etikett behöver du vara administratör, gå till Administera > Etiketter och välj kontakt.

Lägg sedan till den eller de etiketter som du vill använda.

När du skapat etiketten så kan du sedan tilldela den till flera kontakter genom att under Kontakter > Personer markera de kontakter som ska tilldelas etiketten, klicka sedan på pilen uppe till vänster och välj lägg till etikett.

Du får sedan välja vilken/vilka etiketter som du vill lägga till.

Välj sedan vilken etikett som du vill filtrera på, för att välja alla kontakter i listan som bockar du i rutan längst uppe till höger, klicka sedan på pilen och välj E-postadresser.

Därefter kommer det upp en lista med alla mailadresser i en semikolon-separerad lista som du kan kopiera och lägga in i det program ni använder för utskick.
Du kan även välja att visa listan som en tabell.

Om du integrerat Blikk med Visma E-Ekonomi eller Fortnox så kan du importera dina kunder därifrån direkt in till Blikk.
För att göra det så går du till Kontakter > Företag – klicka sedan på pilen till höger om lägg till företag så får du flera val.

 

Läs in – innebär att alla kunder från ekonomisystemet hämtas in till Blikk.
Uppdatera kundnummer – innebär att vi kollar av i ekonomisystemet om det finns kunder som skapats i Blikk och saknar kundnummer här men som har ett kundnummer i ekonomisystemet.
Om det finns sådana kunder så uppdateras kundnumret även i Blikk, ingen annan information än kundnumret uppdateras vid detta val.

 

Etiketter används för att kunna filtrera dina Affärsmöjligheter, Ärenden, Kontakter, Företag, Projekt och Avtal i olika kategorier.
Ett exempel kan vara att kunna dela upp de på olika produktområden eller verksamhetsgrenar.

Endast administratörer (dvs användare med TOTAL licens) kan lägga upp nya etiketter. Övriga användare (Light, Basic & Standard) kan bara använda etiketter som administratören lagt till.

För att skapa etiketter väljer du Administrera > Etiketter 

Välj vilken typ av etikett du vill skapa i listan under etiketter och klicka sen på Lägg till etikett för att skapa en ny.

I Blikk kan du importera kunder och kontakter via våra importmallar i Excel-format.

Vi har två importmallar beroende på om det är företagskunder eller privatpersoner utan koppling till företag som du önskar importera.

Ladda ner mallen här nedan, fyll i alla uppgifter och skicka den till support@blikk.se så hjälper vi dig med importen.

OBS, de kolumner som finns i mallen inte får flyttas, förändras eller döpas om.
Om det är något du undrar kan du alltid kontakta oss!

 

Import av företagskunder och dess kontakter.

MallKontaktImport

Import av privatpersoner som inte tillhör något företag.

MallPersonImport.xlsx

 

Bra att veta!

  • Om företaget har mer än en kontaktperson så skapar du två rader av samma företag men med olika kontaktuppgifter.
  • Om du vill lägga till flera etiketter på en kontaktperson eller ett företag så separerar du dem med semikolon (;)
  • Födelsedag anges i formatet ÅÅÅÅMMDD
  • För att markera en kontakt som primär kontakt skriver man X i den kolumnen

GDPR

Den 25 maj 2108 träder den europeiska dataskyddsförordningen (GDPR) i kraft i alla EU:s medlemsländer. Den ersätter då alla nationella regler, såsom den nu gällande personuppgiftslagen. Förordningen innehåller regler om hur du som företag får behandla personuppgifter såsom kundregister, löne- eller personalregister, namn, personnummer, epost-adresser, bilder och annat som går att koppla till en fysisk person. Syftet med GDPR är att stärka säkerheten och skyddet av personuppgifter inom EU och riktar sig till alla organisationer och företag som hanterar personuppgifter.

 

Hur hanterar Blikk GDPR?

Vi på Blikk känner ett stort ansvar för dessa frågor och har sedan en tid tillbaka arbetat med att GDPR-säkra systemet så att du som användare ska kunna känna dig trygg med att vi följer de nya lagar och regler som kommer att gälla för hantering av personuppgifter. Vi har lagt stor vikt vid att säkerställa att vi inte samlar in mer information än vad som är nödvändigt för att kunna uppfylla syftet (Privacy by Design), viiket är en av grundprinciperna inom GDPR. I systemet finns numera också ny GDPR-funktionalitet som hjälper dig som användare att svara upp till de nya kraven för personuppgiftshantering.

Vi kommer kontinuerligt granska systemet för att säkerställa att vi följer de nya kraven. Nyheter och förändringar angående systemets hantering av personuppgifter kommer kommuniceras på i vår FAQ samt i särskilda nyhetsbrev till våra kunder.

 

Hur ser ansvarsfördelningen ut mellan mig som kund och Blikk?

Som användare och kund har ni det yttersta ansvaret, det vill säga personuppgiftsansvar, för att personuppgiftslagen följs och för de uppgifter ni väljer att insamla och vidarebehandla i Blikk. Det innebär att ni är skyldiga att se till att all er information om kunder hålls säker, att den hålls uppdaterad, beskriver vilka uppgifter som samlats in, hur de samlats in och i vilket syfte.

Blikk har ett infrastrukturansvar, det vill säga ett övergripande ansvar att vidta tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att ni som kund ska vara kunna vara trygga med att er data behandlas säkert och enligt lagen. Mer om våra säkerhetsrutiner finns beskrivet i våra Avtalsvillkor och vår Integritetspolicy.

