7 tips för att lyckas med aktivitetsbaserade arbetsplatser

Under de senaste åren har våra kontorsmiljöer och arbetssätt förändrats i grunden – och allt fler företag har valt att gå över till så kallade aktivitetsbaserade arbetsplatser. Men vad innebär det i praktiken och vilka är fördelarna? Här reder vi ut alla frågetecken.

Vad kännetecknar aktivitetsbaserade kontor?

Aktivitetsbaserade kontor, eller ABK och ABW som de också kan kallas, har vuxit i popularitet under de senaste åren. Till skillnad från traditionella kontor saknar de aktivitetsbaserade fasta platser. Istället delas de in i olika zoner som är anpassade för olika typer av arbetsuppgifter. Det kan exempelvis handla om:

• Tysta avdelningar för fokuserat arbete
• Loungeytor för avkopplat arbete
• Sociala ytor och mötesplatser
• Mötesrum för fysiska och hybridmöten

Förutom att dessa miljöer är designade för att vara öppna, inbjudande och flexibla har vanligtvis tekniken en central roll, både på och utanför kontoret. Många företag som förändrat sina miljöer har nämligen gått över till hybrida arbetssätt, där medarbetarna fördelar sin tid mellan hemmet och kontoret – och då krävs digitala system som gör detta möjligt.

Fördelar med aktivitetsbaserade arbetsplatser

Aktivitetsbaserade miljöer medför en mängd fördelar, bland annat:

• Ökad flexibilitet för medarbetarna
• Fler spontana möten och idéutbyten
• Bättre användning av kontorsutrymmet
• Ökad trivsel och välmående bland medarbetarna
• Främjad digitalisering och innovation

Tips när du ska börja jobba aktivitetsbaserat

Precis som alla förändringar kräver övergången till en aktivitetsbaserad kontorsmiljö noggrann planering. Här har vi samlat sju tips som hjälper dig att lyckas:

Inkludera medarbetarna

Tydlig kommunikation är alltid a och o vid förändringar. Se därför till att informera medarbetarna i god tid om de kommande förändringarna. Försök även inkludera dem i så stor utsträckning som möjligt. Vad tycker de fungerar bra respektive mindre bra i dagsläget? Vilka saker skulle de se på kontoret om de fick välja helt fritt? Genom att ta dessa saker i beaktning ökar chanserna att förändringarna tas emot på ett positivt sätt.

Anpassa miljön efter era behov

Alla verksamheter har olika förutsättningar och behov. När de nya arbetszonerna ska tas fram bör du därför ta hänsyn till de arbetsuppgifter som utförs av just dina medarbetare – och vad som krävs för att underlätta arbetet, men även inspirera och motivera de anställda i vardagen.

Prioritera förvaringen

Eftersom de fasta arbetsplatserna oftast försvinner i aktivitetsbaserade miljöer kan det vara fördelaktigt att planera in förvaringslösningar, exempelvis enklare låsbara skåp, där det finns möjlighet att förvara personliga tillhörigheter.

Tänk på ergonomin

Säkerställ att arbetsstationerna i fokusområden är ergonomiskt utformade för att minska risken för arbetsrelaterade skador. Försök även att inkludera andra element som kan höja trivseln och främja välmående, exempelvis naturligt ljus och växter.

Implementera rätt teknik

Som tidigare nämnts har tekniken en central roll på aktivitetsbaserade arbetsplatser. Det kan innefatta allt ifrån snabb WiFi-uppkoppling till affärssystem, digitala bokningslösningar för mötes- och samtalsrum samt system som underlättar kommunikationen bland medarbetarna.

Exakt vilken teknik och vilka lösningar ditt företag ska implementera beror på era förutsättningar och behov. För att få fler insikter kring detta kan du med fördel spana in våra tidigare artiklar där vi delar med oss av tips när du ska byta affärssystem, hur du kan jobba smartare med digitala checklistor samt hur du kan underlätta tidrapporteringen för dina anställda.  

Sätt upp tydliga riktlinjer

Eftersom medarbetarna kommer röra sig mellan olika arbetszoner är det viktigt att ta fram tydliga riktlinjer för hur de olika zonerna ska användas och hur alla förväntas respektera varandras arbetsstilar.

Följ upp och utvärdera

Efter övergången bör du löpande samla in feedback från medarbetarna för att kunna identifiera vad som fungerar bra och mindre bra. Var också villig på att göra justeringar baserat på feedbacken och ändrade behov.  

Underlätta vardagen med Blikk

Blikk är ett molnbaserat system som lämpar sig utmärkt för aktivitetsbaserade och hybrida arbetssätt. Systemet samlar nämligen dina viktigaste funktioner i ett sömlöst flöde, från tidrapportering till projekthantering, fakturering och analys, vilket innebär mindre administration och mer tid till det som ligger dig varmast om hjärtat!