Från tjorviga tidrapporter och bortglömt material till full kontroll i mobilen. För Jakob Berggren och teamet på Berggren Bygg har bytet till Blikk inneburit slutet på att ”ge bort” gratistid. Nu landar varje skruv, borr och arbetstimme på rätt faktura – och Jakob får mer tid över till familjen.
Innan Berggren Bygg implementerade Blikk för drygt fem år sedan, var vardagen präglad av manuellt pussel. Att säkerställa att personalen skrivit upp rätt timmar på rätt projekt krävde både tid och energi.
– Det var mycket tjorv med tiderna tidigare. Vi fick lägga enormt mycket tid på att jaga folk och dubbelkolla allt. Det största problemet var att vi faktiskt gav bort mycket gratistid, berättar Jakob Berggren.
Jakob förklarar att det ofta handlar om de små ändringarna som sker ute på fältet. Han tar ett klassiskt exempel:
– Säg att Kalle ska bygga en altan hos Märta. Han jobbar sina sex timmar, men så kommer Märta på att han gärna får fixa brädfodret på några fönster när han ändå är där. Plötsligt har vi ett nytt projekt med annan prissättning mitt i det gamla. Tidigare flöt sådant ihop, men med Blikk kan vi hålla isär allt direkt.
För ett byggbolag som rör sig över hela fyrkanten – från Piteå och Älvsbyn till Hemavan – är logistiken kring material och resor kritisk. Jakob poängterar att det är de små utgifterna som i slutändan avgör resultatet.
– Idag lägger vi till allt material, som skruv, bits och silikon, på projektet direkt i mobilen. Vi bjuder inte längre på smågrejerna eftersom det är så enkelt att hålla koll. Vi reggar även bränsle och restid på rätt projekt för att få en rättvis bild av våra kostnader, oavsett om vi jobbar hemma eller i fjällen.
Han nämner även extremfall vid betongjobb där det kan gå åt tio borrar till ett enda hål. – Det är många bäckar små, och det märks i slutresultatet när man faktiskt får betalt för det man förbrukar, konstaterar han.
En funktion som Jakob lyfter fram som extra viktig är kravet på kommentarer vid tidrapportering. Genom att ställa in i Blikk att medarbetarna måste skriva vad de gjort under dagen, får företaget ett ovärderligt underlag.
– Det är guld värt när en kund vill gå igenom fakturan. Vi har svart på vitt vad som gjorts och när. Det skapar en trygghet för både oss och kunden, säger Jakob.
När ett nytt uppdrag drar i gång läggs kunden upp med adress och ROT-info direkt i systemet. Varje projekt får ett unikt nummer som följer med hela vägen – även till bygghandeln.
– Eftersom alla vet att projektnumret är 378, med hjälp av sina mobiler, så märks materialet med det redan på bygghandeln. Det spelar ingen roll om en ny person ska hämta ut fönster till ”Guldkusten” eller ”Gamla Pitsundsvägen”, numret styr det rätt så att det inte hamnar på fel faktura.
När underlaget är klart tar ekonomifunktionen vid. Administrationen har minskat drastiskt då allt flödar sömlöst in till Fortnox för fakturering och lönehantering.
– Vi har minimerat tiden för fakturering och samtidigt ökat intäkterna eftersom vi får med alla artiklar. Den tid jag sparar på mindre administration lägger jag i stället på familjen, avslutar en nöjd Jakob Berggren.