 

Hur påverkar GDPR mig som användare av Blikk?

För att underlätta i ert GDPR-arbete har vi utökat funktionaliteten i Blikk med ett GDPR-område där ni enkelt kan säkerställa om ni uppfyller de syften och lagkrav som krävs för att få hantera personuppgifter i systemet. Som användare behöver ni också godkänna våra uppdaterade Avtalsvillkor med tillhörande Personuppgiftsbiträdesavtal. I övrigt kommer ni som användare inte märka några större förändringar, men vi rekommenderar att ni ser över era egna rutiner för personuppgiftshantering så att ni följer de nya kraven när den nya lagen träder i kraft den 25 maj 2018.

 

Vem ansvarar för den data jag sparar i Blikk?

Enligt GDPR får man bara samla in personuppgifter för ett angivet syfte. Om det huvudsakliga syftet frångås kan det leda till att du åsidosätter GDPR. Till personupgifter räknas de uppgifter som direkt eller indirekt kan identifiera en nu levande fysisk person. Till fysisk person räknas även enskilda firmor.

I systemet hittar ni personuppgifter i fält och kolumner som har ett förutbestämt syfte, men det kan också finnas på ställen där det finns möjlighet att lagra godtycklig information. Det kan till exempel vara i fritextfält och kommentarer. Tänk på att denna typ av information kan vara svår att söka efter och analysera.

När man samlar in personuppgifter har man en informationsskyldighet gentemot den enskilde individen. Bland annat är ni skyldig att informera om vilka ni är, syftet med insamlingen, vilken rättslig grund ni stödjer er på, om ni tänker dela uppgifterna med någon och när uppgifterna kommer att raderas. Individen måste också ges möjlighet att få tillgång till de personuppgifter som är lagrade om denne.

Observera att för samtliga dessa data är ni personuppgiftsansvarig (se frågan om ansvarsfördelning), och här gäller reglerna för GDPR oavsett om data spridits på normal sätt, eller om det har skett i form av en otillåten handling, till exempel att någon kopierat en säkerhetskopia av en databas och sedan skickat den för analys eller support hos en utomstående aktör.

 

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

För att kunna använda tjänsten behöver vi vissa personuppgifter.  Exempel på sådana uppgifter är kontaktuppgifter, företagsuppgifter, inloggningsuppgifter samt online-identifikation. I de fall ni kontaktar oss via vår ärendehantering, telefon eller chatt kan uppgifter förekomma i ostrukturerat material, vilket betyder att den information som hanteras är beroende på vilken information ni själva väljer att dela med oss.

En detaljerad lista över de personuppgifter som hanteras samt vilken laglig grund som ligger till grund för behandlingen finns beskrivet i vår Integritetspolicy.

 

Finns det processer som begränsar behandlingen av personliga data i Blikk?

Ja det gör det. I utformningen av systemet har vi lagt stor vikt vid att säkerställa att vi inte samlar in mer information än vad som är nödvändigt för att kunna uppfylla syftet  (Privacy by Design). Som användare bör ni däremot vara medvetna om att fritextfält och kommentarsfält som tillåter egen, ostrukturerad data ska användas med försiktighet då denna sortens data kan vara svår att söka efter, analysera och gallra.

 

I vilka länder behandlar Blikk persondata?

All data som Blikk behandlar hanteras inom EU (främst Sverige och Irland) och i vissa fall USA. I de fall vi behandlar data i USA är detta i samarbete med leverantörer som är Privacy Shield-certifierade.

 

Vilka är underleverantörer anlitar Blikk för hantering och lagring av data?

I användningen av systemet kan vi komma att dela personuppgifter med underleverantörer till Blikk både inom och utanför EU/EES. En fullständig översikt avseende mottagare och platser för respektive behandling av personuppgifter i Blikk finns tillgänglig i våra Allmänna villkor samt Integritetspolicy.

 

Vilka rutiner har Blikk för radering och gallring av data?

Det är bara ni som användare av systemet som kan veta hur länge ni behöver, och kan behålla era kontakter i ert kontaktregister. Vad som styr om en kontakt bör tas bort eller inte beror på syftet med behandlingen, samt den rättsliga grunden till registreringen. På samma sätt kommer vi på Blikk att hantera ändamålsenliga uppgifter om er som kund för att kunna fullfölja vårt serviceavtal gentemot er.  Läs mer om vår behandling av personuppgifter i vår Integritetspolicy.

 

Har Blikk stöd för att kunna radera eller anonymisera personuppgifter?

Ja, Blikk har stöd för radering och anonymisering av personuppgifter. Personuppgifter i Blikk kan raderas eller anonymiseras av ansvarig systemadministratör. Vid de fall det inte finns en teknisk funktion för radering behöver din systemadministratör kontakta oss.

 

Finns det fysiska och elektroniska skydd för lagring av personuppgifter samt rutiner för kryptering av data?

Blikk använder sig av SSL-certifikat i kommunikationen mellan webbläsaren och servern för krypterad information. Viss information, så som personnummer lagras dessutom krypterat. Utöver det används användarnamn och lösenord för att åtkomst till Blikk.

 

Finns säkerhetskopior på lagrade personuppgifter, och vilka är rutinerna för kopiornas radering?

