Det är tufft för många nu. Företag över hela landet varslar och permitterar. Simon Eriksson, managementkonsult på OPX Partners har hjälpt många företag att förändras och anpassa sig till nya omständigheter. Hans bästa tips, att ta ett steg tillbaka med jämna mellanrum, är mer relevant än någonsin.

Vi når Simon under en intensiv arbetsdag mellan två kundmöten. Hans erfarenhet av förändringsarbete är hett eftertraktat i tider när de flesta måste se över sina arbetssätt och vardag. I vanliga fall kan det krävas viss införsäljning och övertygande – det gör ont när knoppar brister, och så vidare – men nu är det de nya omständigheterna som dikterar villkoren.

– Det är alltid svårt att ge generella råd, men de metoder och råd som fungerar i vanligt förändringsarbete gäller i högsta grad även nu, säger Simon Eriksson.

Ta reda på vad som är viktigt

Det är så lätt att man som företagsledare bara driver på framåt och glömmer den större bilden. En managementkonsults arbete handlar därför ofta om att hjälpa till med den typen av insikter. Simon Eriksson återkommer ofta till en enkel metod där allas arbetsuppgifter grupperas i fem kategorier:

Saker som man bör…
• sluta göra
• göra mindre av
• göra annorlunda
• göra mer av
• börja göra

– Det är lätt att hitta saker på jobbet att fylla sin tid med, och framförallt nya saker som ”också borde göras”, men vad många glömmer är att varje sak du gör indirekt innebär att du gör mindre av något annat. Den som inte reflekterar över sina arbetsuppgifter riskerar därför att, i för stor utsträckning, göra det man råkar ha lätt för eller bara tycker är intressant, istället för det som faktiskt är viktigast, säger Simon Eriksson.

Genom att gruppera allas arbetsuppgifter uppstår nya insikter och nya arbetssätt kan skapas. Samtidigt har även tid frigjorts inom kategorierna ”göra mindre av” och ”sluta göra”, vilket ger medarbetarna tid för att ta sig an de nya uppgifterna.

Uppgiftstavla

Exempel på Uppgiftstavla i Blikk.

Förändra säljet och tjänsterna

Många branscher har helt stannat av och det påverkar även leverantörer till dessa branscher. För den som inte får in några nya uppdrag eller orders hjälper det förstås inte att möblera om i arbetsschemat – det krävs förändringar i säljet och i tjänsteutbudet.

Simon Eriksson tipsar åter om att ta steget tillbaka:

– Den naturliga insikten är ofta att jobba ännu hårdare i säljet och lägga fler resurser på det. Men det leder sannolikt till att du lägger mer säljresurser på mindre och färre uppdrag. Ta hellre steget tillbaka och se över dina tjänster och produkter och kundernas situation. Kan du hjälpa kunderna med något annat? Behövs dina tjänster och produkter i någon annan bransch? Det finns mängder av spännande exempel på företag som lyckats med det under de senaste månaderna.

Byt arbetssätt och projektmetod

Ett kort men intensivt samtal går mot sitt slut. Nästa anhalt för Simon Eriksson är ett så kallat ”War room-möte” (digitalt, förstås i dessa tider) med en kund som fått pausa stora delar av sin produktion.

I kristider finns inte plats för långdragna möten och processer så Simons sista tips är att se över företagets projektmetoder.

– Oftast skapas ett ”War room” eller liknande där snabba beslut kan fattas. Förutom att det är ett effektivt sätt att arbeta så finns det även ett kommunikativt värde internt. Genom dagliga möten, som sedan kommuniceras ut i organisationen, så skapas en gemensam bild av vad som är viktigt och en förståelse för att situationen kräver något utöver det vanliga. En gemensam ”sense of urgency”, som det brukar kallas på konsultlingo, byggs upp, säger Simon Eriksson innan han gör sin digitala resa till nästa möte.

>> Läs mer om Kanban, Lean och andra projektmetoder