Så fick arkitekterna full koll på administrationen

Kontrollbolaget erbjuder tjänster inom arkitektur, konstruktion och kontrollansvar. I takt med att antalet medarbetare och projekt ökade blev även behovet av ett digitalt system större. Efter noggrant övervägande föll valet på Blikk!

– Nu kan vi arbeta i ett sömlöst flöde och tappar inte längre bort några fakturerbara timmar, säger Pernilla Lundin, CFO och delägare på Kontrollbolaget.

Samlar flera funktioner i ett system

När verksamheten drog igång 2018 skötte Kontrollbolaget mycket av administrationen i Excel, vilket blev både tids- och energikrävande när verksamheten växte. De bestämde sig därför att implementera ett affärssystem.

– Vi jämförde flera system på marknaden och upplevde att Blikk var bäst lämpat för våra behov, samtidigt som det var väldigt enkelt att använda, berättar Pernilla och fortsätter:

– Implementationen gick smidigt och de gånger vi behövde hjälp fick vi bra rådgivning av Blikks konsulter.

Sedan ett par år tillbaka är Blikk en naturlig del av företagets vardag och används hela vägen från försäljning till projekthantering, tidrapportering, fakturering och uppföljning.

– När vi tar emot förfrågningar från potentiella kunder lägger vi in dem i säljtavlan, där vi kan följa och driva säljprocessen framåt, ända till vunnen affär. Därefter skapar vi ett projekt med tillhörande ekonomi- och tidskalkyler, berättar Pernilla och fortsätter:

– Baserat på hur beläggningen ser ut i resursplaneringen fördelar vi projekten till den eller de medarbetare som är tillgängliga. Våra medarbetare kan sedan arbeta med uppgifter och uppgiftstavlor för att få bättre koll på vilka delmoment som projekten innefattar.

Konsulterna registrerar även tid, kvitton och utlägg i Blikk, vilket gör det enkelt att sammanställa kompletta faktura- och löneunderlag som sedan skickas över till företagets ekonomi- och lönesystem via den inbyggda integrationen.

Mindre admin, ökad debiteringsgrad

Efter att man börjat använda Blikk har Kontrollbolaget upplevt flera fördelar. Pernilla uppskattar att företaget sparar 20 timmar per månad bara på minskad administration, samtidigt som debiteringsgraden ökat i takt med att medarbetarna registrerar sin tid i större utsträckning.

– För oss som växer i snabb takt är det också viktigt att kunna göra förändringar i arbetssätt och processer. Tack vare flexibiliteten i Blikk kan vi göra dessa justeringar på ett smidigt sätt, vilket skapar goda förutsättningar för vår fortsatta tillväxt, avslutar Pernilla.