Lagring sker i SQL Server databas i Microsofts molntjänst Azure. Databaser backas upp var 4:e timme och sparas i 30 dagar. Lagringen är IP-skyddad så att endast betrodda IP-adresser har åtkomst till databasservern samt att användarnamn och lösenord måste anges för åtkomst.

Användare

Det finns möjlighet för administratörer att dölja ekonomisk information, som t ex belopp och priser, för vissa kategorier av användare. Inställningen görs under Inställningar > Användare > Dölj ekonomisk information. 

För en användare som är administratör eller har tillgång till Fakturering, Rapporter, Affärsmöjligeter eller är attestansvarig går detta val inte att aktivera.

 

Det går att lägga in användare med löneformen Ej avlönad på både nya och befintliga användare.
Detta ställer du in på användaren genom att välja Administrera > Användare, klicka sedan på den användare som du vill förändra.

Vid detta val, som kan användas för t ex praktikanter, underleverantörer eller konsulter, visas inga löneunderlag för användaren.

Välj meny alternativet ADMINISTRERA
Under GENERELLT/ANVÄNDARE klicka på den lilla pilen till höger om LÄGG TILL MEDARBETARE och välj LÄGG TILL BYRÅPARTNER

Ange personnumret på den person ni önskar lägga till som byråpartner.

Ange sedan huruvida denna person ska ha fullständig eller begränsad tillgång

OBS. För att kunna lägga till en byråpartner behöver den personen vara flaggad som partner i våra inställningar. Kontakta oss på 0911-257200 så hjälper vi er.

Fullständig åtkomstBegränsad åtkomst

Ger användaren fullständig åtkomst till Blikk, inklusive administrationssidor och möjligheten att logga in med åtkomst till allt innehåll. Ger användaren åtkomst till medarbetare (kontaktuppgifter och löneuppgifter), löneunderlag, kvitton & utlägg.

 

Abonnemang, priser & betalning

Blikk har fyra licenser – LIGHT, BASIC, STANDARD och TOTAL.

För att använda Blikk behöver minst en på företaget ha licensen TOTAL, vad övriga medarbetare behöver för licens beror på vad de ska kunna göra i systemet.
Du kan läsa mer om de olika licenserna här.

På samma sida kan du även räkna ut vad din månadskostnad skulle bli utifrån antal användare och licenser. Kom ihåg att du som månadskund kan du när som helst upp- och nedgradera dina licenser.

Visst låter det bra? Vi är säkra på att du kommer gilla Blikk!

 

Nej – vi har inga startavgifter. Våra automatiska guider i Blikk hjälper dig sätta upp systemet och Du har fri tillgång till våra instruktionsfilmer och gratis telefonsupport.

För dig som vill komma igång snabbare, erbjuder vi två olika kom-igång paket. Läs mer om dessa här.

Ja det kan du. I Blikk finns inga bindningstider. Vår filosofi är våra kunder ska fortsätta använda systemet för att de är nöjda och inte på grund av långa och krångliga avtalslösningar.

Ja, som månadskund kan du när som helst upp och nedgradera dina licenser.

Du kan välja att betala mot faktura (via epost eller i pappersformat) för 12 månader åt gången och därigenom erhålla en rabatt på 10%. Eller så väljer du att betala månadsvis via epost-faktura (pdf) eller med betal- eller kreditkort (Visa, MasterCard). Betalningar online hanteras via vår partner inom betallösningar, PayEx.

Självklart! Vi har valt att inte ha några bindningstider då vi vill att våra kunder stannar hos oss för att de är nöjda med systemet och inte på grund av långa och krångliga avtal. Kom ihåg att du dessutom kan prova Blikk helt kostnadsfritt i 14 dagar för att ta reda på om systemet passar dig. Läs mer och beställ på vår prova gratis sida.

Tidrapportering

När ett utlägg registreras så fylls registreringsdatumet automatiskt i till dagens datum, det går att ändra om man vill ha ett annat datum där.
I rutan för kvittodatum ska datumet för inköpet (som står på kvittot) fyllas i.

Som rapporter skickas detta nu till din attest ansvarige.

Attestering & Löneunderlag

Kvittot attesteras under Tid & Utlägg > Attestera, under fliken Kvitton & Utlägg.

Markera den eller de utlägg som du vill attestera, klicka sedan på den lilla pilen uppe till vänster och välj att attestera.

När du valt att attestera så kommer det upp en ruta för attestdatum, där sätts automatiskt dagens datum, men det går att ändra om man vill ha ett annat datum.

På löneunderlaget visas kvittodatumet i rutan för datum och till höger om det visas attestdatumet.

Innan man kan börja tidrapportera så måste man skapa ett schema.
För att göra det går du till Administrera > Tid, resor & utlägg > Schema 

Där klickar du på Lägg till schema.

Namnge sedan det schema som du vill skapa och sedan vilket år det är som du ska skapa schemat för.

När du skapar året så behöver du ange hur många timmar per vardag som schemat ska innehålla.

Därefter skapas ett schema upp som innehåller valt antal timmar på varje vardag, det går därefter att göra justeringar på respektive dag om man exempelvis har halvdag innan röda dagar.

 

Vi har uppgraderat vår attestfunktion som finns att hitta i undermenyn för Tid & Utlägg.
Här får du en snabb en överblick på alla dina kollegors tidrapporter och kan även se en veckosammanfattning för varje enskild medarbetare.
Klickar du på namnet för den anställda så får du upp en sammanfattning av den rapporterade tiden den veckan och kan också redigera den.

