Att driva en kreativ kommunikationsbyrå med team utspridda på olika orter ställer höga krav på transparens och kräver en struktur där både medarbetare, tidsplaner och faktureringsunderlag samlas på en gemensam plats.
Henson verkar i en intensiv vardag med kunder inom både offentlig sektor och det privata näringslivet. Då kontoren är fördelade mellan Skellefteå och Umeå samarbetar byrån dagligen över stadsgränserna, vilket ställer stora krav på att ha ett molnbaserat affärssystem för att säkerställa att både projekt och ekonomi flyter smidigt.
När ett team är uppdelat mellan olika kontor försvinner de naturliga avstämningarna vid kaffemaskinen, vilket blir extra utmanande när projektportföljen är omfattande. I rollen som produktionsledare agerar man spindeln i nätet och måste säkerställa att allt blir gjort i rätt tid, trots att kreatörerna ofta befinner sig på en annan ort. Behovet av ordning och reda är därför centralt för att veta exakt status i allt från stora kampanjer till komplexa korrekturvändor.
En av de största utmaningarna för en byrå med hög produktionstakt är att säkerställa att all nedlagd tid når fakturan. Genom att använda Blikk som nav i verksamheten har Henson skapat en direktkoppling mellan det dagliga arbetet och ekonomin, där all rapportering omedelbart genererar tillförlitliga fakturaunderlag. Denna transparens gör att byrån i realtid kan följa projektekonomin och proaktivt agera om ett projekt riskerar att överskrida budget.
Genom att samla samtliga processer i ett och samma verktyg har Henson skapat en transparent arbetsmiljö där ingen behöver gissa status på en leverans. Idag arbetar teamen i Skellefteå och Umeå som en enhet med en total överblick som både säkrar att byrån får rätt betalt för sitt arbete och minimerar den manuella administrationen.
- Jag jobbar jättebrett eftersom jag är inne och petar med olika kunder. Jag gör både kampanjer via webb, filmer och event – allt från att sitta och korrektura 300 olika enheter till en kampanj till att springa på stan och köpa ljuslyktor till ett event, berättar Felicia Leffler för att beskriva den komplexa vardag som systemet hjälper till att strukturera.