Du som administratör kan rapportera tid för andra medarbetare genom att gå in under Rapportera och välja Rapportera för uppe till höger.

 

 

Tidstyper är olika typer av arbete som utförs ut mot kund.
Beroende på bransch så kan exempel på tidstyper vara:  Projektledare, Junior-konsult, Senior-konsult eller olika typer av timtaxor.
På användarna i Blikk registreras vilken tidstyp man vanligtvis har ut mot kund. När man sedan tidrapporterar mot en order så är det den tidstypen som används.
Det är även tidstypen som kommer med på fakturan till slutkund när tiden som rapporterats är fakturerbar.

Om man haft olika roller i en order och ska rapportera olika tidstyper så rapporterar man sin tid två gånger mot ordern och byter då tidstyp genom att klicka på den när man rapporterar och byter till den som det ska vara.

Arbetsmoment är arbete som utförts hos kund och används för intern uppföljning av den tid man lägger på olika moment.
När man rapporterar sin tid på en order så gör man det mot ett eller flera arbetsmoment.

 

De rapporterade arbetsmomenten kommer inte med på fakturan ut till kund, utan används endast för intern uppföljning.
Priset ut till kund styrs av tidstypen som i detta exempel är normaltid.

Den ingående balansen lägger du in genom att gå till Administrera > Användare.
Välj den användare du vill lägga in saldot på och justera värdet i fältet Ack. avvikelse schema.

Värdet kan vara både positivt och negativt, negativa värden anges med minustecken framför.
Klicka sedan på spara, längst ned på sidan för att bekräfta dina ändringar.

 

Beroende på vilket löneprogram ni önskar exportera lönefilen till så behöver anpassa era inställningar i Blikk.

Generellt för inställningarna gäller principen att man använder man sig av koder som man för in i Blikk, som vid import i lönesystemet omvandlar och fördelar posterna till rätt löneart.

Lönearter ska alltså inte skrivas in direkt i Blikk.

 

För Fortnox Lön, Kontek Lön, Crona Lön och andra löneprogram som arbetar efter standarden PaXml använder man sig av registreringskoder.
Här finns en tabell med PaXml-koderna.
Vid export från Blikk skapas en fil med ändelsen .pax

För Visma Lön gäller tidkoder. Kod 000-099 är förinställda poster i lönesystemet, men du kan även lägga upp egna tidkoder.
Läs mer här.
Vid export från Blikk skapas en fil med ändelsen .tlu

Hogia Plus Lön arbetar med avvikelsearter. Vilka just ni använder er av hittar du inne i Hogia, under menyn Register. (se instruktionsfilm här)
Vid export från Blikk skapas en fil med ändelsen .wli

 

Affärsmöjligheter

Det går nu att maila offerter direkt inifrån Blikk. Mottagaren får ett mejl med en länk till en pdf av offerten som de sedan enkelt kan spara ned.
Under affärsmöjligheter och fliken offerter kan du sedan följa när offerten skapades, skickades och om/när den öppnades.

Skapa offerter direkt från dina affärsmöjligheter. Snabbt & enkelt. Alla offerter du skapar sparas så att du närsomhelst kan gå tillbaka och titta på tidigare skapade offerter. Du har även möjlighet att skapa dina egna offertmallar om du vill ändra standardtexterna.

Det fungerar i Blikk så att man lägger upp en affärsmöjlighet som innehåller ”orderrader”, denna kan du skapa som en offert i PDF-format. När kunden återkommit och man vunnit eller förlorat affärsmöjligheten så markerar man detta i Blikk.

Vid vunnen affär ges man möjligheten att skapa ett projekt direkt i Blikk, alternativt skapa en order (e.g arbetsorder) i Blikk för utförande.

Etiketter används för att kunna filtrera dina Affärsmöjligheter, Ärenden, Kontakter, Företag, Projekt och Avtal i olika kategorier.
Ett exempel kan vara att kunna dela upp de på olika produktområden eller verksamhetsgrenar.

Endast administratörer (dvs användare med TOTAL licens) kan lägga upp nya etiketter. Övriga användare (Light, Basic & Standard) kan bara använda etiketter som administratören lagt till.

För att skapa etiketter väljer du Administrera > Etiketter 

Välj vilken typ av etikett du vill skapa i listan under etiketter och klicka sen på Lägg till etikett för att skapa en ny.

Ärenden

För att ta bort ett mail som kommit in ärendehanteringen så klickar du på det lilla krysset ute till höger om ärendet.


Det kommer då upp en ruta där du får bekräfta att ärendet ska tas bort.

När du bekräftar så tas ärendet bort från ärendehanteringen.

 

När man aktiverar ärendehanteringen så läses olästa mail in från dagens datum och framåt.
Det gör därför ingenting om du har olästa mail tillbaka i tiden, det är endast nya mail som kommer att läsas in i ärendehanteringen.

Order

Om ditt företag har integrerat Blikk med ett ekonomisystem kan du spara tid genom att hämta in och överföra alla fakturor till ett berört projekt. Valet finns under Fakturering > Leverantörsfakturor.
Här hämtas alla leverantörsfakturor in som projektkonterats i ekonomisystemet, du kan sedan markera den/de fakturor som du vill överföra till respektive order och överföra alla samtidigt genom att välja överför markerade.

Det går också att hämta in leverantörsfakturorna inne i respektive order, genom att gå till fliken ekonomi och sedan välja att hämta från ekonomisystemet.

 

En order som skapas kan antingen ha ett fast pris eller ett löpande pris.

När en order har ett fast pris så är det endast det fasta priset som går att fakturera på ordern, rapporterad tid och använda artiklar påverkar inte värdet på fakturan ut till kund men används för att du ska kunna följa dina kostnader i ordern.
När en order har ett löpande pris så är det det löpande arbetet, artiklarna som använts, vidarefakturerade leverantörsfakturor, resor, utlägg och traktamenten  etc. som genererar det fakturerbara priset.

Arbetar man med projekt så kan man ha en löpande order som man exempelvis rapporterar tid och löpande kostnader mot och en order med fastpris där man kommit överens om priset på förhand.

Ett projekt innehåller alltid minst en order och fungerar som ett paraply över en eller flera ordrar.
En order kan antingen vara underordnad ett projekt eller skapas helt fristående som en snabborder.
På ordernivå lägger man in artiklar som använts samt rapporterar sin tid.

Projekt: En samling av en eller flera ordrar
Order: Order som ligger i ett projekt. Får alltid ändelsen -001, -002, osv med projektetnummer som prefix. (Exempelvis P003-001)
Snabborder: En fristående order utan koppling till projekt som sträcker sig över en kortare tid. Börjar alltid med en # (Exempelvis #000008)

 

ÄTA är en förkortning för Ändringar, Tillägg, Avgående och avser arbeten som inte fanns förtecknade när ett projekt startade. Det handlar om ändringar som sker under arbetets gång som man vill kunna följa på ordrar separerade från grundåtagandet.

För att kunna skapa en ÄTA behöver du ha Blikk för hantverkare aktiverat.
Du aktiverar det genom att gå till Administrera > Generellt, gå längst ned på sidan och bocka i rutan Blikk för hantverkare.  

När du nu går in på projektet som ÄTA:n ska skapas i så finns det nu ytterligare en rubrik som heter Ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) där du kan skapa en ny och sedan kommer att se de som du skapat.

Projektplanering

Översikten visas inne i ett projekt under fliken Översikt.

Kalkylerad tid – Baseras på den kalkyl som gjorts för projektet
Rapporterad tid – Baseras på den rapporterade tiden på ordrarna i projektet
Planerad tid – hämtas från den planering man har gjort i Blikk från dagens datum och framåt
Prognos tid – summan av den rapporterade och den planerade tiden

 

Beroende på vilka ordrar du tar med på ett fakturaunderlag avgör vilka referensnummer, referenspersoner och fakturatexter som syns på underlaget som skapas i Blikk.

 

Projekt

 

  1. Denna person kommer stå som Er referens på fakturaunderlaget
  2. Detta kommer stå som referensmärkning på fakturaunderlaget
  3. Denna person kommer stå som Vår referens på fakturaunderlaget
  4. Denna text hamnar som inledande text högst upp på fakturaunderlag och faktura


Order

 

 

  1. Här kan du ange en orderspecifik referensmärkning som visas på fakturaraden för ordern
  2. Här kan du ange en orderspecifik er referens som visas på fakturaraden för ordern
  3. Här kan du ange en orderspecifik vår referens som visas på fakturaraden för ordern
  4. Här kan du ange en orderspecifik fakturatext som kommer med på fakturaunderlaget.
    Gäller endast om denna order faktureras separat.

Ja, det går bra. Gå in på projektet och välj knappen Redigera uppe till höger.

Under rubriken Företag, klicka på redigerasymbolen.

För att välja bland redan inlagda kunder, välj neråtpilen.
För att lägga till ett nytt företag, välj plus-symbolen.

Kom ihåg att Spara längst ner på sidan.

Etiketter används för att kunna filtrera dina Affärsmöjligheter, Ärenden, Kontakter, Företag, Projekt och Avtal i olika kategorier.
Ett exempel kan vara att kunna dela upp de på olika produktområden eller verksamhetsgrenar.

Endast administratörer (dvs användare med TOTAL licens) kan lägga upp nya etiketter. Övriga användare (Light, Basic & Standard) kan bara använda etiketter som administratören lagt till.

För att skapa etiketter väljer du Administrera > Etiketter 

Välj vilken typ av etikett du vill skapa i listan under etiketter och klicka sen på Lägg till etikett för att skapa en ny.

Import

Om du integrerat Blikk med Visma E-Ekonomi eller Fortnox så kan du importera dina kunder därifrån direkt in till Blikk.
För att göra det så går du till Kontakter > Företag – klicka sedan på pilen till höger om lägg till företag så får du flera val.

 

Läs in – innebär att alla kunder från ekonomisystemet hämtas in till Blikk.
Uppdatera kundnummer – innebär att vi kollar av i ekonomisystemet om det finns kunder som skapats i Blikk och saknar kundnummer här men som har ett kundnummer i ekonomisystemet.
Om det finns sådana kunder så uppdateras kundnumret även i Blikk, ingen annan information än kundnumret uppdateras vid detta val.

 

Vi har i dagsläget inte stöd för att lägga upp rabattbrev i Blikk. Däremot kan vi hjälpa dig att importera era egna grossistprislistor där ni räknat ut era priser.
Behöver ni hjälp att räkna ut priserna så kan vi hjälpa till mot en tilläggskostnad.

Ja, Blikk har stöd för att ta in artikelregister. Du kan välja att importera artikelbasen direkt från din grossist, eller från Visma/Fortnox om du är användare av något av dessa system.

I Blikk kan du importera kunder och kontakter via våra importmallar i Excel-format.

Vi har två importmallar beroende på om det är företagskunder eller privatpersoner utan koppling till företag som du önskar importera.

Ladda ner mallen här nedan, fyll i alla uppgifter och skicka den till support@blikk.se så hjälper vi dig med importen.

OBS, de kolumner som finns i mallen inte får flyttas, förändras eller döpas om.
Om det är något du undrar kan du alltid kontakta oss!

 

Import av företagskunder och dess kontakter.

MallKontaktImport

Import av privatpersoner som inte tillhör något företag.

MallPersonImport.xlsx

 

Bra att veta!

  • Om företaget har mer än en kontaktperson så skapar du två rader av samma företag men med olika kontaktuppgifter.
  • Om du vill lägga till flera etiketter på en kontaktperson eller ett företag så separerar du dem med semikolon (;)
  • Födelsedag anges i formatet ÅÅÅÅMMDD
  • För att markera en kontakt som primär kontakt skriver man X i den kolumnen

Fakturering

För att ta bort ett fakturaunderlag så går du till Fakturering > Fakturaunderlag. 

Klicka sedan på krysset ute till höger för att ta bort underlaget.
Om fakturaunderlaget bara ska tas bort ur Blikk och inte göras om så bockar du inte i rutan om att återställa det som rapporterats så att det kan faktureras igen.

Om du skapat en kreditfaktura i ditt ekonomisystem eller om fakturan av någon annan anledning ska göras om, så bockar du i rutan.
Då kan du sedan skapa en ny korrekt faktura efter att du gjort de ändringar som ska göras på ordern/ordrarna som fakturerats.

Om ditt företag har integrerat Blikk med ett ekonomisystem kan du spara tid genom att hämta in och överföra alla fakturor till ett berört projekt. Valet finns under Fakturering > Leverantörsfakturor.
Här hämtas alla leverantörsfakturor in som projektkonterats i ekonomisystemet, du kan sedan markera den/de fakturor som du vill överföra till respektive order och överföra alla samtidigt genom att välja överför markerade.

Det går också att hämta in leverantörsfakturorna inne i respektive order, genom att gå till fliken ekonomi och sedan välja att hämta från ekonomisystemet.

 

Beroende på vilka ordrar du tar med på ett fakturaunderlag avgör vilka referensnummer, referenspersoner och fakturatexter som syns på underlaget som skapas i Blikk.

 

Projekt

 

  1. Denna person kommer stå som Er referens på fakturaunderlaget
  2. Detta kommer stå som referensmärkning på fakturaunderlaget
  3. Denna person kommer stå som Vår referens på fakturaunderlaget
  4. Denna text hamnar som inledande text högst upp på fakturaunderlag och faktura


Order

 

 

  1. Här kan du ange en orderspecifik referensmärkning som visas på fakturaraden för ordern
  2. Här kan du ange en orderspecifik er referens som visas på fakturaraden för ordern
  3. Här kan du ange en orderspecifik vår referens som visas på fakturaraden för ordern
  4. Här kan du ange en orderspecifik fakturatext som kommer med på fakturaunderlaget.
    Gäller endast om denna order faktureras separat.

För att lägga till en redigerbar rad, för muspekaren på höger sida om summa och klicka sedan på plustecknet för att lägga till en ny rad.

Ja, det går bra. Gå in på projektet och välj knappen Redigera uppe till höger.

Under rubriken Företag, klicka på redigerasymbolen.

För att välja bland redan inlagda kunder, välj neråtpilen.
För att lägga till ett nytt företag, välj plus-symbolen.

Kom ihåg att Spara längst ner på sidan.

Mobilappen

Appen har många av de funktioner du behöver i ditt dagliga arbete, så som tidrapportering, kvitton & utlägg och möjlighet att skapa projekt och ordrar. Du kan se dina kontakter, din planering och följa dina ärenden.

 

 

För att komma åt HELA systemet behöver du logga in på Blikk via din dator. Då kan du, utöver appens funktioner, även sköta resursplanering, fakturahantering, attestering, avtalshantering och komma åt rapporterna.

 

Uppgifter

När en uppgift skapas så väljer du ute till höger vem som ska vara ansvarig för uppgiften, är det någon annan än dig själv så kommer uppgiften att hamna under delegerade i din vy av uppgifter.
Beroende på notifieringsinställningar så får även den du delegerar uppgiften ett mail, sms, pushnotis i Blikk appen om att uppgiften har tilldelats.

Det går endast att delegera en uppgift till en annan person, om flera personer är ansvariga för uppgiften så behöver det skapas flera uppgifter.

 

Under administrera så finns valet Checklistor. Där kan du skapa mallar både för uppgifter och för kontrollpunkter.

För att skapa en uppgiftsmall så väljer du Uppgiftsmallar klicka sedan på lägg till mall uppe till höger.

I namn anger du vad din mall ska heta, klicka sedan på lägg till uppgift för att lägga till den/de uppgifter som mallen ska innehålla.

Du måste inte välja ansvarig nu när du skapar mallen, om du inte gör det nu så väljer du vem som ska vara ansvarig sedan när du väl skapar uppgiften från mallen.

 

Under uppgifter kan man välja att notifiera ansvarig genom att markera kryssrutan ”Notifiera via SMS”.

Kontrollera och fylla på SMS Saldo:

Under menyvalet Administrera / Generellt / Saldon och licenser kan ni klicka på knappen Köp fler

Kostnaden för de SMS du köper belastar nästkommande faktura från Blikk.

 

Integrationer

För att uppdatera kopplingen behöver du vara administratör, gå till Administrera > Generellt > Integrationer. 

Notera vilka rutor som är i bockade.
Gör sedan om kopplingen till Visma på nytt, genom att klicka på Visma och välj att logga in för att ge Visma åtkomst.

 

Logga sedan in med dina inloggningsuppgifter till Visma och tillåt åtkomsten.

Bocka sedan i de rutor som ska vara aktiverade, artiklenummer inställningarna som var gjorda tidigare kommer att ligga kvar.

 

 

Om du integrerat Blikk med Visma E-Ekonomi eller Fortnox så kan du importera dina kunder därifrån direkt in till Blikk.
För att göra det så går du till Kontakter > Företag – klicka sedan på pilen till höger om lägg till företag så får du flera val.

 

Läs in – innebär att alla kunder från ekonomisystemet hämtas in till Blikk.
Uppdatera kundnummer – innebär att vi kollar av i ekonomisystemet om det finns kunder som skapats i Blikk och saknar kundnummer här men som har ett kundnummer i ekonomisystemet.
Om det finns sådana kunder så uppdateras kundnumret även i Blikk, ingen annan information än kundnumret uppdateras vid detta val.

 

Sedan december 2017 har Blikk öppna API:er. Det innebär att du som systemintegratör kan skapa egna kopplingar för att kommunicera med Blikk och hämta och skriva information till ett annat system.

Dokumentationen kring vårt API kan du läsa mer om här.

Vid frågor, tveka inte att kontakta oss.

Beroende på vilket löneprogram ni önskar exportera lönefilen till så behöver anpassa era inställningar i Blikk.

Generellt för inställningarna gäller principen att man använder man sig av koder som man för in i Blikk, som vid import i lönesystemet omvandlar och fördelar posterna till rätt löneart.

Lönearter ska alltså inte skrivas in direkt i Blikk.

 

För Fortnox Lön, Kontek Lön, Crona Lön och andra löneprogram som arbetar efter standarden PaXml använder man sig av registreringskoder.
Här finns en tabell med PaXml-koderna.
Vid export från Blikk skapas en fil med ändelsen .pax

För Visma Lön gäller tidkoder. Kod 000-099 är förinställda poster i lönesystemet, men du kan även lägga upp egna tidkoder.
Läs mer här.
Vid export från Blikk skapas en fil med ändelsen .tlu

Hogia Plus Lön arbetar med avvikelsearter. Vilka just ni använder er av hittar du inne i Hogia, under menyn Register. (se instruktionsfilm här)
Vid export från Blikk skapas en fil med ändelsen .wli

 

1. Logga in på ditt Office365-konto (du måste vara administratör för kontot).

2. Klicka på menyn till vänster, välj ”Admin”.

3. Under kategorin Användare, välj ”Lägg till en användare”.

4. Fyll i dessa uppgifter i formuläret för att skapa ett konto som är dedikerat till integrationen. Som Visningsnamn och Användarnamn kan man tex ta servicekonto (det konto som skapas ska endast användas för kalender-synkroniseringen).

5. Under Lösenord, välj ”Låt mig skapa lösenordet”. Välj ett lösenord och bocka ur alternativet ”Se till att användaren ändrar sitt lösenord..”

6. Under Roller, bocka i dessa:

7. Under Produktlicenser, slå på ”Skapa användare utan produktlicens”.
Välj sedan ”Lägg till”.

8. I menyn i vänstersidan, väl ”Administrationscenter” och sedan ”Exchange”.

9. Välj ”Behörigheter”, och under den förvalda fliken ”Administratörsroller”, trycka på plus-symbolen.

10. I rutan som kommer upp (”Ny rollgrupp”) skriv in valfritt Namn.
Under rubriken ”Roller”, tryck på plus-symbolen.


11. Välj ApplicationImpersonation och tryck ”Lägg till”, och sedan ”OK”.

12. Under rubriken ”Members”, tryck på plus-symbolen. Lägg till användaren du skapade tidigare.
Välj sedan Spara.

13. Nu är kontot skapat och konfigurerat.

14. Gå till Blikk och logga in (du måste ha Administratörsrättigheter).
Om du varit inloggad i Blikk under tiden kan du behöva logga ut och in igen.

15. Gå på Administrera > Generell > Integrationer och välj din e-postleverantör under Kalenderintegration.

16. Fyll i det konto du skapade tidigare i Office365.

Nu kan användarna välja att synkronisera sin kalender inne i Blikk. Det gör de genom att klicka på sitt namn uppe till höger och välja inställningar.

När man gjort det så väljer man under fältet Synkronisera min kalender att man vill att synkroniseringen ska aktiveras.

Sedan är synkroniseringen klar.

1. Gå till Google G-Suite inloggningssida och logga in som administratör.

2. Under menyn, välj ”Säkerhet”

3. Välj ”Visa fler” och därefter ”Avancerade inställningar”, klicka därefter på ”Hantera åtkomst för klient till programmeringsgränssnitt”.

 

4. Fyll i följande uppgifter:

Klientnamn: 112901920760740023356
En eller flera omfattningar för programingsgränsnitt:  https://www.googleapis.com/auth/calendar

 

5. Välj ”Auktorisera”.

6. Gå till Blikk och logga in (du måste ha Administratörsrättigheter).
Om du varit inloggad i Blikk under tiden kan du behöva logga ut och in igen.

7. Gå på Administrera > Generell > Integrationer och välj din e-postleverantör under Kalenderintegration.

8. Välj ”Aktivera”.

Nu kan användarna välja att synkronisera sin kalender inne i Blikk. Det gör de genom att klicka på sitt namn uppe till höger och välja inställningar.

När man gjort det så väljer man under fältet Synkronisera min kalender att man vill att synkroniseringen ska aktiveras.

Sedan är synkroniseringen klar.

 

 

 

Kalendersynkronisering
Dina uppgifter och resursplanering synkroniseras automatiskt till din kalender så du enkelt kan se vad som ska göras.

Jobba effektivare med Outlook
Med vårt smarta Outlook-plugin kan du enkelt spara mail till projekt, uppgifter och affärer i Blikk direkt från Outlook. Läs mer här

Få automatisk inläsning av ärenden i systemet
Alla ärenden som inkommer via epost konverteras automatiskt till ett ärende i Blikk, och kan tilldelas vidare till rätt ansvarig person.

Om din integration mot Fortnox plötsligt slutat att fungera kan du prova följande:

 

  1. Hämta ut en ny nyckel i Fortnox
  2. Gå in i Blikk / Administration / Integrationer
  3. Klicka på knappen TA BORT under integrationer
  4. Lägg till Fortnox igen med den nya nyckeln

Vid koppling till Fortnox kan du importera kund- och kontaktuppgifter från Fortnox. Du kan även importera företag och företagskontakter via excel-fil eller importera privatpersoner via excel-fil

Vid koppling till Visma kan du importera kund- och kontaktuppgifter från Visma. Du kan även importera företag och företagskontakter via excel-fil eller importera privatpersoner via excel-fil

Ja det finns flera olika integrationsmöjligheter med Blikk. I dagsläget integrerar vi mot Office, Office 365, Outlook, Visma, Fortnox och Alla Bolag, och fler integrationer är inplanerade inom en snar framtid. Läs mer om våra integrationer

Övriga frågor

Så här aktiverar du omvänd byggmoms:

Säkerställ att du kör BLIKK FÖR HANTVERKARE (kontrollera att kryssrutan är ikryssad under Administrera/Inställningar samt att du har angett ett ekonomisystem.

Öppna företagskortet och klicka på redigeringsikonen och kryssa i rutan ANVÄND OMVÄND SKATTSKYLDIGHET (BYGGMOMS)

Välj meny alternativet ADMINISTRERA
Under GENERELLT/ANVÄNDARE klicka på den lilla pilen till höger om LÄGG TILL MEDARBETARE och välj LÄGG TILL BYRÅPARTNER

Ange personnumret på den person ni önskar lägga till som byråpartner.

Ange sedan huruvida denna person ska ha fullständig eller begränsad tillgång

OBS. För att kunna lägga till en byråpartner behöver den personen vara flaggad som partner i våra inställningar. Kontakta oss på 0911-257200 så hjälper vi er.

Fullständig åtkomstBegränsad åtkomst

Ger användaren fullständig åtkomst till Blikk, inklusive administrationssidor och möjligheten att logga in med åtkomst till allt innehåll. Ger användaren åtkomst till medarbetare (kontaktuppgifter och löneuppgifter), löneunderlag, kvitton & utlägg.

 

Under uppgifter kan man välja att notifiera ansvarig genom att markera kryssrutan ”Notifiera via SMS”.

Kontrollera och fylla på SMS Saldo:

Under menyvalet Administrera / Generellt / Saldon och licenser kan ni klicka på knappen Köp fler

Kostnaden för de SMS du köper belastar nästkommande faktura från Blikk.

 

Blikk är utvecklat tillsammans med små och medelstora företag i Sverige och är anpassat för att passa flera olika branscher och yrkeskategoriers dagliga arbete och utmaningar. Vi har kunder i de flesta branscher som tex bemanning, bygg, konsulter etc.

 

Läs mer om våra branschlösningar

Vi har gjort kundanpassningar för t.ex Älvsbyhus som kör Blikk i Norge och Finland också men i dagsläget finns Blikk bara på svenska i standardprodukten

Absolut, Blikk är en molntjänst som du kör direkt i din webbläsare. Blikk fungerar i webbläsare både för PC (Windows) och Mac.

* Blikk’s outlook-plugin där man kan spara mail direkt till projekt mm fungerar i dagsläget endast i Office365 för Windows. Ärendehanteringen inne i själva Blikk fungerar dock lika bra i Mac och vi har många nöjda helkunder som kör Mac. Innan nyår kommer även utbyggnad med kontaktperson- och kalendersync och denna kommer också fungera med Mac som det ser ut.

Självklart! Kontakta oss på info@blikk.se eller ring oss direkt på 0911-25 73 00 för att boka en tid som passar dig. En personlig demo tar vanligtvis ca 30-60 minuter och är helt kostnadsfri.